انبار یکی از واحد های یک کارخانه یا کارگاه می باشد که نقش مهمی در سازماندهی آن دارد. امروزه انبار دیگر حالت یک محفظه را ندارد بلکه عملیات آن زمانی کافی و رضایت بخش است که از دو جهت اطلاعاتی و فیزیکی مورد توجه قرار گیرد.
در این نوشته قصد داریم شما را با اصطلاحات انبارداری (عمومی و تخصصی) آشنا سازیم
برای راحتی در مدیریت انبار و ارتباط راحت تر آن با کارکنان سازمان مجموعه ای از اصطلاحات به کار میرود که به اصطلاحات انبارداری معروف است.
برخی از این اصطلاحات تخصصی و برخی عمومی هستند
به طور کلی انبار محل و فضایی است که یک یا چند نوع کالای بازرگانی ،صنعتی یا مواد اولیه یا فرآورده های مختلف که اساس یک سیستم صحیح طبقه بندی و تنظیم می گردد.
در ادامه این مقاله همچنین شما را با اصطلاحات عمومی و تخصصی از قبیل: حد تجدید سفارش، حداقل موجودی کالا، باصرفه ترین مقدار سفارش و ... در حوزه انبارداری آشنا کنیم.
انباردار: کسی که تمام مسئولیت های مدیریت انبار و ورود و خروج کالا را بر عهده می گیرد . آن ها وظایفی را بر عهده دارند که در زیر برخی از آن ها را معرفی خواهیم کرد :
در هر سیستم و کسب و کاری مجموعه ای از اصطلاحات وجود دارد که بین کارکنان در آن سیستم مورد استفاده قرار میگیرد که سیستم انبارداری نیز از این قاعده مستثنی نیست. در زیر به تعدادی از مهم ترین اصطلاحات انبارداری پرداخته خواهد شد.
موجودی به تمام دارایی هایی که در انبار جهت فروش یا ساخت نگه داری می شود تا در زمان معین مصرف شود یا به دست مصرف کننده برسد اطلاق می گردد.
بر روی هر کالا برچسبی زده می شود که اطلاعاتی مانند نوع، تعداد و برخی اطلاعاتی که زمان حمل و نقل مهم است، نوشته می شود.
کاردکس انبار کارتی است که اطلاعاتی مانند ورود، خروج و میزان موجودی محصول در آن قید می شود
این اصطلاح با نام کارت قفسه نیز شناخته می شود و به کارتی گفته می شود که در کنار قفسه هر کالایی نصب می شود که اطلاعات مربوط به هر کالا در آن درج می شود.
مواد خامی که برای تولید سایر کالا ها مورد استفاده قرار می گیرد.
به کالا هایی گفته می شود که به صورت تکمیل ساخته نشده و تنها جزئی از کالا ساخته شده است.
به تمامی کالاهایی که مراحل ساخت آن تمام شده و آماده عرضه به بازار می شوند گفته می شود
به چینش درست کالا در انبار به منظور راحتی در دسترسی و صرفه جویی در زمان گفته می شود که با توجه به نوع کالا و انبار متفاوت است.
کد گذاری کالا در انبار داری به منظور تشخیص و یافتن کالا در انبار می باشد که باعث صرفه جویی در هزینه های اضافی و زمان می شود. کد گذاری به صورت حروف و اعداد بر روی کالا یا بر روی قفسه درج می شود.
برای هر کالا در انبار حداقل و حداکثری در نظر گرفته می شود که اگر موجودی یک کالا در انبار به حداقل نزدیک شود، باید برای خرید آن کالا اقدام شود تا قبل از رسیدن کالا به حداقل موجودی سفارش جدید به دست مصرف کننده برسد که به دو عامل بستگی دارد:
در انبار نباید موجودی یک کالا از میزان مشخصی کمتر باشد که به این مقدار حداقل موجودی کالا گفته می شود که بستگی به نوع کالا و انبار دارد.
در اکثر مواقع، شرکت های تولیدی کالای مورد نیاز خود را در حجم بالا سفارش می دهند تا بتوانند از تخفیفات فروشنده بهره مند شوند. معمولا هزینه ها به مقدار سفارش بستگی دارد. به این طریق شرکت ها سعی می کنند، هزینه سالانه خود را به حداقل برسانند. این اصطلاح در انبارداری “باصرفه ترین مقدار سفارش” نامیده می شود.
در انبار نباید موجودی یک کالا از یک حدی بیشتر باشد. زیرا باعث وارد ساختن خساراتی به مجموعه میشود. خساراتی مانند فاسد شدن کالا، کاهش کیفیت، تغییر خصوصیات و راکد ماندن سرمایه که به این مفهوم حداکثر موجودی کالا گفته می شود.
در انبارها، هر ماده اولیه در یک دوره مشخص چندین بار خریداری می شود، که به آن دفعات گردش موجودی مواد می گویند. برای محاسبه میزان مواد مصرفی، بایستی به حواله های انبار یا گزارش مقدار مصرف مواد که مرتبط با حوزه حسابداری می باشد، مراجعه کرد.
به مدت زمانی که مواد خریداری و وارد انبار شده تا زمانی وارد چرخه تولید می شود دوره گردش موجودی انبار گفته می شود.
در انبارها گاهی ممکن است در یک تاریخ معین، بین موجودی واقعی با موجودی ثبت شده در اسناد و مدارک اختلافاتی وجود داشته باشد.
اگر موجودی واقعی کمتر از موجودی ثبت شده در اسناد باشد، اصطلاحا می گویند کسری انبار وجود دارد.
اگر موجودی واقعی بیشتر از موجودی ثبت شده در اسناد باشد، اصطلاحا می گویند اضافات انبار وجود دارد.
یکی از پروسه های پشتیبانی انبار جهت نظارت بر جابه جایی، چیدمان و حمل و نقل فرم های انبارداری هستند که به سه دسته تقسیم می شوند:
فرم درخواست ها
این گروه از فرم ها خود به دو نوع کلی تقسیم می شوند.” فرم درخواست کالا از انبار” و “فرم درخواست خرید کالا”
فرم درخواست کالا فرمی است که تعداد اجناس مورد نیاز در آن اعلام و بعد از امضا توسط شخص درخواست کننده، به انبار داده می شود.
فرم حواله ها هم به 4 نوع تقسیم می شوند:
حواله انبار: این فرم توسط واحد انبار تکمیل و بعد از تحویل کالا به واحد درخواست کننده مورد استفاده قرار می گیرد. حواله انبار با رسید انبار رابطه معکوس دارند. چرا که با تحویل کالا موجودی انبار کمتر می شود.
حواله جابجایی بین انبار: این فرم توسط واحد انبار ارسال کننده کالا تکمیل و مانند رسید جابجایی است.
حواله برگشت از خرید: فرمی که به هر دلیلی کالا به فروشنده عودت و پس از رسید انبار استفاده می شود.
حواله امانی: مثل رسید امانی است و تفاوت آن در تکمیل حواله امانی توسط شرکت امانت دهنده کالا است.
این نوع فرم ها به 6 نوع تقسیم می شوند.
رسید انبار موقت: وقتی کالایی به انباردار تحویل داده می شود نیاز به تایید تحویل وجود دارد. فرم رسید موقت انبار کمک می کند تا کالا تا زمان تعیین تکلیف وضعیت نگهداری و ثبت در انبار، موقتاً در انبار قرنطینه نگهداری شود.
رسید انبار دائم: زمانی که کالایی وارد انبار می شود مسئول انبار وظیفه دارد فرم رسید انبار دائم را ثبت کند و بعد از امضا به واحد تدارکات ارسال کند.
رسید جا به جایی کالا بین انبار: این نوع فرم بیشتر در شرکت های پروژه ای بزرگ استفاده می شود. وقتی از انبار یک نمایندگی به انبار نمایندگی دیگری کالا جا به جا یا منتقل می شود، از این فرم استفاده می شود.
فرم رسید برگشت: اگر به سازمان کالایی ارسال شده باشد و بخشی از آن برای پیشگیری از مستهلک شدن به انبار برگشت داده شده باشد، از رسید برگشت کالا به انبار استفاده می شود.
فرم رسید امانی: اگر کالایی که امکان تهیه فوری آن وجود ندارد و بتوانیم آن را از یک شرکت دیگر امانت بگیریم و پس از تهیه کالا عودت داده شود از این فرم استفاده می شود.
رسید مصرف مستقیم: در مواقعی که کالا به دلیل فوریت خریداری شده و بدون ورود به انبار مورد مصرف قرار می گیرد از این نوع رسید استفاده می شود.
حواله انبار: این فرم توسط واحد انبار تکمیل و بعد از تحویل کالا به واحد درخواست کننده مورد استفاده قرار می گیرد. حواله انبار با رسید انبار رابطه معکوس دارند. چرا که با تحویل کالا موجودی انبار کمتر می شود.
حواله جا به جایی بین انبار:این فرم توسط واحد انبار ارسال کننده کالا تکمیل و مانند رسید جابجایی است.
حواله برگشت از خرید: فرمی که به هر دلیلی کالا به فروشنده عودت و پس از رسید انبار استفاده می شود.
حواله امانی: مانند رسید امانی است و تفاوت آن در تکمیل حواله امانی توسط شرکت امانت دهنده کالا است.
1- پذیرش کالای سفارش شده
2- بررسی و تایید کیفیت و کمیت اقلام تحویل شده
انباردار پس از انجام تایید مطابقت کالا با اصل سفارش و شمارش آن، اقدام به صدور حواله انبار می نماید. حواله یا رسید انبار به معنای انتقال مسئولیت نگهداری کالا به انباردار بوده و از این لحظه واحد سفارشات مسئولیتی در قبال کالای تحویلی به انبار برعهده نخواهد داشت.
انبار پوشیده : آن ها از تمامی اطراف کاملاً بسته می باشند ، مسقف بوده و تمامی تجهیزاتی را که از یک انبار انتظار دارید در خود نگهداری می کنند .
انبار سرپوشیده هانگار: این انبار ها تنها دارای سقف بوده و چهار طرف آن کاملاً باز می باشد . به عبارتی آن ها تنها مخصوص نگهداری موادی می‌باشند که قرار است از آن ها را از گزند برف ، باران و نور خورشید حفظ کنند . مانند انبار دپوی گرده بینه در کارخانه های چوب خشک کنی
انبار باز : از آن ها تنها برای نگهداری موادی از قبیل چوب و فلزات مورد استفاده می شود ، هرچند در مواردی ماشین آلات را نیز در آنها نگهداری می کنند . انبار روباز اصولاً توسط فنس یا سیم خاردار حفاظت می شود و شامل اقلامی می باشد که قابل نگهداری در انبار نبوده و در فضای باز هم آسیبی به آنها وارد نمی شود.
