ساده ترین پاسخ به این سوال که بارنامه چیست؟ واقعیت این است که بارنامه سند لازم برای جابه جایی کالا است. اساساً بارنامه که در انگلیسی Bill of Loading یا BL نامیده می شود، یک سند قانونی است که در قالب توافق نامه بین صاحب محموله، شرکت حمل و نقل و حامل وسیله نقلیه امضا شده است. بدین ترتیب فرستنده حق دارد کالاهای مندرج در برگه تحویل کالا را از انبار جمع آوری و به مقصد برساند.
مهم نیست چه ماشینی قطار، تراموا، کشتی یا هواپیما. در تمامی موارد هیچ کالایی بدون بارنامه از حامل اصلی تحویل داده نمی شد و اجازه خروج از انبار و حمل را نداشت.
منظور از عبارت فوق این است که بارنامه یک سند قانونی و الزام آور است که کلیه جزئیات لازم در رابطه با بارگیری بار را برای باربری و شرکت حمل و نقل توضیح می دهد.
همانطور که قبلا ذکر شد، بارنامه سندی است که هویت و مالکیت کالای مورد حمل را ثابت می کند. تاجری که در حین حمل و نقل کالای خود این سند را دریافت نمی کند، به راحتی می تواند ادعا کند که در صورت آسیب دیدن کالا در حین حمل، شرکت حمل و نقل مسئولیتی در قبال وضعیت کالا ندارد. با این حال، در صورت عدم وجود بارنامه، هرکسی می تواند خود را به عنوان صاحب محموله معرفی کرده و آن را تصرف کند.
از چالش های فرآیند حمل و نقل بدون بارنامه و ثبت نام می توان به موارد زیر اشاره کرد: تشریفات گمرکی طولانی، امکان قاچاق کالا، هزینه های اضافی حمل و نقل در بنادر، هزینه بالای انبارداری، عدم ثبات قیمت، استفاده نادرست از کانتینرهای خالی و ... تنها تمام این مشکلات را از بین می برد، اما ورود ایمن کالا را نیز تضمین می کند.
بارنامه الکترونیکی که باید توسط شرکت های حمل و نقل در زمان تحویل کالا صادر شود. اطلاعات و مشخصات مندرج در بارنامه آنلاین دقیقاً مشابه موارد مندرج در بارنامه کاغذی است. اما ثبت آنلاین فاکتور مزایای زیادی برای طرفین قرارداد دارد. که مکانیسم آن با هوش در مقیاس بزرگ مرتبط است.
با توجه به حسابداری الکترونیکی و صدور بارنامه، کمیسیون های پرداختی رانندگان به شرکت های حمل و نقل شفاف می شود. از طرفی در هنگام صدور فاکتور کاغذی می توان با روی آوردن به وسایل الکترونیکی بسیاری از هزینه ها را به حداقل رساند. صدور بارنامه اینترنتی نیز باعث تسریع در روند حمل و نقل و کاهش بیشتر مشکلات در این زمینه می شود.
با صدور کد رهگیری برای هر سند حمل و نقل، شرایط عملکرد دستگاه های کنترلی مانند پلیس راهنمایی و رانندگی، سازمان های راهداری و حمل و نقل جاده ای بسیار بهتر و ساده تر می شود. این روش به صاحبان محموله اجازه می دهد تا محموله خود را در زمان واقعی ردیابی کنند. این امر باعث افزایش اعتماد صاحبان بار به محموله های خود می شود.
از دیگر مزایای ثبت بارنامه آنلاین می توان به موارد زیر اشاره کرد: نظارت بر اطلاعات ناوگان، رانندگان، کالاها و پورسانت های کسب شده در سراسر کشور، ایجاد عدالت در حمل و نقل، بهبود استانداردهای حمل و نقل کالا، حمایت از تولیدکنندگان داخلی، جلوگیری از سوء استفاده از هزینه ها و ارتقای ایمنی حمل و نقل. حمل و نقل کالا، کاهش ضایعات و قاچاق کالا و جلوگیری از ضرر و زیان. و بر از دست دادن رانندگان تاکید کرد.
