ثبت دقیق و نگهداری درست از انواع سندهای حسابداری می‌تواند شرکت‌ها، موسسات و اشخاص حقیقی را از مشکلات مالی و درگیری‌های مالیاتی مصون دارد. دفتر روزنامه، دفتر کل، دفتر دارایی، دفتر کپیه، صورت‌وضعیت‌ها و تمام فاکتورهای خرید و فروش جزو این موارد هستند. تنظیم و بایگانی هر یک از این اسناد شرایط و دستورالعمل‌های مختص به خود را دارند. در این مقاله، به معرفی انواع سند حسابداری می‌پردازیم.
معمولا در سیستم های حسابداری مانند حسابداری آنلاین برای کاهش اشتباه در ثبت معاملات در دفتر روزنامه و صدور اجازه برای معاملات در دفتر روزنامه از برگه حسابداری (سند) استفاده می شود و اطلاعات مربوط به معاملات و رویدادهای مالی از روی اسناد و مدارک اولیه (اسناد و مدارک مثبته) مانند فاکتور؛ رسید و پرداخت وجوه و قبوض آب و برق در دفتر روزنامه ثبت نمی شود بلکه اطلاعات مربوط به معامله ابتدا روی اسناد و مدارک اولیه یا سند حسابداری نوشته شده و پس از اینکه این برگه (سند) به امضاء مقام مجاز رسید ( مدیرعامل؛ مدیرمالی؛رئیس حسابداری) این برگه ملاک ثبت در دفتر روزنامه می شود.
اسناد حسابداری به رویداد های مالی گفته می شود که دارای حداقل یک بدهکار و یک بستانکار باشند و این رویداد ها در یک دوره مالی خاص اتفاق بیفتند.
نکته: لازم به ذکر است که اسناد حسابداری می توانند چندین طرف بدهکار و بستانکار نیز داشته باشند.
یک سند حسابداری قانونی و مورد استناد در واقع لازم است که دارای تاریخ مشخص بوده و دوره مالی آن نیز معین باشد.
ممکن است که این اسناد، به صورت موقت، دائم و یا حتی به صورت یک یادداشت اولیه نگارش شوند اما بایستی نوع آنها دقیقا مشخص شود و در مراجعات بعدی معلوم باشد.
نکته: یادداشت به سندی گفته می شود که تراز نشده است و در واقع کامل نیست.
سند موقت، به سندی می گویند که ثبت شده است اما امکان تغییر و دخل و تصرف در آن وجود دارد اما سند دائمی به سندی گفته می شود که ثبت و تایید شده است و اجازه هیچ گونه تغییرات و اصلاحی در آن وجود نخواهد داشت.نرم افزار حسابداری فروشگاهی امکان ثبت این نوع اسناد را دارد.
عادی: سندیست که در آن رویداد های جاری و به روز مورد ثبت و نگهداری قرار می گیرد.
افتتاحیه: در ابتدای هر دوره مالی برای ثبت اسناد در ابتدای دوره و انتقال اسناد دوره مالی سال قبل افتتاح می شود.
سیستمی: سندیست از بخش های اتوماتیک سیستم استخراج می شود مانند سند فاکتور فروش یا خرید، این سند تمامی اطلاعاتش به صورت سیستمی و اتوماتیک درج و گزارش می شود.
سود و زیان: یکی از اسناد مهم حسابداری است که عموما برای بستن حساب های موقت مورد استفاده قرار می گیرد.
اختتامیه: سندیست که در پایان دوره مالی برای بستن حساب ها مورد استفاده قرار می گیرد و مورد استفاده آن دقیقا بر عکس سند افتتاحیه می باشد.
سند حسابداری رسمی، به اسنادی گفته می شود که فرم و فرمت آنها چاپ شده است و اپراتور یا حسابدار به صورت دستی اطلاعات آنها را وارد می کند.
امروزه استفاده از سند حسابداری دستی بسیار کم می باشد و شرکت ها و صاحبان کسب و کار به سمت اسناد حسابداری کامپیوتری رفته اند.
در سند حسابداری کامپیوتری، تمامی فرمت ها در نرم افزار های حسابداری مشخصی طراحی شده اند و اپراتور یا حسابدار اطلاعات را وارد فرمت طراحی شده می کند و گزارش گیری و بسیاری امور آن به صورت رایانه ای صورت می گیرد.
به سندی سند ساده گفته می شود که فقط دو آرتیکل داشته باشد. یعنی یک ثبت در سمت بدهکار و یک ثبت در سمت بستانکار وارد گردد و کلا شامل دو ثبت می باشد.
به سندی که چندین آرتیکل داشته باشد سند حسابداری مرکب گفته می شود در این نوع سند چند ثبت در سمت بدهکار و چند ثبت در سمت بستانکار وجود دارد.
نکته: جمع بدهکار و بستانکار در هر دو طرف باید یکسان باشد.
برگه یا سند حسابداری از اجزای مختلفی تشکیل شده است که وجود همه آنها برای تشکیل این برگه لازم و ضروری است. اجزای مختلف برگه یا سند حسابداری عبارتند از:
رویدادهای مالی هرکدام در یک تاریخ و زمان مشخص اتفاق می‌افتند؛ درنتیجه هر سند حسابداری مستلزم وجود و ثبت تاریخ وقوع است. سندهای حسابداری به ترتیب تاریخ‌های مشخصی تنظیم می‌شوند و تنظیم یک سند حسابداری بدون وجود تاریخ ثبت، عملا غیرممکن است.
شماره سند حسابداری یکی از ملزومات تنظیم اسناد است به این صورت که هر سند حسابداری یک شماره دارد و این شماره‌ها بیانگر‌چینش اسناد حسابداری هستند.
برای تنظیم هر رویداد مالی، دو نوع حساب بانکی مختلف مورد نیاز است. یکی از این حساب‌های بانکی باید متعلق به بدهکار و دیگری متعلق به بستانکار باشد.
همنطور که در اصول فروشگاهی چیست؟ گفته شد ،آرتیکل‌های سند حسابداری عبارتند از کدهایی که در یک سند با عنوان بدهکار و بستانکار شناخته می‌شوند. این آرتیکل‌ها باید حداقل دوتا باشند و در مجموع ضرورت دارد که آرتیکل‌های بدهکار و بستانکار باهم در مجموع برابر باشند.
اگر این نکات به طور دقیق رعایت نشوند، اسناد به صورت ثبت شده در گزارشات لحاظ نخواهند شد. آرتیکل سندهای حسابداری از اجزای مختلفی به شرح زیر تشکیل شده‌اند:
تعداد کدهای حساب‌ها به تعریف حسابدار از کدینگ بستگی دارد و یک یا چند کد را شامل می‌شود.
شرح آرتیکل‌ها عبارت است از توضیحاتی که در رابطه با بدهکاری و بستانکاری کد حساب‌ها و دلایل آنها ارائه می‌شود.
مبالغ در سندهای حسابداری در غالب دو ستون هستند که این ستونها عبارتند از ستون بدهکار و بستانکار. برای هر یک از این آرتیکل‌ها تنها می‌توان یک ستون بدهکار یا یک ستون بستانکار تعریف کرد. عدد ثبت شده در این ستونها باید حتما بالاتر از صفر و مثبت باشد. هیچ آرتیکلی را نباید بدون مبلغ ثبت کرد.
جمع مبالغ ذکر شده در هر یک از ستون‌های بدهکار و بستانکار در قسمت پایینی هر کدام از این ستونها ثبت می‌شود. برای تراز شدن این ستونها لازم است که جمع هر دو ستون باهم برابر باشند.
کلیه اسناد مربوط به سندهای حسابداری مانند فاکتورهای فروش و پرداخت، رسیدها، حواله‌ها و… باید به سند حسابداری پیوست شوند. همچنین تعداد این برگه‌ها باید در پیوست سند به طور دقیق ثبت شود.
سندهای حسابداری پایه و اساس تهیه صورت های مالی برای سازمان ها میباشد چرا که تمامی معاملات تجاری و رویدادهای مالی شرکت در آن به کمک نرم افزار حسابداری چند شرکتی ثبت می شود. نرم افزار حسابداری میزان این امکان را در اختیار کاربران خود قرار داده است تا تمامی اسناد حسابداری حقوق و دستمزد، خرید و فروش و .. بصورت خودکار در سیستم ثبت گردد که تا حدود زیادی از خطای انسانی کم می کند و در نتیجه این اسناد حسابداری گزارشات جامع و دقیق تری در اختیار کاربران خود قرار می دهد.
از اصلی ترین کاربرد های سند حسابداری می توان به طبقه بندی و دسترسی سریع به رویدادهای مالی سازمان ها اشاره کرد. تمامی اسناد حسابداری شواهدی بر وقوع یک معامله می باشد که در زمان حسابرسی مالیاتی از اهمیت ویژه ای برخوردار است. این اسناد حسابداری می توانند گزارشات مربوط به سود و زیان هر پروژه و یا بصورت تجمیعی تمامی پروژه ها را در اختیار مدیران مالی قرار دهد.
