شاید این سال برای شما پیش بیاید که خرید دستگاه ساعت زنی برای یک مجموعه کوچک چه اهمیتی دارد؟ نیروی کار و زمان از ارزشمندترین دارایی‌های هر کسب و کاری بشمار می‌رود. حال اگر در محاسبه ساعات کاری پرسنل دچار خطا شده و میزان حقوق پراختی کم و کاستی داشته باشد، منجر به نارضایتی خواهد شد. همچنین در صورت عدم نظارت، ممکن است پرسنل دیرتر در محل کار حاضر شوند یا زودتر محل کار را ترک کنند. بنابراین استفاده از یک سیستم مکانیزه برای مدیریت و ثبت دقیق ورود و خروج پرسنل از اهمیت بسزایی برخوردار است و به طور مستقیم در رشد بهروری سازمان تاثیر دارد.
پیش از تهیه دستگاه کنترل تردد، باید نیازهای مجموعه خود را به درستی شناسایی و بر اساس آن اقدام کنید. در ادامه به برخی از این موارد اشاره خواهیم کرد.
اندازه سازمان: یکی از عواملی موثر در تهیه سیستم حضور و غیاب برای سازمان‌ها بخصوص سازمان‌های بزرگ اندازه سازمان است. به عناون مثال دستگاه پیشنهادی برای یک سازمان با 10 پرسنل گزینه مناسبی برای سازمان‌های با تعداد پرسنل بالا نیست. در واقع با توجه به تعداد پرسنل باید دستگاه با ظرفیت مناسب را انتخاب کنید. ظرفیت ذخیره سازی (رکورد تردد و الگوی چهره و اثر انگشت) در دستگاه‌های مختلف متفاوت است و پیش از خرید حتما این مورد را مد نظر بگیرید.
پراکندگی و تعداد شعب سازمان: سازمان‌هایی که دارای چندین شعبه هستند بهتر است از سیستم حضور و غیاب آنلاین و بدون نیاز به دستگاه استفاده کنند. امروزه اکثر سازمان‌های چند شعبه از سامانه حضور و غیاب بدون دستگاه استفاده می‌کنند و پرسنل با استفاده از اپلیکیشن نصب شده بر روی گوشی تلفن همراه خود اقدام به ثبت تردد می‌کنند.
تعیین سطح دسترسی: یکی دیگر از مواردی که در حین تهیه سیستم کنترل تردد باید به آن توجه شود، تعیین سطح دسترسی به قسمت‌های مختلف سازمان است. در صورت نیاز به این مورد، باید دستگاه حضور و غیابی را تهیه کنید که مجهز به ماژول اکسس کنترل است. دستگاه‌های ساعت زنی مجهز به ماژول کنترل دسترسی دارای قیمت بالاتری هستند.
نرم افزار حضور و غیاب: معمولا به همراه هر دستگاه ساعت‌زنی یک نسخه نرم افزار حضور و غیاب ارائه می‌شود. در واقع نرم افزار حکم قلب تپنده سیستم کنترل تردد را دارد و به منظور تجزیه و تحلیل و محجاسبه ساعات کارکرد، داده‌های ذخیره شده روی دستگاه باید به نرم افزار منتقل شود. در برخی از نرم افزارهای حضور و غیاب ارائه شده همراه، محدودیت تعریف تعداد پرسنل و شیفت کاری داریم و نیاز به تهیه نسخه‌های پیشرفته با امکان تعریف تعداد نامحدود شیفت و گروه کاری است.
همچنین برخی از کسب و کارها به دلیل ماهیت خود، نیاز به تعریف شیفت‌های پیچیده یا سفارشی سازی نرم افزار خود دارند. بیمارستان از جمله کسب و کارهایی هستند که دارای شیفت‌بندی پیچیده هستند و در حین تهیه سیستم حضور و غیاب باید به این موارد توجه شود.
نیاز به یکپارچه سازی اطلاعات: در صورتی که در سازمان شما از سیستم حقوق و دستمزد یا سایر نرم افزارهای منابع انسانی استفاده می‌شود و نیاز به یکپارچه سازی اطلاعات با داده‌های تردد پرسنل دارید، پیش از خرید سیستم حضور و غیاب، حتما با فروشنده این مورد را درمیان بگذارید. امروزه اکثر سیستم‌های حضور و غیاب ابری قابلیت اتصال به نرم افزارهای ERP را دارد.
تکنولوژی احراز هویت: دستگاه‌های حضور و غیاب موجود در بازار معمولا به دو روش کارت و بیومتریک برای احراز هویت استفاده می‌کنند. برخی از دستگاه‌ها به طور همزمان از چندین روش احراز هویت پشتیبانی می‌کنند که در اصطلاح به آن‌ها دستگاه‌های هیبریدی می‌گویند. دستگاه‌های ساعت زن کارتی، نسبت به بیومتریک دارای قیمت مناسبتری هستند اما امکان تلقب در آن‌ها زیاد است. و دستگاه‌های بیومتریک از امنیت بالاتری برخوردار هستند و با توجه به استفاده از الگوی چهره، اثر انگشت یا کف دست، امکان تلقب در آن‌ها بسیار کم است.
سهولت استفاده: کاربری سیستم باید هم برای کارمندان و هم برای مدیران آسان باشد و کارکردن با آن سخت و پیچیده نباشد. در برخی از سازمان‌ها دستگاه کارتی به دلیل سهولت استفاده گزینه مناسبی است اما در کارگاه‌های صنعتی دستگاه‌های تشخیص چهره بهترین گزینه هستند. همچنین چگونگی خروجی گرفتن از داده‌های دستگاه برای محاسبه کارکرد پرسنل برای مدیران نباید سخت باشد. بهتر است برای تجربه کاربری بهتر، از کمک کارشناس نصب و آموزش دستگاه در حین راه‌اندازی سیستم حضور و غیاب استفاده کنید.
گزارشگیری: گزارشگیری و تجزیه و تحلیل داده‌ها کمک می‌کند تا مشکلات موجود و احتمالی را شناسایی و رفع کنیم. در صورت نیاز به تهیه گزارش‌های جامع مطمئن شوید نرم افزار سیستم مورد نظر امکان تهیه گزارش‌های جامع و پیشرفته را دارد یا خیر.
امنیت: امنیت داده ها در درجه اول اهمیت قرار دارد. اطمینان حاصل کنید که سیستم برای محافظت از اطلاعات حساس کارکنان، رمزگذاری، کنترل‌های دسترسی و پشتیبان‌گیری منظم ارائه می‌دهد.
مقیاس پذیری: رشد آینده را در نظر بگیرید. سیستم حضور و غیابی را انتخاب که در صورت افزایش تعداد کارکنان یا بزرگ شدن سازمان، امکان توسعه داشته باشد. به عنوان مثال سامانه حضور و غیاب ابری نانوتایم 360، با اضافه شدن
بودجه: سیستم‌های حضور و غیاب از نرم‌افزار پایه رایگان تا دستگاه‌های پریمیوم با ویژگی‌ها را شامل می‌شود. بودجه واقع بینانه ای را تعیین کنید که با نیازهای شما همسو باشد.
نصب و آموزش حرفه ای: یک راه اندازی صاف تضمین می کند که کارمندان می توانند از روز اول به طور موثر از سیستم استفاده کنند.
پشتیبانی فنی: پشتیبانی فنی قابل اعتماد برای رسیدگی به هر مشکلی که ممکن است ایجاد شود ضروری است.
خدمات مشتری: یک تیم خدمات مشتری پاسخگو می تواند به سوالات پاسخ دهد و راهنمایی های مداوم ارائه دهد.
نرم‌افزار حضور و غیاب: نرم‌افزار مبتنی بر فضای ابری یا در محل به کارمندان اجازه می‌دهد تا از طریق رایانه یا برنامه تلفن همراه با ساعت وارد یا خارج شوند. این گزینه خوبی برای نیروهای کار از راه دور یا سیار است. برخی ویژگی‌هایی مانند زمان‌بندی، مدیریت مرخصی و ردیابی پروژه را ارائه می‌دهند.
از دیدگاه منابع انسانی، دستگاه‌های حضور و غیاب مزایای بسیاری را برای سازمان‌ها ارائه می‌کنند. افزایش دقت و کارایی، کاهش خطا، افزایش پایبندی به قانون، آرشیو اطلاعات، کاهش غیب و تاخیر، کاهش هزینه‌ها و بهبود مدیریت منابع انسانی از مهمترین مزایای استفاده از سیستم کنترل تردد است.
