امروزه نرم افزار اتوماسیون اداری یکی از مهم ترین نیازهای اصلی موسسات، شرکت‌ها و سازمان ها است.
با توجه به پیشرفت روزافزون شرکت ها، مدیران علاقه مند میشوند تا ازامکانات آی تی از جمله اتوماسیون اداری با مایکروسافت CRM به منظور بهبود فرآیند کاری خود استفاده کنند. در این مقاله به صورت کلی به چگونگی راه اندازی اتوماسیون اداری با CRM پرداخته میشود.
یکی از مهم ترین و کاربردی ترین نرم افزار اتوماسیون اداری مایکروسافت CRM است. وظیفه این نرم افزار مدیریت فعالیت های روزانه کارکنان است که امکان پیگیری و گزارش گیری از انواع فعالیت های روزانه از جمله جلسات، نامه‌ها، تماس‌ها و فعالیت هایی خدماتی است. در واقع نرم افزار مایکروسافت CRM میتاوند به خوبی نقش نرم افزار اتوماسیون اداری را در سازمان شما ایفا کند و تمام ارتباطات شفاهی و تبادل ها که بر روی کاغذ مستند میشود به راحتی بر روی سیستم آورده که قابل پیگیری و گزارش گیری باشد.
1. مرکز تماس یکپارچه
2. مدیریت خدمات
3. مدیریت وظایف و فعالیت ها
4. یکپارچه سازی اطلاعات و فعالیت ها
5. تحلیل استراتژیک فعالیت های سازمان
6. طراحی و اجرای فعالیت های کارکنان
کارکنان به اتوماسیون اداری وارد میشوند و در آنجا فهرستی از کارهای خود را دریافت میکنند، این کارهای ممکن است از جنس نامه هایی باشند که برایشان ارسال شده است، ممکن است وظایفشان که درچارچوب فرآیند سازمانی باشد یا بررسی جلسات و حتی تماس تلنفی باشد.
به طور کلی شما میتوانید با کمک این نرم افزار کارهای روزانه خود را به بهترین نحو ممکن مدیریت کنید، وظایف خود را انجام دهید و نتایج را گزارش کنید.
علاوه بر رسیدگی به کارهای خود امکان این را دارید که ازطریق سیستم اتوماسیون اداری، کارها و وظایف همکاران را برنامه ریزی کنید.
با توجه به تعاریفی که از سیستم اداری شد، لازم است این سیستم امکانات خاصی را فراهم سازد. این امکانات عبارتند از:
1. فرم های سازمانی:
برای پیاده سازی فرآیندهای سازمانی لازم است فرم های مرتبط با آن پیاده سازی شود.
2. مدیریت وظایف سازمانی:
هسته اصلی سیستم اتوماسیون اداری، مدیریت وظایف سازمانی است تا بتواند روش مناسبی جهت ثبت و برنامه ریزی را ارائه دهد.
3. مکاتبات:
بخش عمده ای از فعالیت ها به صورت مکاتبات است. امکان دارد مکاتبات به صورت فکس، ایمیل یا پیامک انجام شود.
پس سیستم اداری باید بتواند امکانات مناسبی جهت ثبت و پیگیری این مکاتبات ارائه کند.
4. مدیریت فرآیندها و گردش کارها:
هدف اصلی این نرم افزار مدیریت فرآیندهای سازمانی است ، که بتوان از طریق آن گردش کارها، گزارشات مدیریت شود.
5. اتصال با سایر سیستم ها:
برای آنکه کارکنان یک موعه بتوانند به شکل خوبی از امکانات سیستم اتوماسیون اداری در راستای انجام کارهای خود بهره مند شوند لازم است برای اتصال و برقرای ارتباطاات با سایر سیستم ها جهت همگام سازی و برنامه سازی از این نرم افزار استفاده کنند.
راه اندازی اتوماسیون اداری با CRM میتواند به مجموعه شما کمک کند تا به بهترین نحو ممکن کارکنان و فعالیت های
خود را مدیریت و بررسی کنید.
ما در تیم حرفه ای ژیپان آماده ارائه هرگونه خدمات جهت راه اندازی نرم افزار اتوماسیون اداری شما هستیم.
