حـسـاب تـنـخـواه گردان در حسابداری چیست؟

در هر کسب و کاری، پرداخت‌های جزئی و متعددی وجود دارد که انجام آن‌ها به صورت جداگانه، فرآیندی زمان‌بر و طاقت‌فرسا خواهد بود. برای حل این مشکل، حسابداری از ابزاری به نام "حساب تنخواه گردان" استفاده می‌کند.

تعریف:

حساب تنخواه گردان، حسابی در دفاتر حسابداری است که به منظور پرداخت هزینه‌های جزئی و جاری یک شرکت یا موسسه ایجاد می‌شود. در این حساب، مبلغ مشخصی پول به طور نقد یا غیر نقد به یکی از کارکنان (تنخواه دار) تحویل داده می‌شود تا وی با استفاده از آن، هزینه‌های جزئی و روزمره را بدون نیاز به طی کردن فرآیندهای اداری طولانی، پرداخت کند.

اهداف:

• جلوگیری از اتلاف وقت و تسریع در انجام امور: با استفاده از تنخواه گردان، دیگر نیازی به طی کردن فرآیندهای اداری برای پرداخت‌های جزئی نیست و کارکنان می‌توانند به سرعت و به آسانی این پرداخت‌ها را انجام دهند.
• کنترل و نظارت بر هزینه‌ها: با استفاده از حساب تنخواه گردان، می‌توان به طور دقیق بر هزینه‌های جزئی و جاری شرکت نظارت و کنترل داشت.
• کاهش ریسک گم شدن یا دزدیده شدن پول: با سپردن پول به تنخواه دار و دریافت اسناد و مدارک مربوط به هزینه‌کردها، ریسک گم شدن یا دزدیده شدن پول به طور قابل توجهی کاهش می‌یابد.

انواع:

• ثابت: مبلغ مشخصی به طور ثابت به تنخواه دار تحویل داده می‌شود.
• متغیر: مبلغ تنخواه با توجه به نیازهای روزمره و نوع فعالیت شرکت، به طور متغیر تعیین می‌شود.
• نقدی: مبلغ تنخواه به صورت نقد به تنخواه دار تحویل داده می‌شود.
• غیر نقدی: مبلغ تنخواه به صورت غیر نقد (مانند چک یا کارت بانکی) به تنخواه دار تحویل داده می‌شود.

نحوه ثبت در حسابداری:

• در زمان تحویل پول به تنخواه دار:

حساب تنخواه گردان (بدهکار)

به حساب صندوق (بستانکار)

• در زمان ارائه اسناد و مدارک مربوط به هزینه‌کردها:

حساب‌های مرتبط با هزینه‌ها (بدهکار)

به حساب تنخواه گردان (بستانکار)

بستن حساب:

در پایان هر دوره مالی، حساب تنخواه گردان باید بسته شود. برای این کار، تنخواه دار باید تمام اسناد و مدارک مربوط به هزینه‌کردها را به واحد مالی ارائه دهد و مابقی پول نقد را به صندوق شرکت بازگرداند. سپس، حساب تنخواه گردان با حساب صندوق تسویه می‌شود.

مزایا:

• جلوگیری از اتلاف وقت و تسریع در انجام امور
• کنترل و نظارت بر هزینه‌ها
• کاهش ریسک گم شدن یا دزدیده شدن پول
• ایجاد نظم و انضباط در پرداخت‌ها

معایب:

• احتمال سوء استفاده توسط تنخواه دار
• نیاز به صرف زمان برای تسویه حساب تنخواه گردان

نکات مهم:

• انتخاب فردی امین و قابل اعتماد به عنوان تنخواه دار بسیار مهم است.
• تنخواه دار باید موظف به ارائه اسناد و مدارک مربوط به هزینه‌کردها باشد.
• حساب تنخواه گردان باید به طور دوره‌ای توسط واحد مالی بررسی و حسابرسی شود.

مثال:

فرض کنید شرکت الف برای خرید لوازم اداری به طور میانگین در روز 100 هزار تومان هزینه می‌کند. برای جلوگیری از اتلاف وقت و تسریع در انجام امور، شرکت می‌تواند حساب تنخواه گردانی به مبلغ 1 میلیون تومان ایجاد کند و آن را به یکی از کارکنان تحویل دهد. این کارمند موظف است با استفاده از این پول، لوازم اداری مورد نیاز را خریداری کند و اسناد و مدارک مربوط به هزینه‌کردها را به واحد مالی ارائه دهد.

فرم حساب تنخواه شامل موارد زیر است:

اطلاعات کلی:

• نام شرکت یا موسسه: نام کامل شرکت یا موسسه‌ای که حساب تنخواه برای آن ایجاد می‌شود.
• تاریخ: تاریخ ایجاد حساب تنخواه.
• شماره حساب تنخواه: شماره‌ای منحصر به فرد برای هر حساب تنخواه.
• نام و نام خانوادگی تنخواه دار: نام و نام خانوادگی فردی که به عنوان تنخواه دار انتخاب شده است.

اطلاعات مربوط به مبلغ تنخواه:

• مبلغ کل تنخواه: مبلغ مشخصی که به عنوان تنخواه به تنخواه دار تحویل داده می‌شود.
• نحوه پرداخت تنخواه: نقدی یا غیر نقدی (چک یا کارت بانکی)
• تاریخ تحویل تنخواه: تاریخ تحویل تنخواه به تنخواه دار.

اطلاعات مربوط به هزینه‌کردها:

• ردیف: شماره‌ای برای هر قلم هزینه‌کرد.
• تاریخ هزینه‌کرد: تاریخ انجام هر هزینه‌کرد.
• شرح هزینه‌کرد: توضیح مختصری از نوع هزینه‌کرد.
• مبلغ هزینه‌کرد: مبلغی که برای هر هزینه‌کرد پرداخت شده است.
• سند یا مدرک: نوع سند یا مدرکی که به عنوان گواهی برای هزینه‌کرد ارائه می‌شود (مانند فاکتور یا رسید).

کلام آخر

حساب تنخواه گردان، ابزاری کارآمد در حسابداری است که می‌تواند به تسریع در انجام امور، کنترل و نظارت بر هزینه‌ها و ایجاد نظم و انضباط در پرداخت‌ها کمک کند. با استفاده از این حساب، می‌توان تا حد زیادی از اتلاف وقت و ریسک گم شدن یا دزدیده شدن پول جلوگیری کرد.