گاهی اوقات به همه ما این احساس دست می‌دهد که از عهده همه کارها بر می‌آییم و بدون در نظر گرفتن عواقبی که بعداً گریبان‌گیر ما می‌شود به همه فعالیت‌ها لبخند می‌زنیم و به سمتشان هجوم می‌بریم. ولی باید لحظه‌ای بایستیم و از خودمان بپرسیم:
آیا ما می‌توانیم تمام کارهای پیشنهادی را بپذیریم و انجام دهیم؟
تقریبا همه‌ی ما در تنگناهای زندگی‌مان، دقیقا در زمان‌هایی که انبوهی از کارها به سمت ما روانه شده‌اند با خود اندیشیدیم که چرا نمی‌توانیم این همه کار را به پایان برسانیم؟ و برای همیشه از شر این کارهای نصفه و نیمه رها شویم. که در اغلب اوقات هم همه‌ی کارها را هر چند با کیفیت کم به اتمام رساندیم. اما واقعا به این فکر کرده‌اید که لازم بوده است که به تمام آن مسئولیت‌ها بپردازم؟ آیا تمام آن کارها اهمیت به اتمام رسیدن را داشتند؟ آیا اصلا باید از ابتدا انجام دادن آنها را متحمل می‌شدم؟ قبول کردن تعداد زیادی کار که قرار نیست به درستی آنها را به پایان برسانیم، هیچ تفاوتی در زندگی‌مان ایجاد نخواهد کرد.
عموماً به این سوالات نمی‌پردازیم. علتش هم واضح است، چه کسی می‌خواهد محدودیت‌هایی که همیشه جلوی کارهایش را می‌گیرد به روی خودش بیاورد؟
اما واقعا به این پرسش و پاسخ نیاز داریم. هرچند که قرار باشد با این واقعیت تلخ روبه‌رو شویم که قادر به انجام تمام کارهای دنیا نیستیم. برای هر فردی پذیرفتن یک کار جدید که می‌تواند دستاوردهای مورد نظرش را داشته باشد، بسیار وسوسه‌انگیز است ولی لازم است که قبل از پذیرفتن برخی کارها بایستیم و چند دقیقه‌ای تأمل کنیم. اینجا می‌خواهم به چند نکته اشاره کنم که در این چند دقیقه می‌توانید آنها را بررسی کنید تا بفهمید باید چه واکنشی نشان دهید.
یکی از مهمترین معیارهای اصلی همه ما برای پذیرش کارهای جدید و وظایف تازه، باید وضعیت فعلی فعالیت‌های در دست اجرا باشد. قطعا تا به حال زیاد برایتان پیش آمده است که هنوز فعالیت‌های اصلی روز را کامل نکردید ولی دعوت شام دوستتان را رد نمی‌کنید و به او قول می‌دهید که حتما در مهمانی‌اش شرکت می‌کنید.
چه چیز باعث می‌شود که بخواهیم کارهای بیشتری را بپذیریم؟ در حالی که می‌دانیم که از حد توانمان بیشتر است یا اصلا این حجم از زمان خالی در برنامه‌مان وجود ندارد.
این احساس رضایت از توهمی که می‌توانیم همه‌ی کارها را انجام دهیم، باعث می‌شود که هر زمان که در موقعیت دعوت به یک فعالیت جدید قرار می‌گیریم، بدون لحظه‌ای تردید به جواب مثبت برسیم و آن را با لبخند به دیگران اعلام کنیم. نمی‌خواهم به این توهم دامن بزنم. ترجیح می‌دهم که راجع به راه حل‌ها صحبت کنم.
همه جا درباره اهمیت برنامه‌ریزی صحبت می‌کنند و من نمی‌توانم چیز دیگری به آنها اضافه کنم. فقط یاد‌آوری می‌کنم که برنامه‌ریزی می‌تواند به شدت برای شما وضوح عملکرد به همراه داشته باشد و بتوانید از زمان خود به بهترین نحوه‌ی ممکن استفاده کنید و این را برداشت نکنید که باید حتما باکس‌های خالی زمان خود را از فعالیت‌های مفید پر کنید. بطالت برای همه ما لازم است😊.
پیشنهادم برای یادگیری این مهارت( می‌گویم مهارت زیرا قابل آموختن، بهبود و انتقال است.) درس‌های برنامه ریزی متمم و هم چنین مطالعه کتاب‌های چهار هزار هفته و برنامه ریزی به روش بولت ژورنال می‌‌باشد.
یکی از روش‌های فهمیدن وضعیت حاکم بر فعالیت‌های در دست اجرا استفاده از ماتریس آیزنهاور است که عکسش را مشاهده می‌کنید. برای اینکه بتوانید مدیریت خوبی روی فعالیت‌های روزمره خودتان داشته باشید، پیشنهاد می‌کنم که همیشه در بالای صفحه برنامه‌ریزی خودتان یک بار این ماتریس را بکشید تا از وجودش غافل نشوید. در متمم (کامنتهای این درس از متمم را هم مطالعه کنید.) هم به تفضیل درباره آن صحبت شده است.
همیشه پرسیدن این سوال باب میل ما نیست، به خاطر اینکه احساس کنترل روی اوضاع را از دست خواهیم داد. اما از نظر من بسیار لازم و حیاتی است. انسانها با محدودیت‌های روحی و جسمی منحصر به فردشان از انجام دادن برخی کارها ناتوان هستند که شاید برخی دیگر این مشکل را نداشته باشند. الان به لطف هوش مصنوعی و ... می‌توان راحت‌تر به این سوال پرداخت. این که بتوانید افرادی را پیدا کنید که بتوانند به کیفیت خودتان به انجام کارها بپردازند، دشوار است ولی قطعا ارزشش را دارد. برون‌سپاری از مهارت‌هایی است که باید در خودتان تقویت کنید تا بتوانید دامنه فعالیت‌هایتان را کنترل کنید. گاهی اوقات هم جواب این سوال به فردی جز خودتان ختم نمی‌شود و در این لحظه است که می‌توانید وظیفه جدیدی را قبول کنید.
نکته پایانی. این سوال باید کمی برایتان سنگین‌تر از پرسش‌های پیشین باشد. به این خاطر که عموما ما از انجام کارهایی که می‌توانند یک تفاوت اساسی در زندگی‌مان ایجاد کند به خاطر سر شلوغی‌های بیهوده صرف نظر می‌کنیم و فرصت‌های بسیار بسیار ارزشمند را از کف می‌دهیم. به همین خاطر از شما خواهش می‌کنم که هر زمان پیشنهادی به شما شد، این سوال را فراموش نکنید. توجه به ارزش واقعی برخی فعالیت‌ها باعث می‌شود که بتوانید نسبت به آینده خود حساس‌تر باشید.
در نهایت به این نکته اساسی اشاره می‌کنم که « نه » گفتن را در نظر داشته باشید و این مهارت را در خودتان تقویت کنید. گاهی جواب رد دادن به برخی از فعالیت‌ها به صورت درست و اصولی نه تنها باعث نمی‌شود که موقعیت خودتان را از دست دهید، بلکه باعث می‌شود که دیگران به سطح روابط کاری‌شان با شما آگاه شوند و درخواست‌های بیهوده به حداقل مقدار ممکن برسد.
عطا بودم، کتاب بخونید و بخندید...
