سیستم به مجموعه‌‌ای از مؤلفه‌ها می‌گویند که در کنار هم هدف (نتیجه) مشترکی را دنبال می‌کنند. به‌عنوان مثال اتومبیل یک سیستم است که نتیجه آن حرکت است. هر سیستم ممکن است خود از زیر سیستم‌های دیگری تشکیل شده باشد که هر زیر سیستم نیز ممکن است خود یک سیستم باشد. در مثال اتومبیل، میتوان از سیستم سوخت‌رسانی، سیستم برق، سیستم گرمایشی و… به‌عنوان زیرسیستم‌های اتومبیل نام برد.
یک سیستم کسب‌وکار سالم نیز باید تمام ویژگی‌های لازم را داشته باشد از جمله سه ویژگی اول که از ملزومات یک سیستم است. ورودی‌های یک سیستم کسب‌وکار عبارتنداز:
فرآیندی که یکی در یک سیستم کسب‌وکار صورت می‌گیرد که خروجی آن سود خواهد بود.
طبق تعریف سیستم کسب‌وکار باید طی یک سری از فرآیندها برای ما سود تولید کند.
ممکن است این سوال مطرح شود که: مسلماً هر کسب‌وکاری سود تولید می‌کند، بنابراین ممکن است این سوال مطرح شود که پس معنی سیستم‌سازی در کسب‌وکار چیست؟
در جواب باید گفت هر کسب‌وکار تا وقتی سود تولید می‌کند یک سیستم است، اما معمولاً همه ویژگی‌های یک سیستم را ندارد و یک سیستم معیوب است. به‌همین خاطر ماندگاری و دوام نیز نخواهد داشت. آمارها نشان می‌دهد بیش از ۸۰ درصد کسبوکارها در پنج سال اول ورشکست می‌شوند و فقط ۲۰درصد آنها بعد از پنج سال باقی می‌مانند. نکته مهم‌تر اینجاست که ۸۰ درصد این باقیمانده نیز در پنج سال دوم از بین می‌روند. به عبارت دیگر ۹۶ درصد از کسبوکارها حتی ده سال هم عمر نمی‌کنند!!!
آیا کسب‌وکار من یک سیستم معیوب است و ممکن است زیاد دوام نیاورد؟ نشانه‌های یک سیستم معیوب چیست؟ در قست بعدی مهمترین نشانه‌های یک سیستم معیوب کسب‌وکار را بررسی می‌کنیم لطفا با دقت بیشتری این قسمت را بخوانید.
میزان سود ماهانه و سالانه شما چقدر است و نسبت به سال گذشته چه مقدار پیشرفت داشته‌اید؟ تبلیغات شما به چند روش انجام می‌شود و کدام روش بیشترین مخاطب را جذب کرده؟ رسانه‌های بازاریابی شما چیست؟ از کدام روش بازاریابی بیشترین استفاده را کرده‌اید؟
اگر پاسخ درست و کاملاً دقیقی برای سوالات بالا ندارید یعنی اینکه سیستمی برای بهبود و ارزیابی ندارید. تعجب نکنید! اکثر کسبوکارها زمانی به یاد بازاریابی و تبلیغات می‌‌افتند که بازارها خراب شده باشد. در سیستم‌های معیوب، اتفاقات مشخص می‌کنند که مدیر چه تصمیماتی بگیرد. و در یک کسب‌وکار سیستم‌سازی شده مدیر تصمیم می‌گیرد چه اتفاقاتی بیفتد.
آیا می‌توانید بدون برنامه ریزی قبلی یک هفته کسب‌وکار خود را رها کنید و به مسافرت بروید یا همیشه سرتان شلوغ است؟ آیا برنامه‌های کاری شما با برنامه‌های زندگی‌‌تان تداخل دارد یا هرکدام را در جای خود انجام میدهید؟ آیا وقتی‌که مشتریان‌تان بیشتر می‌شوند مجبورید از خواب و استرحت‌تان بزنید تا به کارها برسید؟
مدیران پر مشغله سعی می‌کنند با اختصاص دادن زمان بیشتر ساعات کار،ا از حجم کارها کم کنند و این اتفاق هیچ‌وقت رخ نمی‌دهد.
درحقیقت در بیشتر موارد پرمشغله بودن مدیران سیستم‌های معیوب به این علت برمی‌گردد که آنها خود را سرگرم کارهای بی اهمیت می‌کنند. کارهایی که به راحتی می‌توانند به دیگران بسپارند.
آیا اگر چند روز سر کار نباشید کارها به خوبی هر روز پیش می‌رود یا خیلی از کارها به شما بستگی دارد؟ آیا می‌توانید کسب‌وکارتان را به کسی بسپارید و او هم به خوبی شما از آن درآمد کسب کند؟ یا مواردی هست که فقط وجود شما را طلب می‌کند؟ آیا تصمیم‌گیری‌ها را خودتان انجام میدهید یا واگذار کرده‌اید؟ اگر شما یک قسمت از چرخ‌دنده‌های سیستم خود هستید و با نبودن شما تمام یا قسمتی از کسب‌وکار تعطیل می‌شود، یک سیستم معیوب دارید و باید به فکر اصلاح سیستم کسب‌وکارتان باشید.
در سیستم‌های معیوب، خطاها و اشتباهات تکراری زیادی رخ می‌دهد. در بسیاری از شرکت‌ها هر سال برای شرکت در نمایشگاه کمبود‌هایی دارند که سال بعد نیز دوباره با همان موارد مواجه می‌شوند. اشتباه یک کارمند در قیمت دادن به مشتری. خرید جنسی که در انبار موجود بوده. اختلاف حساب‌ها و … حتما شما هم در کسب‌وکارتان با موارد مشابه مواجه شده‌اید.
باید بدانید تا زمانی که برای رفع این مشکلات روی بهبود مهارت‌های انسانی حساب باز می‌کنید، با این اشتباهات روبرو خواهید شد. خستگی، درگیری‌های‌فکری، بی‌خوابی، شرایط محیطی، اضطراب و … همیشه روی انسان تاثیر دارند و یک مدیر سیستم‌ساز، مشکل را با درست کردن یک سیستم مستقل از مهارت‌های انسانی حل می‌کند.
نتایج متفاوت در یکی از محصولات یا خدمات
اگر به رستورانی بروید و طعم کباب آن را بپسندید، به احتمال زیاد بار دیگر هم به آنجا خواهید رفت. اما اگر بار دوم که به همان رستوران رفتید طعم کباب عوض شده باشد چه حسی دارید؟ اگر برای بار سوم هم به آنجا رفتید و این بار طعم کباب و شیوه پذیرایی با دوبار قبلی متفاوت باشد چه؟ شاید صاحب رستوران به گمان خودش هر روز دارد نوع خدماتش را کامل‌تر می‌کند. اما تا وقتی نتواند به یک سبک خاص محصولش را عرضه کند فقط حس بی اعتمادی را در مشتریان زیاد می‌کند. سیستم‌های معیوب بر مبنای یک دستورالعمل منظم کار نمی‌کنند بلکه هر بار سلیقه‌ی شخصی، امکانات موجود، حس و حال کسی که آن کار را انجام می‌دهد و … مشخص می‌کند که نتیجه چه باشد!
آیا کارمندی دارید که اگر او از نزد شما برود همه کارهایتان بخوابد؟ یک سیستم کسب‌وکار سالم هیچگاه به افراد متکی نیست؟ این فرد می‌تواند مدیر، یک کارمندِ ارشد یا هر کارمند متخصص دیگری باشد. اگر چنین فردی را در مجموعه خود دارید که با نبودن او پیدا کردن جایگزین دردسر زیادی برایتان ایجاد می‌شود، هر چه سریعتر به فکر سیستم‌سازی کسب‌وکارتان باشید. یک کسب‌وکار سیستم‌سازی شده با کمترین نیروی متخصص کارش را پیش می‌برد و هیچگاه به شخص خاصی متکی نیست.
ساخت سیستم کسب‌وکار با بهبود سه مورد زیر محقق می‌شود
در ادامه منظور از بهبود هر قسمت را بررسی می‌کنیم
بهبود افراد شامل تمام کارهایی می‌شود که یک نیروی انسانی بتواند با سرعت و دقت و بهره‌وی بالا نتایج دلخواه سیستم را بدست آورد. در اولویت این افراد، خود مدیر است. و اولین اولویت در تغییر باورهای مدیر نسبت به سیستم‌سازی است. او باید با دیدگاه‌های جدیدی در رابطه با سیستم‌سازی و نقش خود آشنا شود. اصول اولیه استخدام و اخراج، روش‌های واگذاری‌کارها، روش‌های انگیزش کارمندان و … مواردی است که در ادامه باید به آن پرداخته شود.
بعد از مدیر، نوبت بهبود کارمندان است. که البته این قسمت به عنوان یکی دیگر از کارهای یک مدیر سیستم‌ساز است.
اسناد کسب‌وکار به سه قسمت اصلی تقسیم می‌شوند.
ارزش‌های کسب‌وکار شما معادل قانون اساسی یک کشور در محل کار شماست. باید حداقل ۵ ارزش مهم کسب‌وکار خودتان بشناسید و اولویت‌بندی کنید. با این کار یک بار برای همیشه تکلیف خود را با همه کسانی که با شما کار می‌کنند روشن می‌کنید. این مورد یک بار بررسی می‌شود و احتمالاً تا سال‌ها نیاز به تغییر ندارد.
در بخش اهداف حداقل چهار مورد باید بررسی شود.
رسالت که در برخی از کتاب‌ها آن را ماموریت سازمانی نیز می‌گویند، در حقیقت فلسفه وجودی یا ” چرایی” کسب‌وکار شماست.
چشم اندار اهداف بلند مدت شماست و استراتژی مسیر‌های امن رسید به آن اهداف.
مزیت‌رقابتی هم آن چیزی است که شما را از رقیبان‌تان متمایز می‌کند. در این بخش باید بتوانید مزیت‌رقابتی خود را به روشنی تعریف کنید.
مهمترین قسمت یک سیستم‌سازی دستورالعمل‌های انجام کارهاست. در واقع این قسمت از سیستم‌سازی به یک مدیر قدرت واگذاری کارها را می‌دهد.
در این قسمت باید برای هر فرایندی که در کسب‌وکار انجام می‌شود یک دستورکار تولید شود. اینکار سبب می‌شود اشتباهات و نتایج متفاوت در کارها به صفر برسد و علاوه بر بهترین روش انجام کارها کشف شود. این دستورالعمل‌ها شامل بخش‌های مختلف یک کسب‌وکار از جمله بازاریابی و فروش، خدمات مشتریان، امورمالی و … می‌شود. در نوشتن دستورالعمل‌ها باید از مهمترین بخش‌ها و زودبازده‌ترین‌ها شروع کرد.
فرایند نوشتن دستور العمل برخلاف دو قسمت دیگر کاری زمان‌بر است و نمی‌‌توان یک باره آن را تکمیل کرد.
شما با اینکار به زودی دفترچه راهنمایی از همه کارهای خود خواهید داشت. یکی از روش‌هایی که دیدگاه ۱۰٫۰۰۰ برابری مایکل گربر را عملی می‌کند، همین کار است.
ابزار سومین بخش از سیستم‌سازی در کسب‌وکار است و بدون وجود تجهیزات و فناوری مناسب و به‌روز نمی‌توانید از کسب‌وکار خود انتظارات درستی داشته باشید. ابزار به یک مدیر سیستم‌ساز کمک می‌کند کارها را با دقت و سرعت بیشتری انجام دهد. وجود ابزار و تجهیزات بروز، در هر کسب‌وکاری می‌تواند یک مزیت‌رقابتی قدرتمند نیز باشد. اگر بخواهیم مزیت استفاده درست از تجهیزات را در سه جمله خلاصه کنیم می‌توانیم به موارد زیر اشاره کرد:
