چگونه به طور موثر تقویم خود را سازماندهی کنید

چگونه به طور موثر تقویم خود را سازماندهی کنید؟

تقویم‌ها می‌توانند روشی عالی برای پیگیری تاریخ‌ها و رویدادهای مهم باشند، اما همچنین می‌توانند با کمک به قرار دادن اولویت‌هایتان در یک مکان، به بهبود زندگی کاری و شخصی‌تان کمک کنند. برای کمک به بهبود بهره وری و داشتن تعادل بین کار و زندگی بهتر، تقویم خود را سازماندهی کنید. در این مقاله به این موضوع می پردازیم که چرا سازماندهی تقویم شما مهم است و مراحلی را برای نحوه سازماندهی تقویم ارائه می دهیم.

چرا سازماندهی تقویم مهم است؟

سازماندهی تقویم مهم است زیرا می تواند به شما در پیگیری رویدادها و کارهایی که باید انجام دهید یا انجام داده اید کمک کند. داشتن یک تقویم سازمان‌یافته ممکن است تضمین کند که تکالیف یا قرار ملاقات‌ها را از دست ندهید، و می‌تواند برنامه‌ریزی موارد جدید را آسان‌تر کند. نوشتن تعهدات خود در یک مکان همچنین می تواند بهره وری شما را افزایش دهد زیرا به شما امکان می دهد زمان خود را هر روز بهینه کنید. چک کردن موارد و دیدن آنچه که هر روز تکمیل کرده اید ممکن است حتی به شما احساس موفقیت بدهد و انگیزه بیشتری در شما ایجاد کند.

داشتن یک تقویم منظم همچنین می تواند به شما کمک کند تعادل بین کار و زندگی سالم را حفظ کنید. شما می توانید میزان کار برنامه ریزی شده را برای خود تنظیم کنید و همچنین می توانید زمان خود را برای گذراندن با دوستان و خانواده برنامه ریزی کنید

چگونه تقویم خود را سازماندهی کنیم

در اینجا ۱۱ مرحله برای شروع سازماندهی تقویم آورده شده است:

1- تصمیم بگیرید که از چه نوع تقویمی استفاده کنید

اولین قدم در سازماندهی تقویم خود این است که انتخاب کنید از چه نوع تقویمی استفاده کنید. انواع مختلفی برای انتخاب وجود دارد، از جمله برنامه های موبایل، تقویم دیواری، تقویم رومیزی، برنامه ریز روزانه و موارد دیگر. تعیین کنید که کدام تقویم برای سبک زندگی شما بهترین کار را دارد و چه چیزی بیشترین سود را برای شما خواهد داشت. اگر زیاد سفر می کنید، یک تقویم دیجیتال ممکن است بهترین گزینه باشد. اگر برای یادآوری برنامه های خود نیاز به دیدن تقویم خود دارید، یک تقویم دیواری یا رومیزی ممکن است انتخاب بهتری باشد.

2- یک سیستم را انتخاب کنید

قبل از اینکه بتوانید سازماندهی تقویم خود را شروع کنید، سیستمی را برای استفاده پیدا کنید. به این فکر کنید که چه کارها و رویدادهایی را می خواهید در تقویم خود بگنجانید. شاید بخواهید دو تقویم مجزا برای زندگی کاری و شخصی خود ایجاد کنید. برخی از تقویم‌های دیجیتال یک تقویم اختیاری را ارائه می‌کنند که می‌توانید آن را برای نمایش یا پنهان کردن از تقویم استاندارد خود انتخاب کنید.

این می تواند به شما کمک کند زندگی کاری و شخصی خود را از هم جدا نگه دارید، اما همچنان به راحتی به هر دو تقویم دسترسی داشته باشید. همچنین، نحوه پر کردن تقویم خود را در نظر بگیرید. اگر اطلاعات زیادی برای گنجاندن دارید، یک سیستم کلیدی یا یک سیستم کدگذاری رنگ می‌تواند مفید باشد.

3- قبل از هر روز برنامه ریزی کنید

شب قبل برای هر روز برنامه ریزی کنید. این می تواند در صرفه جویی در وقت شما کمک کند و به شما این امکان را می دهد که در هر روز جدید با ایده ای در مورد آنچه می خواهید انجام دهید و چگونه آن را انجام خواهید داد وارد شوید. شما می توانید یک برنامه کلی برای هر هفته از قبل تنظیم کنید، اما ایجاد اهداف و وظایف خاص تر بر اساس آنچه در روز قبل انجام داده اید می تواند بهره وری شما را افزایش دهد.

4- ساعات کاری خود را تنظیم کنید

نکته دیگری که باید هنگام سازماندهی تقویم خود در نظر بگیرید زمانی است که معمولاً روز خود را شروع می کنید. اگر متوجه شدید که فضای کافی برای همه وظایف خود ندارید، شروع روزهایتان زودتر می تواند راه حل باشد. تعیین اینکه چه زمانی بیشترین انرژی را برای انجام وظایف خود دارید نیز می تواند به شما کمک کند تصمیم بگیرید که چه زمانی وظایف خاصی را برنامه ریزی کنید. اگر می‌دانید که صبح‌ها بیشترین انرژی و در شب کمترین انرژی را دارید، می‌توانید کارهای سخت‌تر خود را برای زودتر برنامه‌ریزی کنید و کارهای ساده‌تر را برای بعد رزرو کنید.

5- اولویت بندی کنید

اگر رویدادها و وظایف زیادی در تقویم خود دارید، بهتر است موارد خاصی را در اولویت قرار دهید. این ممکن است اطمینان حاصل کند که روی کارهایی که باید ابتدا انجام دهید کار خواهید کرد. سپس اگر وقت اضافی دارید، می توانید روی چیزهای دیگر که اهمیت کمتری دارند کار کنید. می توانید از یک سیستم کدگذاری رنگ، نمادها یا سیستم سازمانی دیگر برای اولویت بندی وظایف استفاده کنید.

6- زمان خود را مسدود کنید

ساختار برنامه خود را با مسدود کردن زمان می تواند یک راه عالی برای به حداکثر رساندن بهره وری باشد. لیست ها می توانند خیلی کلی باشند، اما وقتی زمان را مسدود می کنید، می توانید زمان خاصی را به هر کار اختصاص دهید. رویدادهایی مانند جلسات اغلب دارای بازه زمانی مشخصی هستند، اما می‌توانید از این روش برای سایر کارهای کاری یا شخصی در تقویم خود نیز استفاده کنید. تخمین بزنید که برای جلوگیری از انجام یک کار چقدر زمان باید صرف شود. این به شما کمک می کند تا تعداد معقولی از کارها را برای هر روز برنامه ریزی کنید.

7- شامل زمان بدون ساختار

شما نمی توانید دقیقاً پیش بینی کنید که روز شما چگونه خواهد گذشت، بنابراین ممکن است ایده خوبی باشد که زمان بدون ساختار را در تقویم خود بگنجانید. ممکن است چیزی غیرمنتظره رخ دهد، یا یک کار ممکن است بیش از حد انتظار طول بکشد. داشتن زمان بدون ساختار در برنامه شما می تواند این تغییرات را به همراه داشته باشد و ممکن است به جلوگیری از پر شدن برنامه شما کمک کند.

8- فعالیت ها را تجزیه کنید

تقسیم وظایف بزرگتر به کارهای کوچکتر می تواند به شما کمک کند تا تصور بهتری از مدت زمان انجام آن داشته باشید و چقدر زمان باید برای آن در نظر بگیرید. به عنوان مثال، اگر روی یک پروژه بزرگ کار می کنید، می توانید آن را به مرحله برنامه ریزی، مرحله تحقیق، مرحله اجرا و مرحله تجدید نظر تقسیم کنید. این می تواند به شما کمک کند تا میزان زمان مورد نیاز پروژه را ارزیابی کنید.

9- به هم ریختگی را پاک کنید

برای اینکه بیشترین استفاده را از تقویم خود ببرید و آن را مرتب نگه دارید، هر گونه درهم‌کاری را حذف کنید. اگر لازم نیست چیزی در تقویم شما باشد، می‌توانید آن را کنار بگذارید. همچنین، می‌توانید کارهایی را که قبلاً انجام داده‌اید یا به تاریخ دیگری منتقل کرده‌اید حذف کنید.

10- نه بگویید

هنگام سازماندهی تقویم خود، مطمئن باشید که می توانید کارهایی را که برنامه ریزی کرده اید انجام دهید و بدانید که گاهی اوقات ممکن است مجبور شوید به فرصت ها نه بگویید یا بسته به زمان خود، کارها را برای تاریخ بعدی برنامه ریزی کنید. تمرکز بر روی کارهای کمتر ممکن است به شما کمک کند تا کارآیی داشته باشید و تقویم شما بیش از حد پر نشود.

11- تقویم خود را به اشتراک بگذارید

هنگامی که تقویم خود را سازماندهی کردید، می توانید آن را به اشتراک بگذارید تا سازماندهی آن آسان تر باشد. اگر یک تقویم دیجیتال دارید، می توانید آن را به اشتراک بگذارید

با همکاران یا کارفرمایان به این ترتیب آنها می توانند در دسترس بودن شما را ببینند و جلسات با شما را راحت تر برنامه ریزی کنند. همچنین می توانید تقویم خود را با دوستان یا خانواده به اشتراک بگذارید تا برنامه ریزی برای گردهمایی ها و رویدادها آسان تر شود.