احتمالا برای شما هم پیش آمده باشد که در جریان یک پروژه کاری ناچار شوید موبایل خود را به صورت مداوم برای اطلاع از آخرین تغییرات و مکالمات چک کنید. با این وجود، باز هم ممکن است چیزی شبیه به این‌ها از دست‌تان در رفته باشد:
⚠️فایل هزینه‌ها را که دیروز ایمیل کردم.
⚠️زمان و محل جدید جلسه را در واتساپ برایتان فرستاده بودم.
⚠️کامنت من را زیر تسک مربوطه ندیدی؟
استفاده همزمان از چندین ابزار همکاری تیمی، می‌تواند 5 دردسر بزرگ را برای تیم‌ها درست کند.
یکی از چالش‌های اصلی هنگام مدیریت پروژه‌های متعدد در چندین ابزار همکاری تیمی، بار شناختی بسیار زیادی است که بر افراد و تیم‌ها وارد می‌کند. هر پلتفرم؛ رابط، اعلان‌ها و گردش کار منحصربه‌فرد خود را دارد. جابه‌جایی مداوم بین ابزارها حفظ تمرکز را دشوار می‌کند و می‌تواند منجر به پدیده‌ای به نام «خستگی تصمیم» شود که حسی شبیه فرسودگی مفرط ایجاد می‌کند و بهره‌وری را کاهش می‌دهد.
به عنوان مثال، مدیریت چت‌های کاری در ابزاری مثل مایکروسافت تیمز یا اسلک در کنار مدیریت مکاتبات در اوت‌لوک، نیازمند این است که افراد تیم مدام این موضوع را در ذهن داشته باشند که کدام تسک را در کدام ابزار پیگیری کنند. این بار شناختی، باعث بروز اشتباهات، از دست دادن پیام‌ها و ناکارآمدی در مدیریت پروژه می‌شود.
زمانی که سازمان‌ها برای فرایندهای کاری روزمره خود به فناوری‌های متعدد تکیه می‌کنند، ارتباطات پراکنده ایجاد می‌شود. اعضای تیم ممکن است پیام‌ها، به‌روزرسانی‌ها و وظایف مرتبط با پروژه را در ابزارهای مختلف دریافت کنند که پروسه پیگیری را دشوار می‌سازد. این پراکندگی می‌تواند منجر به اطلاعات از دست رفته و عدم انسجام بین اعضای تیم شود.
پشتیبانی و نگهداری از چندین ابزار همکاری تیمی، به معنای استقرار، نگهداری و تلاش‌های امنیتی بیشتر برای بخش فناوری اطلاعات(IT) شرکت است. تعداد ابزارهایی که هر سازمان می‌تواند به طور موثر مدیریت کند محدود است. هم‌چنین ممکن است تیم‌ها نیاز به آپلود اسناد و یا به اشتراک‌گذاری اطلاعات به طور جداگانه در هر ابزار داشته باشند. این افزونگی علاوه بر صرف زمان، احتمال خطاها و ناهماهنگی‌ها را نیز افزایش می‌دهد.
در طول سال ۲۰۲۰، اپلیکیشن زوم بیش از ۴۸۵ میلیون بار دانلود شده است؛ ۳۰ برابر بیشتر از ۲۰۱۹ که ۱۶ میلیون بار دانلود شده بود. بعد از همه‌گیری کرونا، تقریبا هر کسی کار با زوم یا سایر ابزارهای همکاری را بلد بود. این البته چالش‌برانگیز نبود، اما جابه‌جایی بین پلتفرمهای مختلف در شرایطی استرس‌زا، چالش‌برانگیز است و نیازمند صرف زمان برای حفظ تمرکز است.
هر ابزار منحنی یادگیری خاص خود را دارد. کارمندان سازمان برای کسب مهارت در هر یک از ابزارها، نیاز به زمان دارند که می‌تواند بر کارایی کلی تأثیر بگذارد. علاوه بر آن، به‌روزرسانی‌ها و تغییرات در این ابزارها می‌تواند منحنی یادگیری را تشدید کند و به بازآموزی مداوم نیاز داشته باشد.
اتصال چندین ابزار همکاری برای اینکه به صورت یکپارچه و با هم کار کنند، می‌تواند یک تلاش پیچیده و هزینه‌بر باشد. در حالی که برخی از این ابزارها، امکاناتی برای یکپارچه‌سازی با پلتفرمهای سرشناس ارائه می‌دهند، اطمینان از اینکه جریان داده‌ها به صورت روان بین آن‌ها اتفاق می‌افتد، احتمالا چالش‌های فنی هم به همراه دارد.
بدون یکپارچه‌سازی مناسب، ممکن است مدیران پروژه خود را در حال انتقال دستی اطلاعات بین ابزارهای مختلف پیدا کنند؛ کاری که هم زمان‌بر است و هم مستعد خطاست.
بر اساس نیازهای پروژه، یک مدیر یا سرپرست ناچار است از چندین ابزار استفاده کند و این عاملی خواهد بود برای بیداری حسی به نام ترس از دست دادن. نمی‌توان به طور قاطع گفت که هر کسی چنین حسی را تجربه کرده است، اما استفاده همزمان از چند ابزار، می‌تواند باعث شود که شما موبایل خود را به صورت مداوم برای اتفاقات جدید چک کنید.
انتخاب یک ابزار یکپارچه همکاری تیمی و مناسب می‌تواند ارتباطات درون سازمانی را ساده کند، خطاها را کاهش دهد و موجب افزایش کارایی کلی تیم شود.
این نوشته برگرفته از مقاله‌ای در سایت Project Review Insights است.
