اخذ ایزو برای شرکت یا هر کسب‌وکار به معنای این بوده که آن مجموعه استانداردهای بین‌المللی را در یکی از انواع استانداردهای رایج دارا است. این استانداردها توسط سازمان بین‌المللی استانداردسازی که به ایزو (ISO) مشهور است، تعیین و منتشر می‌شود.
روند کلی کار این است که ابتدا شرکت مذکور جهت دریافت گواهینامه ایزو اقدام میکند. چنانچه از شرایط لازم برخوردار باشد، مدارک موردنیاز را تهیه و در اختیار مراجع صادرکننده گواهینامه ایزو قرار می‌دهند تا پس از طی اقدامات قانونی گواهی ایزو برای شرکت صادر شود.
دریافت این سند نشان می‌دهد که شرکت شما استانداردهای لازم را برای رقابت در سطح داخلی و جهانی دارد؛ بنابراین علاوه بر این که می‌توانید مشتریان بیشتری را به سمت خود جذب کرده و به سوددهی بالاتری دست پیدا کنید، میزان رضایتمندی و اعتماد آن‌ها را نیز بیش‌ازپیش خواهید کرد. اما بهتر است قبل از پرداختن به نحوه دریافت گواهینامه ایزو برای شرکتها، بیشتر با آن آشنا شویم.
گواهینامه که به زبان انگلیسی Certification گفته می‌شود در وب سایت اصلی ایزو این‌گونه تعریف شده است: «گواهینامه از دو جنبه اهمیت دارد؛ اول اینکه باعث اعتبار شما می‌شود و دو اخذ آن برای برخی از کسب و کارها لازم و ضروری است.» طبق گفته همین سایت، مراجع صدور ایزو (CASCO) استانداردهای مشخصی را تعیین کرده‌اند که برای دریافت ایزو برای شرکت یا هر مجموعه‌ای این استانداردها باید رعایت شده باشند.
در این تعریف نکته مهمی وجود دارد این که منظور از مراجع صدور گواهینامه ایزو چیست؟
بله درست متوجه شدید که منظور از سؤال بالا، شرکت‌های صادرکننده گواهینامه ایزو هستند که به Certification Bodies یا شرکت‌های CBمعروف هستند. شرکت‌های سی بی از طرف سازمان اصلی استاندارد مجوز صدور گواهینامه ایزو برای شرکتها را دریافت کرده‌اند.
در ایران این شرکتها به‌عنوان نهادهای صادرکننده ایزو شناخته می‌شوند که تعداد آن‌ها کم هم نیست. اما مسئله‌ی مهمی که در این جا وجود دارد اعتبار این شرکتها است. یعنی ممکن است با آن که مجوز صدور گواهینامه ایزو را دارند، اما گواهی ارائه شده توسط آن‌ها از اعتبار بین‌المللی برخوردار نباشد. پس یک پرسش مهم دیگر این که چطور بفهمیم یک شرکت صادرکننده گواهینامه ایزو برای شرکت ما معتبر است؟
در کشور ما دو نوع شرکت CB خصوصی و بین‌المللی وجود دارد. اعتبارسنجی شرکت‌های CB بین‌المللی به این صورت است که مرکز استاندارد کشور ذکر شده که به آن‌ها AB(Accreditation Body) گفته می‌شوند، باید اعتبار آن شرکت را تأیید کند. اما شرکت‌های خصوصی تحت اعتبار گواهینامه ایزو برای شرکتها صادر می‌کنند که در مجامع بین‌المللی معتبر نیستند.
برای این که به لیست شرکت‌های سی بی بین‌المللی در ایران دست پیدا کنید باید به سایت مرکز ملی تأیید صلاحیت ایران (NACI) مراجعه کنید. این مرکز دارای تأییدیه از انجمن بین‌المللی نهادهای اعتبارسنجی IAFبوده و تنها مرجعی است که می‌توانید از معتبر بودن شرکت صادرکننده ایزو اطمینان حاصل کنید.
همچنین بررسی مجوز رسمی شرکت سی بی که از وزارت صمت دریافت کرده است از ملزومات اعتبارسنجی آن شرکت محسوب می‌شود.
همچنین برای اطمینان از این که گواهینامه ایزو صادر شده برای شرکت شما معتبر است یا خیر و این که توسط مراجع بین‌المللی تأیید می‌شود، کافی است به آدرس زیر مراجعه کنید.
https://www.iafcertsearch.org/
سپس در قسمت Company Name نام و مشخصات شرکت خود را وارد کنید تا لیست گواهی‌های تأیید شده نشان داده شود.
در اولین قدم باید مشخص کنید که قصد دریافت کدام یک از انواع گواهینامه ایزو را دارید. چرا که سازمان بین‌المللی استاندارد (ISO) استانداردهای مختلفی را در قالب نام‌های گوناگون برای حوزه‌های مختلف تدوین و ارائه کرده است. (سری 9000 مشهورترین سری استاندارد ایزو است که کیفیت محصولات و یا خدمات شرکتها را نشان می‌دهد.)
انتخاب نوع ایزو بر اساس اهداف شرکت تعیین می‌شود. این اهداف ممکن است بهبود فرایندهای کسب‌وکار، صادرات و یا شرکت در مناقصه باشد. چرا که هدف اصلی دریافت ایزو برای شرکت، رساندن این پیام به دیگران است که در این جا حداقل استانداردها رعایت شده و مورد تأیید قرار گرفته است. با این حال در زیر نام تعدادی از استانداردهای شناخته‌شده‌ی ایزو را می‌توانید مشاهده کنید:
· گواهینامه ایزو 9001: استاندارد مدیریت کیفیت
· گواهینامه ایزو 45001: استاندارد سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت
· گواهینامه ایزو 14001: استاندارد مدیریت مسئولیت‌های زیست محیطی
· گواهینامه IMS: سیستم مدیریت یکپارچه (شامل سه استاندارد 9001، 14001 و 45001)
· گواهینامه ایزو 50001: استاندارد سیستم مدیریت انرژی
· گواهینامه ایزو 31000: استاندارد مدیریت ریسک
· گواهینامه ایزو 18001OHSAS : استاندارد بهداشت شغلی و ایمنی در کار
· گواهینامه ایزو 27001: استاندارد امنیت سایبری
به عقیده کارشناسان مهم‌ترین و اصلی‌ترین مرحله از مراحل دریافت گواهینامه ایزو این مرحله است. در این مرحله باید بر اساس نوع گواهینامه‌ای که انتخاب کرده‌اید، اقدام به مهیاسازی شرایط شرکت خود طبق قوانین آن استاندارد کنید. (برخی از این شرایط در ادامه خواهیم گفت.) جهت کسب اطلاع و نحوه‌ی انجام دقیق بندهای استاندارد انتخابی لازم است که با نهادهای مربوط به گواهینامه ایزو برای شرکت مراجعه و مشورت کنید.
پس از آن که شرکت را برای اخذ گواهینامه ایزو آماده و مهیا ساختید در این مرحله باید طبق آن چه که در بالا درباره‌ی اعتبارسنجی شرکت‌های CBگفتیم، یکی از آن‌ها را انتخاب کنید. لازم به ذکر است بدانید که گاهی شرکت‌های واسطه‌ای وجود دارند که می‌توانند پس از انجام مراحل معین، گواهینامه ایزو برای شرکت شما را از مراجع اصلی کسب کنند.
در این گام لازم است که الزامات ایزو درخواستی توسط یک ممیز کار مشخص و اجرا شود تا پس از بازبینی و اندازه‌گیری در صورت انطباق امکان صدور گواهینامه ایزو برای شرکت میسر شود. ممیزی ایزو بر اساس زمان حسابرسی به چهار صورت زیر انجام می‌گیرد:
1) ممیزی داخلی
2) ممیزی خارجی
3) ممیزی مجدد پس از صدور گواهینامه
4) ممیزی‌های دوره‌ای و سالانه مراقبتی
پس از عقد قرارداد و تکمیل فرم‌ها، مدارک موردنیاز را تهیه کرده و تحویل می‌دهید. لیست مدارک اخذ گواهینامه ایزو بر حسب نوع ایزو متفاوت است. اما برخی از مهم‌ترین آن‌ها را زیر آورده‌ایم. در این مرحله کار شما تمام بوده و باید منتظر صدور گواهینامه الکترونیکی و رجیستری آن در سایت اعتباردهی مربوطه باشید.
· فرم‌های درخواست گواهینامه ایزو برای شرکت
· اساسنامه و روزنامه رسمی شرکت
· دستورالعمل استاندارد ایزو انتخابی
· خط مشی کیفیت
· نظام‌نامه کیفی
· چک‌لیست‌های لازم
· فرم اهداف کیفی
· گزارش ممیزی داخلی
هزینه دریافت ایزو ۹۰۰۱ یا هر نوع گواهینامه ایزو دیگر به عوامل متعددی بستگی دارد که خصوصی یا بین‌المللی بودن شرکت CB از جمله مهم‌ترین آن‌ها است. همچنین گاهی اوقات برخی از شرکتها خود مرجع صدور گواهینامه ایزو نیستند و در واقع واسطه هستند؛ بنابراین هزینه اخذ ایزو ممکن است متفاوت باشد. بهترین راه برای فهمیدن قیمت دریافت گواهینامه ایزو برای شرکت مشاوره با کارشناسان مجموعه است.
اخذ گواهینامه ایزو فوری به عوامل مختلفی بستگی دارد که مهم‌ترین آن‌ها شامل موارد زیر هستند:
مدت‌زمان اعتبار گواهینامه ایزو برای شرکت سه سال است. البته در پایان هر سال نیاز به ممیزی و بازبینی سالانه خواهد بود. پس از پایان سال سوم زمان انقضای گواهی فرا رسیده و برای صدور مجدد آن باید اقدام کرد.
جهت تمدید لازم است که پس از ممیزی، درخواست تمدید را برای شرکت مرجع صادرکننده گواهینامه ایزو ارسال کنید. بسته به سطح اعتبار شرکت، مدت‌زمان تمدید ممکن است یک روز تا یک ماه به طول بینجامد. در ضمن هزینه تمدید گواهینامه ایزو متغیر و بین 40 تا 70 درصد هزینه اولیه صدور خواهد بود.
جمع‌بندی
در این مطلب نحوه دریافت گواهینامه ایزو برای شرکت و سازمان‌ها را بررسی کردیم. گفتیم که پس از انتخاب نوع ایزو، باید مرجع صدور گواهینامه را تعیین کنیم. سپس ممیزی را اجرا کرده تا گواهی صادر شود. در انتها لازم است یادآوری کنیم که به منظور انجام صحیح و دقیق مراحل دریافت گواهینامه ایزو نیاز به مشاوره با کارشناسان و افراد خبره در این کار خواهید داشت.
