هر کسی که در سطح بین المللی تجارت می کند احتمالاً قبلاً نام پیش فاکتور را شنیده است. این سند رسیدگی به امور گمرکی و مالیات را ساده می کند، وظیفه اظهارنامه را انجام می دهد و حتی ممکن است حسابداری را تسهیل کند. پیش فاکتور در واقع چیست، چه الزاماتی باید برآورده شود و این سند باید شامل چه مواردی باشد، همه چیزهایی که در این مقاله خواهید فهمید.
پیش فاکتور چیست؟
پیش فاکتور فاکتوری است که در واقع فاکتور نیست. بله درست خواندید این سندی است که از گیرنده درخواست پرداخت نمی‌کند، اما در درجه اول ارزش محموله کالا را نشان می‌دهد و به دلایل مالیاتی و گمرکی و الزام به اظهار در اتحادیه اروپا ضروری است - مخصوصاً هنگام تجارت با کشورهای غیر اتحادیه اروپا. .
معنی پیش فاکتور ( Proforma invoice)
پرو فرما (لاتین به معنای "به خاطر فرم") معمولاً برای توصیف سندی استفاده می شود که به عنوان حسن نیت ارائه می شود یا حداقل الزامات را برآورده می کند، با یک هنجار یا دکترین مطابقت دارد، تمایل دارد به صورت اجمالی انجام شود یا یک امر رسمی تلقی می شود.
وقتی صحبت از فاکتورها می شود، پیش فاکتور به معنای فاکتوری است که شامل درخواست پرداخت نیست، اما برای حسابداری و برای انجام وظیفه اظهارنامه مورد نیاز است.
تفاوت پروفرما با پیش‌فاکتور تجاری چیست؟
پیش فاکتورها توسط صادرکنندگان برای ارائه برآورد هزینه، تشریح شرایط و شروع بحث با خریداران بالقوه بین المللی استفاده می شود.
صورت‌حساب‌های تجاری پس از توافق بر سر شرایط وارد، عمل می‌شوند و جزئیات معامله، از جمله اطلاعات کنترل پرداخت و صادرات/واردات را شرح می‌دهند.
پیش فاکتورها برای مذاکره هستند، در حالی که فاکتورهای تجاری یک سند رسمی حمل و نقل هستند که توسط گمرک، بانک ها و سایر طرف ها برای تسهیل پرداخت ها، عوارض، مالیات و رعایت موارد استفاده می شود. این مقاله نحوه استفاده از هر فرم را توضیح می دهد.
چه زمانی به پیش فاکتور نیاز دارید؟
پیش فاکتورها عمدتاً برای معاملات تجاری با کشورهایی که عضو اتحادیه اروپا نیستند استفاده و صادر می شود. پیش فاکتور باید تحت شرایط زیر و در شرایط زیر صادر شود:
· اثبات ارزش کالا برای ترخیص کالا از گمرک در معاملات واردات / صادرات با کشورهای غیر اتحادیه اروپا
· استفاده موقت از کالا در خارج از کشور
· عرضه کالاهایی که برای فروش مجدد در نظر گرفته نشده اند
· پیش فاکتورهای تامین مالی واردات/صادرات برای ارائه به بانک ("اعتبار نامه")
· پیش فاکتور یا کپی پیش فاکتور اصلی به عنوان جایگزینی برای پیشنهاد یا تأیید سفارش
· تحویل و خدمات با پیش پرداخت، که به عنوان مبنای پرداخت عمل می کند
· ارسال نمونه رایگان
· مبادله کالا (مثلاً مورد ضمانت)
· تحویل قطعات یدکی
· کمک های مالی
· هدایایی به مشتریان
چگونه یک پیش فاکتور ایجاد کنیم؟
برخلاف فاکتور تجاری، هیچ الزام قانونی در مورد ساختار و محتوای پیش فاکتور وجود ندارد، حتی اگر جزئیات خاصی درج شود. بنابراین، این سند باید در هر صورت به عنوان پیش فاکتور علامت گذاری شود، به طور ایده آل به زبان انگلیسی و به زبان مربوطه کشور مقصد.
پیش فاکتور باید شامل چه اطلاعاتی باشد؟
همانطور که قبلا ذکر شد، یک پیش فاکتور باید به این صورت علامت گذاری شود، اما هیچ الزام قانونی برای این کار وجود ندارد. صرفاً به دلایل منطقی، پیش فاکتورها در اصل باید حاوی همان اطلاعاتی باشند که در فاکتورهای تجاری یافت می شود.
باید شامل موارد زیر باشد:
· نام و آدرس فروشنده
· نام و آدرس خریدار
· مرجع خریدار
· موارد نقل شده
· قیمت اقلام: به ازای هر واحد و کل تمدید شده
· وزن و ابعاد محصولات ارائه شده
· تخفیف در صورت وجود
· شرایط فروش یا اینکوترم استفاده شده (شامل نقطه تحویل)
· شرایط پرداخت
· تاریخ حمل و نقل تخمینی
· تاریخ اعتبار
کدام ارزش کالا باید مشخص شود؟
هنگام صدور یا دریافت پیش فاکتور، مهم است که مبلغ اظهار شده نیز با ارزش واقعی کالا مطابقت داشته باشد، در صورتی که این امر برای ترخیص کالا از گمرک اعمال می شود.
چه کسی فکرش را می کرد، در عمل به منظور صرفه جویی در مالیات بر ارزش افزوده وارداتی و عوارض گمرکی، اغلب ارزش کمتری از کالاها نشان داده می شود. با این حال، ما قویاً در مورد این امر توصیه می کنیم.
گیرنده به عنوان طرف گمرک مسئولیت کامل و صحت اطلاعات پیش فاکتور را بر عهده دارد نه صادرکننده فاکتور. اگر مقادیر نادرست داده شود، در بدترین حالت می توان آن را به عنوان فرار مالیاتی با مجازات های سنگین مجازات کرد.
برای جلوگیری از دومی، جایگزین های زیر برای ارزیابی اولیه موجود است:
· گزارش عطف به ماسبق از ارزش کالا
· ارائه اظهارنامه گمرکی ناقص با ذکر ارزش گمرکی
این گزینه‌ها مخصوصاً زمانی مناسب هستند که در ابتدا ارزیابی بدون ابهام دشوار باشد و هنوز بخواهید از مجازات‌های احتمالی از قبل اجتناب کنید.
آیا مالیات بر ارزش افزوده در فاکتور باید گفته شود؟
در اصل، شخص موظف است مالیاتی را که باید در فاکتورها نشان داده شود، مشخص کند. این به این دلیل است که معمولاً خدمات قبلاً ارائه شده است یا تحویل قبلاً انجام شده است.
این با پیش فاکتور کمی متفاوت است، زیرا تحویل/خدمات لزوماً هنوز ارائه نشده است. اگر اینطور باشد، صدور آن بدون نشان دادن مالیات بر ارزش افزوده امکان پذیر است.
اما اگر مبلغ طبق پیش فاکتور دریافت شده باشد، قبل از انجام سرویس/تحویل، پرداختی است که معادل پیش پرداخت است. از آنجایی که قوانین مالیاتی ویژه در مورد پیش پرداخت ها اعمال می شود، مالیات هنگام دریافت پرداخت تحمیل می شود. بنابراین، مبلغ باید به عنوان پیش پرداخت دریافت شده در فاکتور درج شود و مالیات بر ارزش افزوده نیز درج شود.
آیا می توان پیش فاکتور را باطل کرد؟
از آنجایی که پیش فاکتور یک سند الزام آور قانونی یا فاکتور رسمی مورد استفاده برای حسابداری نیست، نیازی به ابطال آنها نیست. مانند سند نقل قول، اگر فروش انجام نشود، هیچ اقدامی برای ویرایش یا لغو پیش فاکتور لازم نیست.
این بدان معناست که ممکن است مشتری نظر خود را تغییر دهد و حتی پس از ارسال پیش فاکتور به خرید ادامه ندهد. به همین دلیل، همیشه ایده خوبی است که همه جنبه‌های پرداخت‌های ورودی و خروجی خود را در معرض دید قرار دهید، بنابراین می‌دانید که چگونه یک سفارش لغو شده ممکن است بر جریان نقدی تأثیر بگذارد.
