همه‌ی سازمان‌ها یک سری فعالیت‌ها و کارهایی را برای رسیدن به اهداف خود انجام می‌دهند. برخی از این فعالیت‌ها تکرارشونده هستند مانند گرفتن وام از یک بانک و برخی دیگر فقط برای یک بار انجام می‌شوند مانند پروژه‌های عمرانی یا کامپیوتری. در این نوشتار ما در مورد مدیریت و خودکارسازی این فعالیت‌های تکرارشونده در سازمان‌ها که به آن‌ها فرآیندهای کسب‌وکار می‌گویند، صحبت خواهیم کرد. برای این‌کار ابتدا باید با یک سری مفاهیم آشنا شویم.
فرآیندکاوی حلقه‌ی گمشده‌ی علم فرآیند (Process Science) و علم داده (Data Science) می‌باشد. در علم فرآیند به بررسی فرآیندها به صورت مدل محور پرداخته می‌شود. در علم داده به بررسی هر نوع داده‌ای به صورت داده‌محور پرداخته می‌شود. فرآیندکاوی ترکیبی از این دو است. به بررسی فرآیندها به صورت داده‌محور و مدل‌محور می‌پردازد.
در فرآیندکاوی از داده‌هایی با ویژگی‌های خاصی تحت عنوان نگاره‌ی رویداد (event log) استفاده می‌شود. این داده‌ها باید سه ویژگی مورد (case)، فعالیت (activity) و زمان (timestamp) را داشته باشند. ویژگی‌های اختیاری دیگر مانند فرد یا سیستمی که آن فعالیت را انجام می‌دهد (resource) ، هزینه (cost) و غیره را هم می‌توانند داشته باشند.
هر نگاره‌ی رویداد می‌تواند شامل یک یا چندین فرآیند باشد. هر فرآیند شامل چندین مورد است. هر مورد یک فعالیت و زمان دارد. به هر ردیف از این نگاره‌ی رویداد هم یک رخداد (event) می‌گویند.
برای مثال فرآیند بررسی ضدآب کردن یک تلفن همراه هوشمند را در نظر بگیرید.
ابتدا تلفن همراه هوشمند را دریافت می‌کنند. بررسی می‌کنند. به صورت ضدآب نشده در انبار قرار می‌دهند. برای ضدآب کردن انتخابش می‌کنند. پروسه‌ی ضدآب کردن را انجام می‌دهند. تست می‌کنند. به صورت ضدآب شده در انبار قرار می‌دهند. برای ارسال انتخابش می‌کنند. ارسال می‌کنند.
تمام این کارها در کنار یکدیگر یک فرآیند است. که چندین بار برای چندصد تلفن‌همراه انجام خواهد شد پس تکرارشونده است. یک نمونه‌ی نگاره‌ی رویداد از این فرآیند را می‌توانید در تصویر زیر مشاهده کنید.
در فرآیندکاوی سه تکنیک مهم وجود دارد:
که فقط به نام بردن آن‌ها بسنده می‌کنیم و بیشتر از این توضیح نخواهیم داد.
روشی برای بررسی، مدیریت و کنترل فرآیندهایی که در یک سازمان اجرا می‌شوند به منظور تحلیل، طراحی، بهبود و اطمینان از درستی فرآیندها می‌باشد. هدف از این کار افزایش بهره‌وری، پیشرفت و سروسامان دادن به کارها در سازمان است.
برخی اشتباها BPM را یک محصول نرم‌افزاری، مدیریت تسک و پروژه می‌دانند که اینطور نیست و BPMبه اجرای خودکار فعالیت‌ها و مدیریت فعالیت‌های تکرارشونده می‌پردازد.
مدل و نشانه‌گذاری فرآیندهای کسب‌وکار یا BPMN، زبان BPM است.در قالب نمادها، فرآیندهای BPM را برای درک بهتر این فرآیندها، مدل میکند.
با شناخت این مفاهیم حال میتوانیم به مفهوم سیستمهای مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار (Business Process Management Systems یا BPMS) بپردازیم.
نرم‌افزار/سیستم مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار ابزار اتوماسیون فرآیندهاست به بیان ساده‌تر یعنی فرآیندهای یک سازمان را با استفاده از یک نرم‌افزار انجام دهیم. در هر سازمانی شاخص مهمی به نام ضریب نفوذ مکانیزسیون فعالیت‌های سازمان وجود دارد که از تقسیم تعداد فعالیت‌های اتوماتیک بر تعداد کل فرآیندها به دست می‌آید. هر چه این شاخص بیشتر باشد یعنی اتوماسیون زیادی در انجام فعالیت‌ها در این سازمان در حال انجام است.
کم بودن این شاخص باعث افزایش خطای انسانی، کاهش سرعت و افزایش هزینه‌ی انجام فرآیندها، کاهش سرعت اعمال تغییرات و بهبود در فرآیندها، غیرممکن شدن استخراج زمان و هزینه‌ی انجام فرآیندها، غیرممکن شدن امکان کنترل عملکرد افراد و عدم امکان تهیه‌ی گزارش در لحظه می‌شود.
راه‌حل تمام این مشکلات و افزایش این شاخص اتوماسیون انجام فرآیندها است. برای این‌کار به دو تیم نیاز داریم. افرادی که به تحلیل و طراحی سیستم می‌پردازند و برنامه‌نویسان. برنامه‌نویسی براساس مستندی که تیم تحلیل تهیه میکند ممکن است ولی اعمال تغییرات آینده در فرآیندها، کار را دشوار، پیچیده و زمان‌بر خواهد کرد. اینجاست که BPMS به نجات ما می‌آید. با استفاده از BPMS زمان خودکارسازی انجام فرآیندها بسیار کوتاه‌تر از زمان انجام این کار با برنامه‌نویسی خواهد بود و با ویژگی‌ها خاص این نرم‌افزار امکان اعمال تغییرات آینده هم ساده‌تر خواهد بود.
این نرم‌افزار کمک میکند تا هر روز فرآیندها را بررسی کنیم، گلوگاه‌ها را شناسایی و رفع کنیم، فرآیندها را به شکل بهینه‌ای تغییر دهیم و بر عملکرد افراد نظارت داشته باشیم. با استفاده از این نرم‌افزار می‌توان کارهای تیم‌ها و بخش‌های مختلف را هم بهم مرتبط و متصل کرد. گفتیم فرآیندها یک سری کارهای تکرارشونده هستند، بدون وجود نرم‌افزار BPMS تمام این فرآیندهای تکرارشونده باید به صورت فیزیکی روی کاغذ توسط افراد انجام شود که این کار چند مشکل اساسی دارد: امکان خطای انسانی و تلنبار شدن حجم عظیمی از کاغذها، تغییر و جست‌وجوی بسیار دشوار و زمان‌بر در بین این کاغذها، ساعت کاری و نیروی انسانی با مهارت سازمانی زیاد.
در این نرم‌افزار با استفاده از فناوری پایش فرآیندهای کسب‌وکار (Business Activity Monitoring یا BAM) مدتی پس از آغاز فرآیندها شروع به تحلیل فرآیندها و تهیه‌ی گزارش از نتایج این تحلیل‌ها میکند. این قابلیت به مدیریت هر چه بهتر و بهبود فرآیندها کمک خواهد کرد. در این فناوری زمان انجام هر فعالیت هم مشخص می‌شود در نتیجه اگر زمان انجام بیشتر از زمان تخمین زده شده باشد، مشخص می‌شود و می‌توان به رفع مسبب این امر پرداخت و بر عملکرد کارکنان نظارت کرد.
ابزار BPMS به دلیل داشتن ویژگی نسخه‌زنی در برابر اعمال تغییرات منعطف است و باعث مشکل نمی‌شود. به این صورت که در صورت تغییر فرآیندها، نسخه زده می‌شود و هر دو نسخه می‌توانند به کار خود ادامه دهند.
طبق نوشته‌های این گروه:
امروزه با اندکی جستجو در فضای اینترنت نرم افزارهای bpms زیادی قابل مشاهده خواهد بود. وجود این همه شرکت فروشنده و یا تولید کننده bpms، کار انتخاب نرم افزار bpms را سخت میکند. نکته ای که نرم افزار bpms کتیبه را متمایز میکند ساخت این نرم افزار توسط واحد تولید شرکت ورجاوند می باشد. تجربه سالها مطالعه و تحلیل سیستمهای مختلف در حوزه‌های گوناگون از جمله مالی، صنعتی، مهندسی و … ما را به توانی رساند که قادر به ساختن نرم افزار bpms ایرانی و بومی شدیم. نکته قوت دیگر bpms کتیبه، درک خوب شرکت ورجاوند از مشتری و حمایت در روال تحلیل و مستندسازی کار است که عملا سرعت بهره برداری از bpms را بالا می‌برد. و اما نکته آخر اینکه ما با شرکتهایی که تنها اپراتور و کاربر نرم‌افزارهای bpms خارجی هستند تفاوت داریم چرا که ما خودمان تجربه و لذت طراحی موتور bpms را داریم و بسیار چابک میتوانیم فرایندهای شما را نرم افزاری کنیم.
اجزای اصلی نرم افزار BPMS کتیبه :
ابزار فرم ساز : ابزار طراحی فرمهای سیستم به عنوان مثال بتوان فرم مرخصی و یا مجموعه فرمهای فرایند خرید را تعریف كرد. برای اطلاعات بیشتر ابزار فرم ساز ورجاوند را مشاهده فرمایید.
سیستم مدیریت گردش کار (Workflow Designer) : با سیستم مدیریت گردش کار فلوچارت حركتی فرمها قابل تعریف خواهد بود.
ابزار تعریف پردازش (Process Engine) این پردازش ها ممكن است به صورت داخلی (داخل خود سیستم) و یا به صورت خارجی (از سایر سیستم های موجود در سازمان) باشد. استفاده از web service در اين بخش امكان پذير است. ارسال پردازشهایی نظیر ارسال پست الکترونیکی ، ارسال پیامک (SMS) و … در این بخش وجود دارد.
ابزار گزارش‌ساز که به کمک آن گزارشهای مورد نیاز مدیریت در قالبهای نمایشی و چاپی به صورت نامحدود قابل استفاده خواهد بود. برای اطلاعات بیشتر ابزار گزارش ساز ورجاوند را مشاهده فرمایید.
ابزار داشبورد ساز که با دستیابی به شاخصها یا (KPI) مورد نیاز مدیران و پردازش اطلاعات و گزارشها در قالبهای گرافیکی و نمودارهای متنوع قابل نمایش است. برای اطلاعات بیشتر ابزار داشبورد ساز ورجاوند را مشاهده نمایید.
نرم‌افزار BPMS پیام‌گستر هم یک BPMS داخلی است. به دلیل اینکه از نوع Licensed BPM می‌باشد، خیال استفاده کنند‌گان از خصوصی بودن حریم کدهای خود راحت خواهد بود. انواع عملیات و اقدامات در موتور BPMS پیام گستر به صورت زیر می‌باشد:
این مطلب، بخشی از تمرینهای درس معماری نرم‌افزار در دانشگاه شهیدبهشتی است.
[1] https://www.irandnn.ir/mag/what-is-bpms/
[2] https://bpmtraining.net/1398/01/19/bpms-%DA%86%DB%8C%D8%B3%D8%AA%D8%9F/
[3] https://arian.co.ir/fa-ir/details/what-is-bpms
[4] https://www.payamgostar.com/blog/bpms/
[5] http://www.varjavandco.com/%D9%86%D8%B1%D9%85-%D8%A7%D9%81%D8%B2%D8%A7%D8%B1-bpms/
