نرم افزار آسانا (Asana) یکی از نرم‌افزارهای شناخته شده در دنیا در حوزه مدیریت فرآیند کسب و کار (BPMS) است. این ابزار به گونه ای طراحی شده است که تیم ها می توانند کارهای خود را سازماندهی ، ردیابی و مدیریت کنند. تماس های ویدئویی ، ردیابی پروژه، لیست کارها ، یادآوری ها و... از ویژگی های اصلی آن است.
سرویس آسانا نام خود را از موقعیتی در یوگا گرفته که به معنای باوقار و در عین حال آرام گرفته است. این موقعیت دقیقا همان چیزی است که برای انجام پروژه ها به آن نیاز داریم.
همان طور که گفتیم آسانا یکی از ابزارهای مدیریت پروژه این است. آسانا پیگیری می‌کند چه کسی مسئول چه تسکی است، اطلاعات مرتبط با هر تسک چیست و همه اطلاعاتی که به فرآیند آن تسک مرتبط می‌شود.
بر اساس سلسله مراتب کاری، هرکس مسئول یکسری از مجموعه پروژه‌ها با لیستی از وظایف است. هر یک از تسک‌ها می‌تواند زیرشاخه‌ها، مسئول خود، مدت زمانی، الحاقات، کامنت‌ها، برچسب‌ها و دنبال‌کنندگان خود را داشته باشند. از این تسک‌ها و زیرشاخه‌های آنها می‌توان برای پیگیری کارها استفاده کرد. با تمام شدن تسک و زیرشاخه‌هایش، تاریخچه و هر چه به آنها مرتبط بوده به تسک الحاق می‌شود.
وجود امکانات زیر در آسانا باعث می شود تا ما نیاز نداشته باشیم از ایمیل های کاری یا از از گروه های گفتگو که برای انجام پروژه ها ایجاد می شود استفاده کنیم.
1- پیوست‌ها (Attachments): پیوست‌ها این امکان را می‌دهند که نیاز به بارگذاری فایل روی سرور ایمیل و ارسال آن به مخاطبتان نداشته باشیم.
2- بحث و گفتگو (Discussions): قسمت Discussions یا گفتگو کمک می‌کند تیم با پرسش و پاسخ با هم ارتباط داشته باشند، بدون آنکه نیاز به رد و بدل کردن ایمیل‌های طولانی باشد. استفاده از گفتگوای که قابل پیوست به پروژه‌های مشخص باشد، به ما کمک می کند که پاسخ مشخص را آسان‌تر و سریع‌تر بیابیم ودیگر لازم نباشد برای یافتن اطلاعات موردنیازمان همه ایمیل‌ها را زیر و رو کنیم.
هم چنین اگر ایمیلی را دریافت کردید که باید روی آن کاری انجام دهید، آن را به سادگی به x@mail.asana.comفوروارد کنید. به همین راحتی یک وظیفه جدید در قسمت My Task ایجاد شده که قادر به تغییر تنظیمات آن خواهید بود. عنوان وظیفه، موضوع ایمیل و شرح وظیفه، بدنه ایمیل دریافتی خواهد بود.
1- موعد انجام یا Due Date
در حالت کلی ما دو نوع پروژه در سازمان یا زندگی خود داریم.
· پروژه‌های همیشگی یا همیشه سبز (Evergreen) مثلا: تهیه یک گزارش هفتگی یا ماهیانه در شرکت ، نوشتن منظم یک مقاله در وبسایت و.... .
پروژه‌های همیشه سبز، شامل فعالیت‌هایی اغلب تکراری است. وقتی که این پروژه‌ها را در آسانا تعریف می‌کنید، قادر به تعیین موعد انجام تکرارشونده هستید. مثلا هر هفته یکشنبه صبح، کارهای مرتبط با تهیه گزارش را باید انجام دهید.
· پروژه‌های یک بار مصرف. مثلا: بایستی برای یک کنفرانس متن سخرانی آماده کنید. تاریخ اتمام این پروژه‌ها مشخص است.
2- محول کردن کار (Assignee)
در این قسمت کار را به شخص مورد نظر محول می کنید.
3- خرده وظایف (Sub Tasks)
اگر برای انجام هر وظیفه نیز لازم به انجام کارهای متعددی است، آنها را هم می‌توان به عنوان خرده وظایف (Subtasks) تعریف کرد.
4- برچسب‌ها (Tags)
با استفاده از برچسب‌ها می‌توان وظایف مرتبط با هر پروژه را دسته بندی کرد. یکی از کاربردهای بسیار عالی برچسب‌ها، استفاده از آنها در دسته‌بندی کارها بر اساس زمینه (Context) است.
5- پیوست‌ها
در این قسمت می‌توانید پیوست‌های مرتبط با هر وظیفه را از اینترنت (گوگل درایو، وان درایو، دراپ باکس) و یا از کامپیوتر خود، انتخاب کرده و به آن ضمیمه کنید.
· پلن رایگان دارد
یکی از امکاناتی که آسانا ارائه می‌دهد، پلن رایگان است که با تست رایگان متفاوت است. گرچه پلن رایگان امکان دسترسی به همه فیچرهای آسانا را نمی‌دهد، اما برای گروه‌های کوچک با بودجه کم امکان مناسبی برای استفاده از این ابزار فراهم می‌کند.
· امکان همگام سازی با دیگر نرم افزارها
همگام سازی و ادغام با دیگر اپلیکیشن‌ها نیز از امکانات نرم افزار آسانا است. از جمله این برنامه‌ها می‌توان به Slack, Salesforce, Microsoft Outlook اشاره کرد.
· افزونه ها و ویژگی های کارا
آسانا (Asana) افزونه‌هایی دارد که کمک می‌کند پروژه‌های خود را جهت رفع نیازهایمان تعدیل کنیم. از نمودارهای کانبان (Kanban) و گانت (Gantt) گرفته تا مدیریت وابستگی و گزارش‌دهی از جمله ی این ویژگی ها است.
· سهولت در ارتباط بین اعضای تیم
· دیدن تمام کارها و اهداف در یک جا و با یک نگاه
· افزایش مسئولیت‌پذیری و شفافیت
· پیچیدگی پروژه‌ها
از آنجا که نرم افزار آسانا فیچرهای فوق‌العاده‌ای ارائه می‌دهد، پروژه‌ها می‌توانند پیچیده یا گیج‌کننده شوند. اگر یک مدیر پروژه باتجربه نباشید یا نیازی به همه فیچرهای آسانا نداشته باشید، بهتر است به دنبال یک جایگزین باشید.
· محدودیت در دادن وظیفه به هر شخص
در آسانا برای اینکه از هرگونه سردرگمی درمورد اینکه چه کسی مسئول است ، جلوگیری شود. می توانید آن وظیفه را به یکی از اعضای تیم یا به خود اختصاص دهید ، اما نمی توانید آن را به بیش از یک نفر اختصاص دهید. اما اگر آن شخص به طور ناگهانی در دسترس نباشد یا اگر بخواهید چند نفر روی یک وظیفه کار کنند دچار مشکل می شوید.
· قابلیت ردیابی زمان ندارد
گرچه آسانا برای ردیابی پروژه ها و وظایفی که به افراد اختصاص داده شده است ایده آل است. اما اشکال آن این است که نمی تواند زمان صرف شده توسط اعضا را که مشغول انجام وظایف خود هستند ، ردیابی کند.با این وجود می توانید با استفاده از افزونه Everhour این مشکل را رفع کنید.
برای ثبت نام در آسانا می توانید به وب سایت asana.com مراجعه کنید. آسانا بر اساس ایمیلی که در زمان ثبت نام استفاده می کنید دو گزینه پیش روی شما قرار می‌دهد: سازمانی یا فردی
اگر از ایمیل سازمانی خود برای ثبت‌نام استفاده کنید، آسانا به شکل خودکار، شما را به عنوان یک سازمان تشخیص داده و امکان ساخت تیم ها را در زمان ثبت نام به شما می‌دهد. اما اگر از ایمیل‌های عمومی مانند جیمیل، یاهو و اوتلوک استفاده کنید، تنظیمات آن به صورت فردی خواهد بود. البته نگران این موضوع نباشید چون در هر زمان می‌توانید سیستم عادی خود را به یک حساب سازمانی تغییر دهید.
آسانا تا یک تیم ۱۵ نفره و البته برخی از محدودیت‌های شخصی‌سازی پروژه‌ها رایگان است.
امروزه استفاده از ابزارهای مدیریت پروژه به عنوان یک استراتژی کسب و کار مورد توجه قرار گرفته است، به همین سبب نرم‌افزارهای مدیریت پروژه مانند نرم افزار آسانا (Asana) نیز موردتوجه قرار گرفته اند. استفاده از این ابزار ها می تواند مزایای زیادی برای سازمان یا حتی زندگی روزمره ی ما داشته باشد. اما اینکه کدام یک از این نرم افزارها بهتر و مناسب تر است بسته به نیاز ما و شرایط مان دارد و نمی توان برای همه ی کارها از یک نسخه استفاده کرد.
منبع های پست ذیل در زیر آورده شده اند:
1- https://project-management.com/asana-pros-and-cons-with-3-asana-alternatives/
2- https://tallyfy.com/pros-and-cons-of-asana-with-asana-alternatives/
3- https://www.irandnn.ir/mag/asana-bpms-introduction/
4- https://www.1-rial.com/%D8%B1%D8%A7%D9%87%D9%86%D9%85%D8%A7%DB%8C-%D8%A7%D8%B3%D8%AA%D9%81%D8%A7%D8%AF%D9%87-%D8%A7%D8%B2-%D8%A2%D8%B3%D8%A7%D9%86%D8%A7-%D9%82%D8%B3%D9%85%D8%AA-1/
