افرادی که در صدد برگزاری یک وبینار موفق هستد، باید به نکات زیر توجه داشته باشند.
بیش از هر چیزی فرد باید به هدف وبیناری که در صدد برگزاری آن است فکر کند. پیش از برگزاری وبینار باید به آن پرسش پاسخ داده‌شود که هدف از وبینار چیست؟ آموزش دادن، معرفی کالا یا خدمات، بزرگ‌تر کردن لیست مخاطبان با هر هدف احتمالی دیگری می‌تواند مدنظر فرد باشد.
پس از آن که هدف وبینار مشخص شد، باید پیرامون موضوعات مورد بررسی به تصمیم‌گیری پرداخت. مهم‌ترین موضوعی که در راستای هدف می‌توان دست‌کم یک ساعت پیوسته پیرامون آن صحبت کرد چیست؟ برای آنکه عنوان و موضوع به صورت جذاب‌تری اتنخاب شود، می‌توان از ابزارهای موجود برای تعیین اینکه چه چیزی ترافیک را به سایت فرد می‌آورد استفاده کرد و فهمید که مخاطبان بیشتر جذب چه مباحثی می‌شوند. این گام باید به درستی انجام شود تا مشارکت بیشتر را تضمین کند.
هنگام آماده‌شدن برای یک وبینار، ارائه دهندگان باید پیرامون مبحث مورد بررسی اطلاعات کافی داشته‌باشند، از سخنرانی برای جمع نترسید و در طول ارائه استرس نگیرید، باید توجه‌داشت که سمینارهای وب می‌توانند بیش از یک ارائه‌دهنده باشند، پس از معین شدن سخنرانان، باید دستیارانی را برای برگزاری جلسه تعیین کرد. این دستیاران در گردآوری پرسش‌های موجود در چت‌ها در طول سخنرانی ارائه‌دهندگان کمک می‌کنند. همچنین، افرادی نیز باید به بخش فنی سمینار وب کمک کنند و از اتصال اینترنت، پخش مناسب صدا و دیگر موارد در طول ارائه اطمینان حاصل کنند.
در صورتی که کاربر بخواهد یک سمینار آنلاین بسازد، باید از ابتدا تا انتهای آن را برنامه‌ریزی کند. وبینارهایی که در آنها ارائه‌دهنده با بی‌نظمی از یک مبحث به مبحث دیگر می‌برد از ذهن مخاطب به راحتی می‌روند و در عین‌حال، موجب نارضایی مخاطب از ارائه نیز می‌شوند. بنابراین، علاوه بر موضوع و تیترها، اسلایدها و محتوای دقیق ارائه هر وبینار نیز باید پیش از ارائه مشخص باشد.
نباید فراموش کرد که وبینارها به طور میانگین بین 40 تا 60 دقیقه به طول می‌انجامد و این یک زمان استاندارد برای ارائه‌ها محسوب می‌شود. افرادی که قصد دارند یک ارائه از پیش ضبط شده داشته‌باشند نیر بهتر است ابتدا یک روال و ساختار برای ارائه خود داشته‌باشند و سپس، شروع به کار کنند. و صداقت ارائه‌دهنده را نشان دهد آغاز کرد.
پیش از اجرای یک وبینار، باید اطمینان حاصل کرد که همه سخنرانان، وب‌کم (وب‌کم لپ‌تاپ گزینه مناسبی است) و میکروفن سالم دارند و تنظیمات لازم برای اتصال به وبینار برای آنها انجام شده‌است. محلی که فرد در آن ارائه را انجام می‌دهد می‌تواند دفتر کار او و یا اتاقی در منزل باشد. اما باید توجه داشت که محیط از پیش برای ارائه مناسب‌سازی شده‌باشد و برای مثال، سروصدایی در محیط وجود نداشته‌باشد. همچنین، نور محیط باید میزان مناسبی داشته‌باشد. اینترنت باید پایدار باشد و افرادی که از لپ‌تاپ استفاده می‌کنند باید اطمینان حاصل کنند که شارژر لپ‌تاپ متصل است و سیستم ناگهان به دلیل پایان شارژ باتری خاموش نخواهد‌شد.
افرادی که قصد دارند صفحه مانیتور خود را با دیگران به اشتراک بگذارند (وحتی کسانی که قصد انجام این کار را ندارند ولی از سخنرانان هستند) باید سربرگ‌های شخصی خود را ببندند و پنجره‌های وب اضافی که باز هستند نیز باید بسته‌شوند. همچنین، باید 20 دقیقه پیش از ارائه برنامه‌ریزی شده، فرد وارد رویداد شود و بررسی کند که آیا همه چیز به درستی پیش می‌رود یا نه.
شرکت در دیگر وبینارها پیش از میزبانی در یک وبینار
تصور کردن اینکه چگونه می‌توان برای یک وبینار آماده شد پیش از اینکه فرد در رویدادهای مشابهی شرکت‌کرده‌باشد، کار دشواری به نظر می‌رسد. بنابراین، باید پیش از برگزاری یک وبینار، فرد در چندین وبینار شرکت و تجربیاتی را در این راستا کسب کند.
زمان‌بندی اجرای وبینار چطور انجام شود؟
پرسشی که ممکن است برای بسیاری از افراد پیش بیاید این است که چه زمانی برای برگزاری یک وبینار مناسب است؟ در این بخش از مطلب وبینار چیست به این پرسش پاسخ داده‌شده است. حقیقت این است که تعیین یک بهترین زمان ممکن برای این کار، امکان‌پذیر نیست. اما طبق یک قاعده سرانگشتی معمولا وبینارها در اواسط هفته و از سه‌شنبه تا پنج‌شنبه برگزار می‌شوند(سه‌شنبه معمولا بیشتر موردپسند است). روزهای دیگر به سمت آخر هفته ممکن است افراد در تعطیلات باشند روزهای آغازین هفته نیز اولین روزهای کاری هفته است و اکثریت مشغول کار و زندگی شخصی هستند اغلب افراد در هر هفته تنها در یک وبینار شرکت می‌کنند؛ بنابراین، وبینار برگزارشده توسط یک فرد با سایر وبینارها در رقابت است.
شاید فرض شود که افراد ترجیح می‌دهند که بعد ازظهر و بعد از تایم کاری در وبینار شرکت کنند. اما این دیدگاه از ..........صحیح نیست . آمارها حاکی از آن است که وبینارهای برگزارشده در ساعت 10 تا 11 بیشترین مخاطبان را داشته‌اند. باید توجه داشت که در سمینارهایی که مهمانانی از مناطق زمانی گوناگون حضور پیدا می‌کنند باید به دنبال مناسب‌ترین گزینه برای کلیه افراد بود. البته در نهایت، فراهم‌کردن زمانی برای رویداد که همه با هم در آن توافق داشته‌باشند کاری نه دشوار که غیرممکن است. توجه به این نکات، زمان‌بندی می‌تواند موجب آن شود که رویداد با حداکثر جمعیت مخاطبان ممکن برگزار شود.
در هنگام اطلاع رسانی رویداد در کلیه اطلاع رسانی‌ها باید این نکته که محتوای ارائه‌ها به صورت ویدئو ضبط شده و در پایان در اختیار شرکت‌کنندگان قرارمی‌گیرد اشاره شود. این مورد خود به عنوان انگیزه‌ای برای شرکت در رویداد به ویژه برای افرادی محسوب می‌شود که علاقه به شرکت دررویداد دارند ولی دغدغه‌ی آن را دارند که نتوانند حتما در لحظه برگزاری به صورت زنده وبینار را مشاهده کنند.
تبلیغ وبینار
برای اجرای یک وبینار نیاز به افرادی است که در وبینار شرکت کنند. باید توجه داشت که فقط محتوا نیست که موجب جذب افراد می‌شود، بلکه شیوه تبلیغ رویداد نیز اثر قابل توجهی دارد. استفاده از ابزارهای گوناگون تبلیغ هرچه بیشتر و بهتر وبینار کمک می‌کند.
منبع: آکادمی زندگی خشنود
