چگونگی مدیریت تردد پرسنل یکی از چالش‌برانگیزترین مشکلات سازمان‌ها بخصوص سازمان‌های بزرگ و چند شعبه است. هرچن که این چالش گریبان‌گیر کسب و کارهای کوچک و متوسط هم هست. پیاده سازی و بکارگیری سیستم مدیریت تردد در هر کسب و کاری علاوه بر شفاف‌سازی درون سازی می‌تواند به بهبود عملکرد سازمان نیز کمک بسزایی کند. یکی از راه‌خل های موجود سیستم حضور غیاب موبایلی، یا همان نرم افزار حضور و غیاب تحت وب که در بستر کلود پیاده سازی می‌شود.
اما به راستی سیستم حضور و غیاب آنلاین چیست و چه امکاناتی در اختیار شما قرار می‌دهد؟ حضور و غیاب تحت وب، یک سیستم کنترل تردد پیاده سازی شده در بستر کلود (cloud) با قابلیت‌های فراوان جهت ثبت و مدیریت تردد پرسنل در سازمان‌های کوچک و بزرگ است.
این نرم افزار علاوه بر ثبت ورود و خروج (با دستگاه و بدون دستگاه)، امکاناتی از جمله مدیریت درخواست مرخصی و ماموریت، ارائه گزارش‌های جامع در دو سطح (مدیر و پرسنل)، تعریف انواع شیفت کاری و قوانین پویا در مدیریت بهینه نیروی انسانی در جهت بهبود عملکرد سازمان کمک بسزایی می‌کند. دسترسی آسان به داده‌ها از طریق هر دستگاه متصل به اینترنت (حذف محدودیت زمان و مکان دسترسی به اطلاعات) انعطاف‌پذیری بیشتری به مدیران و کارکنان می‌دهد. این نرم‌افزار نه تنها زمان و هزینه‌های مربوط به مدیریت دستی حضور و غیاب را کاهش می‌دهد، بلکه با ارائه گزارش‌های تحلیلی، مدیران را در تصمیم‌گیری‌های استراتژیک یاری می‌کند و در نهایت، بهره‌وری کلی سازمان را افزایش می‌دهد.
در سیستم حضور و غیاب آنلاین، علاوه بر ثبت تردد پرسنل از طریق اپلیکیشن، امکان ثبت تردد از طریق دستگاه حضور و غیاب هم وجود دارد و اطلاعات در لحظه بر روی سیستم قرار می‌گیرد. این سیستم دارای رابط کاربری ساده و کاربردی است و امکان مانیتورینگ لحظه ای تردد پرسنل و تهیه گزارش‌های جامع را برای مدیران فراهم می‌کند. با استفاده از این سیستم علاوه بر کاهش بار کاری واحد منابع انسانی در سازمان‌های بزرگ، با کم کردن فرآیندهای کاغذی در ثبت و مدیریت اطلاعات به طور چشم‌گیری در هزینه‌های شما صرفه جویی می‌شود.
مکانیزه شدن عملیات، کاهش خطا و دسترسی پرسنل به داشبورد اختصاصی خود (با امکان ثبت تردد، درخواست مرخصی و ماموریت و امکان گزارشگیری از کارکرد) منجر به افزایش شفافیت درون سازمانی و افزایش رضایتمندی پرسنل و در نهایت افزایش بهروری می‌شود. امنیت بالای داده‌ها و امکان یکپارچه‌سازی با سایر سیستم‌های موجود در سازمان شما، از دیگر مزایای این سیستم پیشرفته است که آن را به یک انتخاب بی‌نظیر برای هر کسب‌وکار تبدیل می‌کند.
آیا تا بحال محدودیت‌ها و مشکلات دستگاه حضورو غیاب و نرم افزارهای تحت ویندوز فکر کرده‌اید؟ به عنوان مثال ثبت زمان شروع و پایان کاری، پرسنل حتما از طریق دستگاه باید انجام شود و مشکلاتی که با مدیریت پرسنل دورکار وجود دارد. همچنین مدیران امکان رصد آنلاین تردد پرسنل را نداشته و برای گزارشگیری حتما باید در محل سازمان خود باشند.
اما نرم افزار حضور غیاب تحت وب، سیستم هوشمند و تحت وب روبرو که تمامی نیازهای شما را بدون نیاز به هیچ دستگاه فیزیکی برطرف می‌کند. با استفاده از سامانه کنترل تردد ابری، علاوه بر امکان ثبت تردد پرسنل، امکان مانیتورینگ لحظه‌ای، گزارشگیری آنی و مدیریت بهینه درخواستها فراهم می‌شود. در دنیای تکنولوژی محور امروزی، برای استفاده بهینه از منابع باید سیستم‌های هوشمند را جایگزین روش‌های قدیمی کرد.
1. مدیریت پنل اطلاعاتی
در نرم افزار حضور و غیاب ابری، به منظور حذف محدودیت‌ها و افزایش شفافیت درون‌سازمانی امکان تعریف سطوح مختلف دسترسی ( پرسنل و مدیر) در نظر گرفته شده است.
به منظور سهولت در مدیریت منابع انسانی در این نرم افزار، امکان تعریف انواع قرارداد کاری در نظر گرفته شده است.همچنین می‌توانید برای هر پرسنل بیش از یک قرارداد تعریف کنید. علاوه بر این امکان تعریف تاریخ استخدام، شروع و ترک کار و مانده مرخصی هر پرسنل را دارید.
2. مانیتورینگ لحظه‌ای داده‌ها
یکی از مهمترین قابلیت‌های سیستم حضور و غیاب تحت وب، مانیتورینگ لحظه‌ای اطلاعات است. همچنین در داشبورد مدیریتی امکان تعریف سطوح مختلف دسترسی و گزارش گیری لحظه‌ای (مانده مرخصی هر پرسنل و مشاهده گزارش تردد به تفکیک دستگاه) در نظر گرفته شده است. با توجه به این قابلیت، مدیران در هر ساعت از شبانه‌روی می‌توانند وضعیت تردد پرسنل را مشاهده کنند و به طور لحظه‌ای گزارشگیری کنند.
3. تقویم کاری سازمان
در این نرم افزار امکان دریافت خودکار تقویم کاری سالیانه (شمسی- میلادی) در نظر گرفته شده است. اما شما می‌توانید تقویم کاری را بر اساس سیاست‌های سازمانی خود تغییر داده به عنوان مثال می‌توانید تعطیلات بر اساس سیاست کاری خود تعریف کنید. به منظور سهولت در عملکرد می‌توانید تقویم شیفت کاری به تفکیک استخراج کنید.
4. ساختار متنوع حضور غیاب
بسیاری از سازمان‌ها به دلیل سیاست‌های کاری خود نیاز به تعریف گروه و شیفت کاری متوع دارند. در سامانه حضور غیاب تحت وب امکان تعریف انواع شیفت‌های کاری نامنظم، تعیین روزهای موظفی هر گروه کاری، تعریف ساختار زمان کاری 12و24 ساعته و تعریف انواع شیفت(گردشی، ثابت و..) در نظر گرفته شده است. همچنین شما امکان تغییر زمانبندی و جابجایی شیفت و تغییر شیفت برای یک پرسنل در یک روز را خواهید داشت. با توجه به قابلیت تعریف شیفت‌بندی منعطف و سفارشی سازی آن (شیفت آزاد، ثابت، گردشی و ...) و تعیین روزهای کاری (ماه و هفته)، نرم افزار را براحتی و بر اساس سیاست‌های سازمان خود سفارشی سازی کنید.
5. تعریف حد تغییرات
در برخی از سازمان‌ها به منظور پیاده‌سازی سیاست‌های مدیریت منابع انسانی به منظور نگهداشت نیروی کار، ساعات کاری منعطف در نظر می‌گیرند. همچنین در برخی از سازمان‌ها به منظور لزوم رعایت قوانین و مقررات اقدام به تعریف تلرانس ورود، خروج و زمان شناور می‌کنند تا از هرگونه اضافه کار و کسر کار غیر موجه جلوگیری شود. در سیستم حضور و غیاب ابری همچنین امکان زمانبندی جایگزین برای یک گروه کاری را خواهید داشت.
6. تعریف و مدیریت انواع مجوزها
یکی از قابلیت‌های سیستم حضور غیاب آنلاین، امکان ارسال درخواست مرخصی و ماموریت از طریق اپلیکیشن است. به این ترتیب علاوه بر کاهش حجم کاری واحد مدیریت منابع انسانی به دلیل کم شدن کاغذ بازی و مراجعات پرسنل در هزینه‌ها صرفه جویی می‌شود. در این پنل امکان تعریف دو سطح دسترسی پنل (مدیر- پرسنل) وجود دارد و پرسنل امکان ثبت درخواست در پنل برای مدیر مربوطه دارند و در صورت تائید مدیر در همان داشبورد اطلاع رسانی می‌شود. همچنین امکان ایجاد مجوز با محدودیت زمان در این سیستم در نظر گرفته شده است.
7. تعریف قوانین ماموریت و مرخصی اختصاصی
در این سامانه، هر سازمانی بسته به سیاست‌های کاری خود (حتی در بازه‌های زمانی خاص) امکان تعریف انواع مرخصی و ماموریت اختصاصی دارد. با توجه به قابلیت ثبت درخواست مرخصی و ماموریت به صورت آنلاین و از طریق اپلیکیشن، مدیران و پرسنل در سطح دسترسی خود امکان مشاهده گزارش ماموریت و مرخصی در پنل و گزارشگیری مانده مرخصی به تفکیک را خواهند داشت. همچنین قابلیت نمایش کارت مرخصی برای هر پرسنل و تعیین و بررسی مانده مرخصی در هر قراردادکاری در نظر گرفته شده است.
8. تعریف قوانین پویا
یکی از محدودیت‌های سیستم‌های حضور و غیاب قدیمی، عدم امکان تعریف قوانین پویا و بر اساس نیاز مجموعه‌ها بود. اما در سیستم حضور غیاب تحت وب، امکان تعریف قوانین پویا بر اساس نیاز و مجوز دسترسی (تفکیکی و گروهی) در نظر گرفته شده است. به عنوان مثال شما می‌توانید علاوه بر تعیین مجوز ثبت تردد از طریق پرسنل پنل مجوز ثبت درخواست گروهی و تفکیکی را تعریف کنید.
9. مدیریت حقوق و دستمزد
مهمترین دلیل استفاده از سیستم‌های کنترل تردد، ثبت دقیق و مدیریت ورود و خروج پرسنل به منظور محاسبه دقیق و عادلانه حقوق و دستمزد پرسنل است. به منظور سهولت در این امر، در سامانه حضور غیاب ابری علاوه بر امکان ثبت و مدیریت ترددها، امکان تعریف قراردادهای کاری و انواع حکم حقوقی در نظر گرفته شده است. شما می‌توانید با تعریف انواع روش‌های محاسبه حقوق و تعیین نرخ‌ها و ضرایب در احکام حقوق براحتی و بدون نیاز به تهیه نرم افزار جانبی به محاسبه حقوق و دستمزد بپردازید.
10. ثبت تردد بدون دستگاه و از طریق GPS
یکی از مشکلات سازمان‌های بزرگ و دارای چندین شعبه، یکپارچه سازی اطلاعات تردد در شعب مختلف یا پرسنل سیار در بین چندین شعبه است. همچنین در برخی از سازمان‌ها به دلیل سیاست‌های کاری از پرسنل دورکار استفاده می‌کنند و مشکلات ثبت و مدیریت زمان کاری این پرسنل یکی از مشکلات پیش روی آن‌ها است. اما در سامانه کنترل تردد آنلاین کلیه این مشکلات فکر شده و برای آن‌ها راه حلی ارائه شده است. در این سامانه علاوه بر امکان ثبت تردد آنلاین (استفاده از گوشی هوشمند) امکان بررسی صحت حضور بر مبنای GPS( برای پرسنل اعزامی و دورکار) در نظر گرفته شده است.
طراحی سامانه حضور و غیاب بدون دستگاه،به گونه‌ای است که هر کسب و کاری در هر سایزی امکان استفاده از آن را دارد. در واقع شما می‌توانید متناسب با سایز مجموعه خود اقدام به تهیه پکیج مورد نظر کنید. این نرم افزار قابل استفاده برای سازمان‌ها زیر 10 نفر تا سازمان‌هایی با بیش از 1000 نفر است. در واقع هیچ محدودیتی در استفاده از این سامانه برای سازمن‌ها وجود ندارد و با توجه به قابلیت ادغام اطلاعات با سایز نرم افزارهای مدیریت منابع انسانی، بهترین گزینه برای سازمان‌های بزرگ با چشم انداز موفقیت پیشرو است.
همانطور که در بالا اشاره شد، امکان تهیه این سیستم بر اساس سایز سازمان و تعداد پرسنل را خواهید داشت. شما می‌توانید پکیج‌های 10 نفره تا پکیج‌های بدون محدودیت تعریف پرسنل را تهیه کنید و در صورت نیاز از سایر ماژول‌های الحاقی از جمله ATSاستفاده کنید.
یکی از مهمترین مزایای این سیستم، عدم نیاز به هزینه نگهداری و آپدیت است و شما به صورت سالانه پکیج خود را تمدید خواهید کرد.
