هیسسس... اوپن‌آفیس‌ها فریاد نمی‌زنند!

یادش بخیر...انگار همین دیروز بود!
بچه‌های تیم دیزاین و فنی که کلا ۵ نفر بودیم توی یه اتاق کوچیک کار می‌کردیم و مشکل چندانی هم نبود.
یکی آهنگ میذاشت، یکی هم باهاش می‌خوند... به کارمون مسلط بودیم و نهایت ناراحتیمون این بود که نوبت کیه چایی بریزه :)

همه چی از وقتی شروع شد که استارتاپ‌ها بزرگ شدن. دیگه این همه آدم توی یه اتاق جا نمی‌شدیم!
بردنمون توی یک سالن بزرگ... گفتن بهش می‌گن اوپن‌آفیس!
از اون روز به بعد یک جمله مدام تو گوشم می‌پیچه «هیسسس... اوپن آفیسه‌ها!»

اوپن آفیس‌ها نزدیک به پنجاه سال است که برای تشویق همکاری، افزایش بهره‌وری و خلاقیت کارمندان طراحی و ساخته می‌شوند. تا جایی که ۸۰٪ دفاتر کاری ایالات متحده از این الگو استفاده می‌کنند.

کارکنان سیلیکون‌ولی اولین نقشه‌های دفاتر باز (Open-Office) را ارائه دادند. دفاتر خصوصی قدیمی که نماد برتری جویانه و به‌رخ کشیدن سلسله مراتب بودند را حذف کردند و دیوارها را برچیدند. به‌نظر می‌رسید دفاتر باز با شکستن قوانین، نگرشی مدرن به آینده فضاهای کاری باشند. حالا همه در یک سطح برای یک هدف تلاش می‌کنند.

یکی از دلایل علاقه‌مندی مدیران کسب و کار به استفاده از این نقشه برای شرکت‌های درحال رشد، جدای از فرهنگ ارتباط موثر و با انرژی در محیط کار، کاهش هزینه‌ به واسطه استفاده از فضایی کمتر برای جای دادن کارمندانی بیشتر است. همچنین به دلیل ماهیت مدولار و انعطاف پذیرش باعث اتلاف زمان کمتری برای جابجایی‌ و گسترش تیم‌ها می‌شود.

اما تحقیقات گسترده‌ای نشان داد دفاتر باز که به منظور تشویق نوآوری، خلاقیت و نوآوری طراحی و توسعه داده شده‌اند در عمل ممکن است اثر متضادی داشته باشند.

• مطالعات سال 2018 در دانشکده بازرگانی هاروارد نشان داد که دفاتر باز، تقریبا 70٪ تعاملات رو در رو را کاهش می‌دهند و استفاده از ایمیل و پیام‌رسان‌های عمومی را نزدیک به ۵۰٪ افزایش می دهند که با هدف اصلی شکل‌گیری دفاتر باز در تناقض است.
• دانشگاه Exeter بجای افزایش بهره‌وری در دفاتر باز، با ۱۵٪ کاهش بهره‌وری نتیجه مطلوبی نگرفته .
• یک نظرسنجی نشان داد که ۷۶٪ از کارمندان به علت سر و صدای محیط و عدم حفظ حریم‌خصوصی تمرکز لازم را برای انجام وظایف ندارند.
• استرس و بیماری از دیگر عوارض دفاتر باز است که به واسطه حواس‌پرتی و عدم تمرکز که درنتیجه‌ی آن تنش، اضطراب و تپش قلب بالا را منجر می‌شود. این فشارهای عصبی در بلند مدت باعث بیماری و افزایش دوره‌های مرخصی و استراحت می‌شود که آسیب بیشتری به کسب‌وکار وارد می‌کند.

راهکار چیست؟
۱. رعایت فرهنگ آفیس‌نشینی
اگر لازم است با هم صحبت کنیم از اتاق جلسات استفاده کنیم. دفاتر کار جدید اتاق جلسات زیادی دارند که برای حداقل دو نفر و بیشتر طراحی شده.

استفاده از فضاهای استراحت و بازی کمک می‌کند تا کارمندان، ذهن خود را برای کار‌های دقیق (که نیازمند تمرکز بیشتر است) آماده کنند و از فشار و استرس رهایی یابند.

مکالمات تلفنی را فضای دیگری اختصاص دهید. حتی به صدا درآمدن زنگ گوشی باعث قطع تمرکز همکارانتان می‌شود. هربار برای تمرکز روی موضوعی حدود ۵ دقیقه زمان می‌برد تا ذهن خود را آماده کنیم.

شرکت‌هایی که خود ارايه دهنده طرح اوپن آفیس بوده‌اند مثل گوگل و فیسبوک اکنون راهکارهای جدیدی را برای برطرف کردن مشکلات اوپن‌آفیس بررسی می‌کنند.
یکی از آنها ترکیب فضایی بین اوپن‌آفیس و فضاهای بسته است...

۲. بهینه‌سازی محیط‌کار با Biophilic design
منابع نور مصنوعی در دفاتر مدرن از لامپ‌های مهتابی و فلورسنت گرفته تا نمایشگرهای موبایل و کامپیوتر، همگی صدمات بر روحیه و سلامتی کارمندان می‌گذارند. اخیراً در یک نظرسنجی از بیش از ۱۶۰۰ نفر کارکنان آمریکایی، نشان داد ۴۷٪ از عدم وجود نور طبیعی در دفترشان احساس خستگی می کنند و ۴۳٪ احساس غم‌انگیزی از محیط دارند.

هرچند طراحی بایوفلیک چالش‌های چیدمان دفاتر باز را حل نمی‌کند، اما مزایای قابل توجهی را ارائه می‌دهد که هر شرکتی باید در نظر بگیرد.

در دفاتری که از روشنایی نور طبیعی بهره می‌برند، با کاهش ۵۱٪ بیماری‌های بینایی، ۶۳٪ سردرد و ۵۶٪ خواب‌آلودگی گزارش شده.

• کارکنانی که در میان عناصر طبیعی کار می‌کنند سطح رفاهی 15٪ بالاتر احساس می‌کنند، ۱۵٪ خلاقیت بیشتر و ۶٪ بازدهی بالاتری دارند .

• وجود گیاهان در دفتر کمک می کند تا هوا را تمیز کند، که باعث کاهش تعداد روزهای بیماری کارمندان می‌شوند.

تحقیقات نشان می‌دهد کارمندانی که مجاز به استفاده از گیاهان طبیعی، پیرامون خود هستند تا ۳۲٪ بازدهی بیشتری نسبت به سایر کارمندان دارند. آنها همچنین با کارفرمای خود سریع‌تر صمیمی می‌شوند و تعهد تیم را افزایش می‌دهند.

استفاده از سنگ‌های طبیعی مثل گرانیت و مرمر، خاک، ماسه و حتی صدای آب در محیط باعث افزایش خلاقیت و تحریک خلق‌و خوی بهره‌وری می‌شود.

استفاده از پنجره‌های بزرگ علاوه‌بر اینکه فضا را گرم و نورانی می‌کند تاثیر مثبتی بر کارایی افرادی که بیشتر با ابزاری مثل موبایل یا صفحه مونیتور در ارتباطند دارد.

۳. الگوی کار براساس فعالیت (Activity-based working (ABW
در عصر جدید چندان مهم نیست کِی، کجا و چگونه کار می‌کنید. مهم کار و فعالیت شماست.

• درسال ۲۰۱۶، ۴۳٪ از کارمندان بصورت ریموت (خارج از محل کار) فعالیت کرده‌اند و پیش‌بینی می‌شود این میزان در سال ۲۰۲۰ به ۵۰٪ برسد.
• کارمندان معتقدند دوره کارهای روزانه بین ۵تا ۹ ساعت سر آمده است.

شرکت‌های درحال رشد برای جا دادن کارمندان در شرکت، هزینه‌های زیادی متقبل می‌شوند. اجاره ساختمان‌های وسیع یا ساخت کمپ‌های بزرگ.

برخی هم از روش‌هایی جایگزین مثل فضای کار اشتراکی استفاده می‌کنند. در این سیستم کارمندان در دسترس‌ترین میز (Hot Desk) را برای کار انتخاب می‌کنند یا از میزهای پیش رزرو شده بهره‌می‌برند.

به منظور کاهش حضور کارمندان در شرکت پیاده‌سازی الگوی ABW یا کار بر مبنای فعالیت پیشنهاد می‌شود. در این روش معیار سنجش و دریافتی کارمندان، میزان فعالیتشان بر اساس تسک‌ها و وظایفشان است.
نکته مهم در پیاده‌سازی این سبک، تفکیک فضاهای عمومی و خصوصی در چیدمان است.

انواع محوطه‌های کاری طبق الگوی ABW

• میدان ( Town square ) :
  فضاهای عمومی برای جلسات دورهمی و جشن‌های شرکت
• محله ( Neighborhood ) :
  فضای کاری برای افرادی که به‌صورت تیمی به مدت طولانی با هم در تعامل هستند. مثل تیم مالی و حسابداری
• میزکار:
  فضاهای خصوصی که برای انجام پروژه‌ها در نظر گرفته شده. کارمندان می‌توانند برای صرفه‌جویی فضا ارتفاع میزها را تنظیم و بصورت ایستاده کار کنند.

• کتابخانه :
  فضای عمومی که کارمندان در سکوت و آرامش به تحقیق و برنامه‌نویسی و کارهایی که به تمرکز بیشتری احتیاج دارد می‌پردازند.
• فضای استراحت ( Alcove ) :
  اینجا برای استراحت و آرامش گرفتن ساخته شده. اینجا هرکاری می‌شود انجام داد جز کار :)
• باشگاه :
  فضای ورزشی برای تناسب‌اندام و سلامت جسمی کارمندان

۳.فضای کاری مبتنی بر اینترنت اشیا
به دنیای اینترنتی خوش آمدید. با پیشرفت علم و تکنولوژی نه تنها ابزار کار بلکه فضای کاری شما با اتصال به اینترنت متحول شده است.

تخته وایت‌بردی که نوشته‌هایش را بدون نیاز به حضور در جلسه روی مونیتور شما منتقل می‌کند.

پیامی که شما را به اتاق جلسه از پیش تعیین شده هدایت می‌کند و صحبت‌ها و اطلاعات جلسه را بصورت دسته‌بندی شده در گزارشی که به‌صورت خودکار جمع‌آوری شده است به ایمیل اعضا ارسال می‌کند.

اپلیکیشن موبایل شرکت به عنوان دستیاری هوشمند با ورود شما به شرکت میز رزرو شده شما را نمایش می‌دهد، تسک‌ها و وظایف شما را یادآوری می‌شود و برای یافتن همکاری که جای ثابتی ندارد توسط نقشه‌ای سه‌بعدی شما را راهنمایی می‌کند که در کدام طبقه و پشت کدام میز نشسته و چه زمانی مناسب برای مکالمه با اوست.

***

شما در چه فضای کاری مشغول به کار هستید و چطور آن را ارزیابی می‌کنید؟
راهکار شما برای بهبود چیدمان فضای کاری چیست؟

خوشحال می‌شم اطلاعاتی و تصاویری از فضای کاریتان را برای من ارسال کنید تا در آینده مطلبی در مورد فضاهای شرکت‌های بزرگ ایرانی بنویسم.
می‌تونین از طریق ایمیل یا تلگرام این اطلاعات را با من به اشتراک بگذارید.
arianmoghbeli(at)gmail.com
t.me/AriDesign
و من را در شبکه‌های اجتماعی دنبال کنید:
اینستاگرام
توییتر
تلگرام