افزایش بهره وری کارکنان یکی از چالش‌های مدیران است. محیط‌های کاری در طول سال‌ها دستخوش تغییراتی شده است که این تغییرات شیوه کار کارمندان را نیز تحت تاثیر قرار داده است.
برای بهبود بهره وری در کارکنان باید سیستمی طرح ریزی کرد که کارمندان در آن احساس خوب داشته باشند و با جان و دل برای سازمان کار کنند.
کارکنان بخشی جدایی ناپذیر از کسب و کار هستند. بنابراین هر یک از اعضا باید با ایجاد ارزش به موفقیت سازمان کمک کند. این تلاش‌های ترکیبی کل تیم است که کسب و کار را رو به جلو پیش می‌برد.
در واقع برای موفقیت در کسب و کار، کارکنان باید بهره وری لازم را داشته باشند. اگر نتوانید کارمندان را به درستی مدیریت کنید و عملکرد آنها را به حداکثر برسانید، استخدام بهترین پرسنل نیز بی فایده است. زیرا
بهترین افراد هم در شرایط کاری بد، عملکرد خوبی نخواهند داشت
زمانی که متوجه شدید میزان عملکرد کارکنان پایین است اولین گام این است که بررسی کنید و ببینید چگونه بهره وری تحت تاثیر قرار می‌گیرد.
عوامل متعددی روی بهره وری تاثیر گذارند که برخی از آنها از کنترل شما خارجند. تنها می‌توانید برای عواملی راه حل پیدا کنید که تحت کنترل شما هستند. در ادامه برخی از این عوامل را نام می‌بریم:
حجم کار
شاید شما هم با این صحنه مواجه شده باشید: وارد یک شرکت می‌شوید و کارمندی را می‌بینید که مراجعه کنندگان زیادی دارد و فشار کاری زیادی را در طول روز تحمل میکند و در مقابل کارمند دیگری که ظاهرا کار زیادی برای انجام دادن ندارد و بیشتر زمانش بیکار است.
اگر میزان کاری که به کارمندان خود واگذار میکنید کم یا زیاد باشد میزان بهره وری تحت تاثیر قرار می‌گیرد. حجم کار بالا باعث ایجاد فشار روحی بر کارکنان می‌شود و آنها را فرسوده میکند. در مقابل کارمندی که حجم کارش کم است بی انگیزه و خسته خواهد شد.
برای حل این مشکل می‌توانید با کارمندانتان در این باره صحبت کنید و راهکارهایی برای مدیریت حجم کاری بیابید. برنامه‌هایی مانند ترلو، to do و ... برای مدیریت کارهایی که کارمندان در طول روز باید انجام دهند وجود دارد. در این برنامه‌ها وظایف کارمندان و کارهایی که باید در طول روز انجام دهند مشخص است و زمان انجام آنها نیز تعیین شده است. با این کار می‌توان حجم کاری که یک فرد در طول روز باید انجام دهد را مشخص نمود.
اختلاف بین کارمندان
در هر کسب و کاری ممکن است که بین کارمندان اختلاف نظر وجود داشته باشد. زمانیکه این تعارضات زیاد شود عملکرد پرسنل تحت تاثیر قرار می‌گیرد. اگر متوجه شدید که مشکلی در محیط کاری شما وجود دارد در اسرع وقت برای حل آن اقدام کنید.
انگیزه تیم
روحیه و انگیزه پایین یک قاتل خاموش در محل کار است که می‌تواند بر عملکرد فردی یک کارمند یا حتی کل تیم تأثیر بگذارد. شاخص‌های کلیدی روحیه پایین کارکنان شامل تغییر در نگرش، عدم ابتکار عمل و عملکرد ضعیف است.
مشخص نبودن وظایف و روش انجام آن
مهمترین دلیلی که کارکنان در محیط کاری بازدهی ندارند این است که لیست کارهایی که قرار است انجام دهند نامشخص است یا روش انجام کار سلیقه ای پیش می‌رود. همین مسئله باعث سردرگمی کارکنان می‌شود و انگیزه‌های آنها را برای کار کردن کم میکند. یکی از اقدامات مهم در سیستم سازی کسب و کارها تعیین کارها، مشخص کردن یک مسئول برای انجام کار و تعیین روش انجام کار می‌باشد.
زمانی که متوجه شدید چرا بهره وری کارکنان پایین است باید به دنبال راه حل برای این مشکل باشید. بر اساس گزارشات بیش از 60 درصد کارمندان در شغل خود احساس فرسودگی دارند. در واقع، فرسودگی شغلی عامل بزرگی است که بر سطح بهره‌وری کارکنان تأثیر می‌گذارد و مطمئنا می‌توان با آن مقابله کرد.
بعضی از کارفرمایان همچنان به شیوه سنتی عمل می‌کنند و بعد از امضای قرارداد، کارمندان را به حال خودشان می‌گذارند. این ذهنیت در مورد نسل جدید پاسخگو نیست و برای حفظ کارمندان باید برنامه جامعی تهیه شود.
معمولا کارفرمایانی که به روش سنتی عمل می‌کنند در 90 روز اول 17% از استخدام‌های جدید خود را از دست می‌دهند. برنامه‌های حفظ کارمندان شامل آموزش‌های گسترده، پشتیبانی و گرفتن بازخورد از آنهاست.
اگرچه بسیاری از مدیران از واگذاری کارها به کارمندانشان هراس دارند اما کلید موفقیت و رشد کسب و کار و پرسنل واگذاری کارها به کارمندان است. مهم است که به کارمندانتان اعتماد کنید و کارها را به صورت صد در صدی به آنها واگذار نمایید. کافی است که بر روند انجام کارها کنترل داشته باشید. با واگذاری کارها، علاوه بر اینکه کارمندان احساس بهتری دارند، شما نیز زمان آزاد بیشتری در اختیار دارید و می‌توانید به فکر رشد دادن کسب و کارتان باشید. برای کسب اطلاعات بیشتر در رابطه با اینکه چه کارهایی را چه زمانی و چطور باید به کارمندان واگذار کنید به اینجا مراجعه کنید.
با مرخصی و روش کار چابک در کارمندان ایجاد انگیزه کنید
با گسترش الگوهای کاری انعطاف پذیر، شرکت‌های بیشتری شانس کار کردن به روش چابک(agile) را دارند. این مسئله به کارمندان این انعطاف پذیری را میدهد که کجا، چطور و چگونه کار کنند تا نیازهایشان برآورده شود و تعادل بین کار/زندگی برای افزایش رفاه کارمندان ایجاد شود. روش کار چابک این امکان را به کارمندان میدهد تا مدیریت پروژه‌ها را در دست بگیرند، زمان خود را مدیریت کنند و بر مبنای نقاط قوت خود فعالیت کنند.
تشویق کارمندان به اینکه از مرخصیشان استفاده کنند در نهایت موجب افزایش بهره وری نیروی کار می‌شود. اگر کارمندان ساعت‌های زیادی را مشغول کار کردن باشند و به خودشان استراحت ندهند، ظرفیت تمرکز و کیفیت کار آنها تحت تاثیر قرار می‌گیرد.
افراد را استخدام کنید نه رزومه‌ها را
توجه به تحصیلات خوب، تجربه شغلی چند ساله و مهارت‌های زیاد چیزهایی هستند که ممکن است باعث شود که به جای تمرکز روی استخدام فرد مناسب روی استخدام رزومه مناسب تمرکز کنید. اگرچه رزومه افراد مهم است اما مهمتر از آن توجه به فرهنگ، روحیه کار تیمی و سایر ویژگی‌های فردی نیز هست.
استخدام بر مبنای فرهنگ مناسب یعنی اینکه کارمندی که استخدام میکنید با اعتقادات، رفتار و ارزشهای سازمان شما همسوست. با دانستن شرایط سازمان شما، افراد با آگاهی بیشتری میتوانند در این باره تصمیم بگیرند. اگر به فرهنگ سازمانی توجه نشود و تناسب فرهنگی بخشی از استراتژی سازمان شما نباشد، کارمندان به احتمال زیاد شرکت را ترک می‌کنند و یا بهره وری پایینی خواهند داشت و درگیری در محیط کار ایجاد می‌شود.
به مشارکت تیمی توجه ویژه داشته باشید
سطوح بالای نوآوری منجر به افزایش بهره وری و رشد کسب و کار می‌شود. ایجاد فضای کاری دیجیتال و مشارکتی برای شرکت‌هایی که به دنبال همکاری در فضای کاری هستند موثر است.
پشتیبانی از ارتباط تیمی
همه رهبران میدانند که ارتباطات شفاف کلید موفقیت است. 72 ٪ از کارمندان استراتژی شرکت خود را کاملا درک نمی کنند ، و باعث می‌شود که آنها از حلقه اطلاعات مهم شرکت خارج شوند و از سازمان خود جدا شوند.
روی آموزش کارمندان تمرکز کنید
آموزش کارکنان نقش بسزایی در آماده سازی تیمی دارد. هر چه کارکنان آماده‌تر باشند احتمالا بازدهی بیشتری دارند. در اینصورت به جای اینکه کارکنان خودشان به دنبال یادگیری باشند از منابعی که شما در اختیارشان قرار میدهید برای سریعتر آشنا شدن با شرکت استفاده می‌کنند. مثلا ممکن است استفاده از ابزارهای داخلی نیاز به آموزش داشته باشد، بنابراین آموزش کارکنان بسیار مهم است و باید بتوان با منابع موجود به آن دست یافت.
از کارمندان فیدبک بگیرید
بازخورد کارمندان برای بهبود استراتژی داخلی، ارتباطات و موارد دیگر بسیار مهم است.
قدردانی کنید
شناخت کارمندان و دیده شدن تلاشهایشان یک انگیزه اصلی برای آنها است و باعث می‌شود احساس موفقیت کنند و به خاطر سخت کوشی و تلاش خود احساس ارزشمندی نمایند. قدردانی نه تنها باعث افزایش اعتماد می‌شود بلکه بهره وری را در محیط کار افزایش میدهد. طبق مطالعات 72 ٪ از کارمندان گفته‌اند که در صورت قدردانی از آنها بهتر کار می‌کنند.
ارزشها را شفاف بیان کنید
وظایف را به صورت واضح و مختصر برای کارمندان بیان کنید. به این ترتیب آنها آنچه باید انجام شود و میزان انتظارات از خودشان را میدانند و میتوانند موفقیت خود را بسنجند.
جمع بندی
افزایش بهره وری کارکنان باعث رشد و رونق کسب و کار می‌شود و هم خواسته‌های مدیران و هم کارمندان را برآورده میکند. برای افزایش بهره وری لازم است که خواسته‌ها، ارزشهای سازمانی و لیست کارها را برای کارمندان مشخص کنید، زمینه‌های لازم برای آموزش آنها را فراهم سازید، آنها را تشویق و با اطمینان کارها را به آنها واگذار کنید و تنها روی عملکردشان کنترل داشته باشید.
