سانترال چیست
برای برقراری ارتباط با مشتریان از تلفن استفاده می‌کنیم اما اگر یک سیستم تلفنی وجود داشته باشد که امکاناتی فراتر از یک خط تلفن را به ما بدهد چه؟
برای مثال سیستمی که بتواند به هریک از کارمندان درون سازمان بدون اینکه نیاز باشد یک خط آنالوگ خریداری کنیم داخلی اضافه کند تا کارمندان بتوانند بدون پرداخت هزینه و در کمترین زمان ممکن با گرفتن شماره داخلی همکاران مد نظر با هم در ارتباط باشند.
این تنها یکی از امکاناتی است که سیستم تلفنی سانترال به ما ارائه می‌دهد. با روی کار آمدن کسب و کارهای فراوان، استفاده از سیستم سانترال نیز بیشتر شده است؛ زیرا صاحبان مشاغل می‌توانند خطوط تلفن زیادی را به وسیله‌ی یک شبکه پرکاربرد مرکزی، کنترل کنند.
در ادامه این مطلب با هم ببینیم که این سیستم چیست؟ چه امکاناتی به ما می‌دهد؟ چرا باید به سمت سانترال برویم؟
سیستم سانترال یا سیستم مرکز تلفن، مجموعه‌ای از تجهیزات مخابراتی و ابزار ارتباطی است که یکسری امکاناتی را فراهم می‌کند تا افراد داخل یک مجموعه و مشتریان بیرون از شرکت بتوانند ارتباط بهینه تر، ساده تر و کاربردی تری با هم داشته باشند.
از اصلی‌ترین کارهای این سیستم این است که خطوط شهری را به خطوط داخلی تبدیل می‌کند. ممکن است به خاطر داشته باشید که در گذشته، شرکت‌ها و ادارات، برای برقراری ارتباط با مشتری از تلفن‌های قدیمی استفاده می‌کردند و این روش نیاز به خطوط جداگانه زیادی داشت.
این کار به مرور زمان، باعث زیاد شدن خطوط تلفن، اشغال فضا، عدم مدیریت خطوط و سختی برقراری ارتباط می‌شود و افراد برای تماس با بخش موردنظر خود باید زمان زیادی منتظر بمانند.
اما سیستم سانترال به کمک حل این مشکل آمد و این امکان را به وجود آورده که تمامی خطوط تلفن مورد نیاز به یک سرور اصلی وصل شوند. در این روش، خطوط داخلی مختلف، جای استفاده از چند خط تلفن جداگانه را گرفت.
این کار باعث بالا رفتن سرعت کار و دسترسی آسان و راحت مشتریان و مخاطبان به بخش داخلی مورد نظر شد و اگر این سیستم نبود تماس‌های مشتریان با مشکلات زیادی روبه‌رو می‌شدند.
بهتر است بدانید که با استفاده از سیستم سانترال، خطوط به راحتی مدیریت و کنترل می‌شوند. همچنین در هزینه‌های اضافی نیز صرفه‌جویی می‌شود؛ یعنی دیگر نیازی ندارید تا افرادی را برای پاسخگویی به خطوط جداگانه استخدام کنید، سانترال امکان آن را فراهم می‌کند که بدون اپراتور انسانی و تنها با یک تنظیمات ساده، خطوط خود را مدیریت کنید.
مشتریان می‌توانند به وسیله سیستم سانترال با راهنمایی تلفن گویا در کمترین زمان ممکن با بخش موردنظر خود ارتباط برقرار کنند و دیگر نیازی نیست تا زمان زیادی را منتظر بمانند.
اگر مشکل کمبود خط تلفن یا همان خطوط آنالوگ را دارید و نمی‌توانید از مخابرات به میزان کافی خط دریافت کنید مقاله خط تلفن اینترنتی را بخوانید یا با مشاورین ما تماس بگیرید.
بعد از آن که با تعریف این سیستم آشنا شدید بهتر است بدانید که سانترال چه ویژگیهایی دارد:
دستگاه سانترال بر اساس مقدار ظرفیت و نحوه برقراری ارتباط بین خطوط به انواع مختلفی تقسیم می‌شوند:
علاوه بر این، عدم نیاز به اینترنت، شخصی‌سازی زیرساخت‌ها برای مدیریت، هزینه کمتر، تنظیم آسان، از دیگر مزایای اصلی دستگاه سانترال کم ظرفیت به شمار می‌آید.
دستگاه سانترال با ظرفیت بالا یکی از پرکاربردترین دستگاه‌های سانترال به شمار می‌رود. این دستگاه با ظرفیت بالا، قابلیت پشتیبانی از خطوط داخلی و شهری بیشتری دارد و می‌تواند انتخاب مناسبی برای شرکت‌ها و کسب و کارها باشد. اضافه کردن داخلی جدید، پشتیبانی مستمر و مقرون به صرفه، دریافت خطوط شهری بیشتر از ویژگی‌های اصلی دستگاه سانترال با ظرفیت بالا است.
اگر می‌خواهید بدانید که امکانات سانترال چیست بهتر است بدانید که سیستم سانترال یک سری امکانات مهمی دارد که باید به وسیله وارد کردن کد در بخش تنظیمات، از امکانات آن استفاده کنید. در این بخش به مهم‌ترین ویژگی‌های سانترال می‌پردازیم:
یکی از امکانات این دستگاه، ضبط جزییات مکالمه است. شما می‌توانید با استفاده از این قابلیت، تمامی مکالمه‌ها را از زمان شروع تماس، مدت مکالمه و تماس‌های ورودی و خروجی بررسی کنید. البته بهتر است بدانید که برای مدیریت بهتر تماس‌ها شما می‌توانید از همه تماس‌ها یک پرینت بگیرید.
شما می‌توانید با تنظیم زمان‌هایی مثل روز، شب و ساعت استراحت کارمندان، اطلاعات دقیقی از زمان برقراری ارتباط با کارمندان به مخاطب و مشتری خود بدهید. به این صورت که تلفن را برای زمان ناهار و استراحت کارمندان تنظیم می‌کنید و اگر تماسی برقرار شود به شیفت موردنظر وصل می‌شود.
یکی از قابلیت‌های سیستم سانترال که در صرفه‌جویی هزینه‌ها بسیار کارآمد عمل می‌کند، بستن صفر تلفن برای محدود کردن تماس‌ها است. در این زمان شما می‌توانید با بستن دو صفر تلفن، امکان تماس با خارج از کشور را محدود کنید.
همچنین اگر یک صفر تلفن را ببندید، تنها تماس‌های داخل شهری امکانپذیر است. البته توجه داشته باشید که شما می‌توانید سانترال را به شکلی تنظیم کنید که برای تماس در شرایط استثنایی مثل تماس با تلفن همراه و شهرهای خاص که نیاز به شماره‌گیری صفر دارند، با مشکلی مواجه نشوید.
یکی از ویژگی‌های استفاده از سانترال، پاسخگویی به آیفون است. در این روش شما می‌توانید آیفون را به یکی از داخلی‌ها وصل کنید. در این صورت اگر کسی آیفون را بزند، داخلی موردنظر زنگ می‌خورد و شما می‌توانید از طریق خط داخلی آن را پاسخ دهید. البته بهتر است بدانید که با وصل شدن آیفون به سانترال، می‌توانید در را نیز باز کنید.
با استفاده از سیستم سانترال، شما می‌توانید بدون نیاز به اینترنت، یک کنفرانس تلفنی برگزار کنید. سانترال شرایط برقراری پنج کنفرانس را به صورت همزمان دارد.
قابلیت تلفن گویا، این امکان را برای مخاطبان و مشتریان فراهم می‌کند تا بتوانند با شماره‌گیری داخلی موردنظر، با بالاترین سرعت ممکن با کارشناس موردنظر ارتباط برقرار کنند. در سیستم قدیمی، خطوط جداگانه خریداری می‌شد و افراد برای ارتباط با بخش موردنظر خود باید با منشی تماس می‌گرفتند.
این کار باعث اشغال دائم خطوط تلفن و در نتیجه پایین آمدن سرعت بازدهی می‌شد. اما امروزه با نصب دستگاه سانترال، افراد با راهنمایی تلفن گویا، با داخلی موردنظر خود تماس می‌گیرند و به همان بخش مخصوص وصل می‌شوند.
برای نصب دستگاه سانترال باید به یک سری نکات توجه کنید:
برای نصب دستگاه سانترال شما باید مکان مناسبی را روی دیوار درنظر بگیرید. توجه داشته باشید که مکانی که انتخاب می‌کنید با زمین فاصله استانداردی داشته باشد تا گرد و خاک کمتری وارد دستگاه سانترال شود.
در این مرحله ابتدا باید مسیر خطوط مخابراتی تا سانترال مشخص شود. بعد از آن که این مسیر به طور کامل و دقیق مشخص شد یک نقشه طراحی می‌شود که در آن خطوط مخابراتی، خطوط داخلی و شماره خط با رنگ‌بندی کامل، نمایش داده می‌شود.
یکی از نکات مهمی که در نصب و راه‌اندازی سانترال باید به آن توجه کنید، توجه به نوع سیم‌بندی داخلی است. یعنی شما باید درنظر بگیرید که نوع خط موردنظر شما دیجیتال است یا آنالوگ و هیبریدی. همچنین با درنظر گرفتن رنگ‌بندی کابل مخابراتی، زوج‌سیم‌های خطوط داخلی از مرکز تلفن تا کابل آنفولان، پست مخابراتی و پریز تلفن، انتقال داده می‌شود.
با استفاده از دستورالعمل دفترچه راهنمای سانترال و سایر لوازم مثل پیچ‌ها و پایه‌های همراه دستگاه، آن را روی دیوار نصب کنید. اگر دستگاه سانترال موردنظر دارای باتری بکاپ و موزیک پشت خط، دستگاه ضبط مکالمه و تجهیزات دیگر است باید در هنگام نصب در جای مخصوص به خود قرار بگیرند.
در این مرحله شما باید یا روش برنامه‌ریزی کامپیوتری را انتخاب کنید یا تلفنی. بعد از آن با کمک گرفتن از دفترچه راهنمای موجود، دستگاه سانترال را تنظیم کنید. تاریخ سیستم، انتخاب شماره و نام خط داخلی، شامل این تنظیمات می‌شوند.
همچنین می‌توانید بر اساس نیاز خود برای برقراری ارتباط داخل شهری، بین شهری و خارج از کشور، روی دستگاه سانترال، یک برنامه تنظیم کنید. با این روش، کاربران فقط می‌توانند به همان کدهایی که شما روی سانترال تنظیم کرده‌اید دسترسی داشته باشند.
برای این که یک بدانید هزینه نصب سانترال چقدر است باید به یک سری از نکات در هنگام نصب و راه‌اندازی آن توجه کنید:
برای برآورد هزینه نصب و راه‌اندازی دستگاه سانترال، تمامی این موارد بررسی می‌شوند.
سخن آخر
در این مقاله با کلیت دستگاه سانترال و کارآیی آن آشنا شدید و دانستید که سانترال چیست. با توجه به کاربرد سانترال شما می‌توانید علاوه بر مدیریت تماس‌ها، در هزینه‌های دیگر مانند استخدام نیروی کار نیز صرفه‌جویی کنید.
اگر می‌خواهید مجموعه کاری خود را به سانترال مجهز کنید، دانستن آن که این سیستم چیست و اطلاعات به دست آمده در این زمینه به شما کمک بسیاری می‌کند اما برای آن که بتوانید انتخاب مناسب و کارآمدتری داشته باشید بهتر است با متخصص‌هایی در این زمینه نیز مشورت کنید.
https://avashnet.com/%d8%b3%d8%a7%d9%86%d8%aa%d8%b1%d8%a7%d9%84-%da%86%db%8c%d8%b3%d8%aa/
