روش های کنترل تردد پرسنل در هر سازمان عمیقا به سیاست های اقتصادی، مدیریتی، مقیاس سازمان و جهت مدیریت پرسنل بستگی دارد. در بسیاری از سازمان‌های کوچک از روش‌های ثبت دستی ساعات ورود و خروج استفاده میشود و قاعدتا استفاده از این روش برای سازمان‌های متوسط و بزرگ به هیچ عنوان مقرون بصرفه نیست. امروزه استفاده از روش های جدید ثبت تردد توسط دستگاه و نرم افزارهای حضورو غیاب مرسوم است که مزایای بساری دارد.
- ثبت تردد با استفاده از دستگاه های حضوروغیاب :
به طور کلی سه روش احراز هویت و ثبت تردد در دستگاههای حضور و غیاب وجود دارد که در ادامه به آن‌ها خواهیم پرداخت:
1-ثبت تردد با استفاده از کد
2- ثبت تردد با استفاده از تکنولوژی بیومتریک
3- ثبت تردد به صورت ترکیبی
-مزایا و معایب
تمامی این روش ها تنها با وجود داشتن دستگاه حضور و غیاب ممکن خواهد بود و از معایب این روش وابسته بودن به دستگاه و مکان است.
صرف هزینه برای خریداری دستگاه حضور و غیاب که با توجه به تکنولوژی احراز هویت دارای قیمت متفاوتی است و در صورت بزرگ بودن سازمان نیاز به خریداری چندین دستگاه است و هزینه های تعمیر و نگهداری در طول عمر دستگاه از جمله هزینه‌هایی پرداختی برای استفاده از سیستم کنترل تردد است. هرچند هزینه‌هایی که برای آموزش نیروی انسانی و آپدیت سالیانه نرم افزار نیز باید در نظر گرفت.
در برخی موارد نرم افزار ارائه شده همراه دستگاه کنترل تردد خریداری شده دارای قابلیت‌های مورد نیاز سازمان نیست یا به تدریج و با توسعه سازمان نیاز به امکانات و قابلیت‌های جدیدی داشته که توسط نرم افزار مورد استفاده پشتیبانی نمی‌شود. در چنین مواقعی باید نرم افزار دستگاه را تغییر داد و نیاز به کانفیگ جدید دستگاه است.
-ثبت تردد با استفاده از نرم افزارهای حضور وغیاب بدون نیاز به دستگاه:
همزمان با شیوع کرونا ویروس، بسیاری از دستگاههای کنترل تردد که برای احراز هویت نیاز به لمس دستگاه بود رسما بلا استفاده شده و دستگاههای تشخیص چهره بهترین گزینه بودند. اما مشکل به همینجا ختم نشده و احراز هویت با ماسک توسط دستگاه تشخیص چهره مشکل پیش روی سازمانها بود که به لطف روی کار آمدن هوش مصنوعی امکان تشخیص چهره با ماسک نیز به دستگاههای حضور و غیاب افزوده شد.
با استفاده از این اپلیکیشن‌ها بدون نیاز به دستگاه حضور و غیاب، تردد پرسنلرا ثبت کرد اما مبحث احراز هویت همچنان وجود دارد. اپلیکیشن ویندوز دارای محدودیت در مکان و زمان استفاده هستند اما اپلیکیشن وب و اندروید هیچ گونه محدودیتی در زمان و مکان استفاده ندارند.
ویژگی های بهترین نرم افزارهای حضور و غیاب بدون نیاز به دستگاه:
-مزایا و معایب
بطور کلی از مزایای چشمگیر استفاده از نرم افزار های حضور و غیاب بدون نیاز به دستگاه میتوان به موارد زیر اشاره کرد:
حفظ بهداشت برای پیشگیری ازابتلا به کرونا در بین کارکنان
کمک به فرهنگ دورکاری به ویژه در شرایط حال حاضر کرونا
صرفه جویی در هزینه های کسب وکار
نداشتن هرگونه دانش کامپیوتری و حسابداری جهت محاسبه زمان و تعیین دستمزد پرسنل
دسترسی آسان در هر زمان و مکان
از مهمترین معایب استفاده از نرم افزارهای حضور و غیاب بدون دستگاه میتوان به موارد زیر اشاره کرد:
-ایده استفاده از نرم افزارهای حضور و غیاب بدون نیاز به دستگاه برای تمام سازمانها ایده مناسبی نباشد و بیشتر برای کسب و کارهای کوچک و متوسط گزینه مناسبی محسوب میشود زیرا علاوه بر کارایی مناسب با هزینه پایین قادر به کنترل تردد کارکنان خود هستند .
-با توجه به سرعت پایین اینترنتی در برخی از نقاط کشور اگر پرسنلی بخواهد زمان ورود یا خروج خودش را با استفاده از اپلیکیشن های حضور و غیاب بصورت آنلاین ثبت کند تاخیر در ثبت یا عدم ثبت به دلیل مشکل در سرورهای مربوط به نرم افزار باعث ایجاد ناعدالتی و نارضایتی در بین پرسنل خواهد شد. برای کسب اطلاعات بیشتر به وب سایت ما به نشانی www.nanotime.ir مراجعه نمائید.
