امروزه با پیشرفت کسب و کار های مجازی ، رقابت با رقبای سازمانی یک امر ضروری در هر کسب‌وکاری می باشد. به این دلیل نصب و راه اندازی VOIP برای سازمان هایی که می‌خواهند با پیشی گرفتن از رقبای خود و کم کردن هزینه های درون سازمانی ، موجب افزایش بهره وری شرکت شوند ، امری بسیار مهم محسوب می شود. به همین دلیل میخواهیم در این مقاله به بررسی مراحل راه اندازی VOIP در یک سازمان بپردازیم.
در مراحل راه اندازی VOIP برای یک سازمان ، اطلاع از تجهیزات و ملزومات آن امری ضروری محسوب می شود. شما باید مطمئن شوید که سازمان شما ضروریات راه اندازی VOIP را در اختیار داشته باشد. در ادامه به بررسی مهم ترین ملزومات راه اندازی VOIP خواهیم پرداخت.
قدم ابتدایی در راه اندازی VOIP وجود زیرساخت شبکه ای مناسب و باکیفیت است. توجه فرمایید که هرچه حجم تماس بیشتری در سیستم تلفن ویپ برقرار گردد میزان پهنای باند بیشتری از شبکه شما را اشغال می کند. پیشنهاد می‌کنیم که در انتخاب این تجهیزات شبکه ای دقت و حساسیت کافی به خرج دهید و از استفاده از تجهیزات شبکه بی‌کیفیت و فیک خودداری کنید. زیرا تجهیزات بی کیفیت در آینده موجب پدیدار شدن مشکلات بسیاری در سازمان شما خواهد شد.
تجهیزات شبکه ای مانند روتر نقش بسیار پر اهمیتی را در یک شبکه کامپیوتری و سیستم تلفن ویپ دارد. کلیه مدیریت ارتباطات و انتقال داده ها ، پیکربندی موارد امنیتی شبکه مانند فایروال و بحث راه اندازی ویپ بر روی اینترنت و راه‌اندازی سیستم‌های دورکاری همگی توسط روتر ها صورت می پذریند. لذا با توجه به توضیحات ارائه‌شده در انتخاب روتر دقت لازم را به عمل آورید و با متخصصین این حوزه مشورت کنید.
سیستم تلفن VOIPبرای راه اندازی در سازمان شما نیاز به یک کامپیوتر پردازشگر یا به اصطلاح سرور دارد. درواقع سیستم تلفن نرم‌افزاری VOIP به همراه یک سیستم عامل بر روی یک کامپیوتر و یا ماشین مجازی سرور قرار می‌گیرد و تماس را پردازش می کند. بهتر است که سیستم تلفن VOIP بر روی یک سرور باقابلیت مجازی‌سازی نصب شود تا هم مدیریت آن آسان انجام شود و همچنین از لحاظ امنیت ، پایداری و پشتیبان گیری آسان تر از بروز هرگونه مشکل جلوگیری گردد.
دومین قدم مراحل راه اندازی VOIP انتخاب سیستم تلفن متناسب با سازمان شما است. اما قبل از این موضوع ابتدا به نیازهای سازمان خود و انتظاراتتان از یک سیستم تلفن VOIP فکر کنید. بررسی کنید که بیشتر به چه نوع امکاناتی نیاز دارید. میزان کاربران و حجم تماس‌های سازمانی را تخمین بزنید. آیا به استفاده از قابلیت دورکاری نیاز دارید یا خیر. به راه اندازی سرویس هایی مانند نظرسنجی های تلفنی ، قابلیت های تماس گیر خودکار و ... نیاز دارید یا خیر. جمع‌بندی شما در رابطه با این انتظارها از یک سیستم تلفن VOIPدر انتخاب سیستم تلفن امری مهم است.
سپس با توجه به جمع بندی های انجام شده با شرکت‌های ارائه دهنده خدمات ویپ تماس بگیرید. در برخی از سازمان ها سیستم‌های تلفنی تجاری کاربرد بیشتری دارند. در بسیاری از سازمان های دیگر نیز ممکن است که سیستم‌های تلفنی رایگان مناسب کسب و کار شما باشد. همچنین ممکن است که نیاز باشد از سیستم های رایگان استفاده نمایید اما با اضافه کردن ماژول های تجاری امکانات آن را بهبود ببخشید. لذا با توجه به توضیحات بالا حتماً می بایست قبل از انتخاب سیستم تلفن ، با شرکت‌های متخصص در حوزه ویپ مشورت کنید تا شما را در تصمیم‌گیری درست راهنمایی کند.
برای درک بهتر مطالبی که در بالا خدمات شما عرض کردیم بهتر است کمی در رابطه با یک سیستم تلفن مناسب برای کسب و کارها توضیح دهیم. به طور عمومی یک سیستم تلفن VOIP مناسب برای کسب‌وکار باید امکانات زیر را در اختیار داشته باشد.
در قدم سوم از مراحل راه اندازی VOIP شما به تجهیزات End-User مانند تلفن ویپ و هدست ویپ برای استفاده کاربران نیازدارید. تلفن رومیزی ویپ که به صورت عمومی یک تلفن با امکاناتی بسیار حرفه‌ای‌تر از یک تلفن آنالوگ است. از هدست ویپ نیز برای اتصال به کامپیوتر و لپ‌تاپ‌ها و استفاده از تلفن نرم‌افزاری بر روی کامپیوتر استفاده می‌شود.
شما می بایست با توجه به شرایط و نیاز های سازمانتان بررسی نمایید که هر کاربر به کدام یک از این تجهیزات نیاز دارد. به فرض مثال در بخش‌هایی مانند کال سنتر، بخش‌های پشتیبانی و ... که معمولاً محیط هایی شلوغ هستند و سروصدا و همهمه در این بخش‌ها وجود دارد و کاربر دائم در حال صحبت با مشتری است هدست ویپ گزینه بسیار مناسب‌تری است. زیرا هم در استفاده‌های بلندمدت باعث خستگی اپراتور نمی‌شود و هم با تکنولوژی هایی مانند حذف نویز محیط و ... مکالمه باکیفیت تری را به گوشی کاربر می رساند. اما در بخش‌هایی مانند مدیران سازمان و کارمندهای اداری می‌توانید از تلفن‌های رومیزی ویپ استفاده نمایید. به طور کلی شرایط داخلی سازمان و انتخاب شما تعیین می‌کند که از کدام یک از این تجهیزات استفاده کنید.
پس از پایان مراحل راه اندازی VOIPحتما قبل ازعملیاتی شدن سیستم کلیه اجزای سیستم تلفن از شبکه ، سرور ، تلفن‌ها و غیره را تست کرده و صحت عملکرد کلیه اجزا اطمینان حاصل کنید. همواره عیب یابی و رفع هرگونه مشکل احتمالی قبل از عملیاتی شدن سیستم VOIP بسیار راحت تر خواهد بود. لذا به‌هیچ‌وجه درعملیاتی کردن سیستم VOIP عجله نکنید و از عملکرد درست کلیه اجزا مطمئن شوید.
پشتیبانی ویپ را فراموش نکنید
اگر نصب و راه‌اندازی VOIP توسط خودتان انجام‌شده برای پشتیبانی و نگهداری از سیستم با یک شرکت متخصص در پشتیبانی و نگهداری سیستم‌های VOIP تماس بگیرید. اما غیر اگر نصب و راه اندازی VOIP توسط یک شرکت مجری انجام گردیده است ، حتماً در ادامه همکاری با آن‌ها یک قرارداد پشتیبانی تنظیم نمایید. کلیه سیستم‌های تلفنی ویپ به نگهداری ، بازدید دوره‌ای و سرویس دارند. حتی بهترین و گران قیمت ترین سرویس ها هم اگر به شکل صحیح نگهداری و پشتیبانی نشوند در ادامه کار دچار مشکل خواهند شد.
اکنون شما آموختید که مراحل راه‌اندازی VOIP به چه صورت است. شک نداشته باشید که استفاده از سیستم VOIP نقش بسیار زیادی در بهبود خدمات سازمانی شما و افزایش بهره وری آن خواهد می شود. همچنین در بلندمدت به شکل چشم‌گیری هزینه‌های ارتباطی سازمانتان را کاهش می‌دهد. سیستم‌های ویپ جایگزین کامل ارتباطات سنتی در آینده بسیار نزدیک است و شما اکنون در حال استفاده از آن هستید.
مجموعه بصیر ویپ مفتخر است که در نصب و راه اندازی VOIP از صفر تا صد در کنار شما عزیزان باشد و در به تحقق رسیدن اهداف سازمانی شما کمک کند. لذا در صورت نیاز به هرگونه مشاوره و راهنمایی در خصوص راه اندازی انواع سیستم تلفن VOIP و یا نیاز به پشتیبانی با ما تماس بگیرید. همکاران ما آماده پاسخگویی به شما عزیزان خواهند بود.
