چند سال پیش، من روزها را به دقت برای خودم برنامه ریزی می کردم. یک شغل تمام وقت داشتم به علاوه پروژه های کوچکی که هر از چندی انجام می دادم. و هم زمان دانشجوی کارشناسی ارشد هم بودم و همین طور کلاس های دیگری هم بود که همیشه در هفته باید برای آن ها هم زمان می گذاشتم. علاقه شدیدی هم به تئاتر رفتن پیدا کرده بودم و معمولا هفته ای یک بار تئاتر می رفتم. این کارهای روتینی بود که باید انجام می دادم. در کنار همه این ها، به بقیه فعالیت هایی که یک فرد نرمال برای زنده ماندن نیاز دارد انجام بدهد هم می پرداختم.
برای این که از پس انجام همه این کارها بربیایم، حتما باید برنامه ریزی دقیقی می داشتم. من معتقدم هر کسی برنامه ریزی خاص خودش را دارد. هر کسی دوست دارد یک جور خاصی برنامه فعالیت هایش را بچیند و برای همین به کسی پیشنهاد نمی کنم از این سیستمی که من استفاده کرده بودم استفاده کند. این صرفا می تواند یک مثال برای برنامه ریزی باشد و این که شما از آن برای پیدا کردن روش منحصربه فرد خودتان برای برنامه ریزی استفاده کنید.
من هر روز، قبل از این که شرکت را ترک کنم، تمام کارهایی که فردا باید انجام می دادم را می نوشتم. همان «تو دو لیست» خودمان. اعتراف می کنم همیشه در لیست امروزم، کارهایی بود که هنوز خط نخورده بود. آن ها را به لیست فردا اضافه نمی کردم. در همان لیست امروز می گذاشتم. آن ها معمولا کارهایی بودند که خیلی مهم نبودند و یا خیلی عجله ای برای انجامشان نداشتم. فقط توی لیست گذاشته بودم چون فکر کرده بودم که در آن روز، وقت اضافه می آورم تا بتوانم آن کار را هم انجام دهم. ولی وقتی برای انجامش نداشتم. یک سری کارها هم بودند که می دانستم شبیه داستان های ادامه دار مجله ها هستند. کار یک روز و دو روز نبود. برای همین همیشه در لیست خودم می نوشتم تا در صورتی که وقت اضافه بیاورم، کمی هم روی آن ها وقت بگذارم.
معمولا در طی روز، لیستم بزرگ تر می شد. کارهایی بود که به لیست اضافه می شد. ممکن بود کارها از جنسی باشند که سریع باید انجام می شدند. مثل تهیه یک گزارش وقتی مدیرتان تا نیم ساعت دیگر باید با آن گزارش در جلسه ای حاضر باشد. در این صورت آب دستتان هست باید بگذارید زمین و سریع دست به کار تهیه گزارش شوید. به خصوص اگر مدیرتان از آن دسته ای است که می دانید حتما از گزارش تهیه شده ایراد می گیرد و شما باید حداقل یک بار گزارش را ویرایش کنید، پس هیچ وقتی برای تلف شدن ندارید.
بعضی زمان ها هم کاری در لیستتان اضافه می کنید که تمام روز شما را می گیرد. فرض کنید مدیرتان صبح به شما اطلاع می دهد که در جلسه ای که ساعت ۱۰ صبح شرکت می کند، قصد دارد شما را هم همراه خود کند. اولا که بستگی به این که چه نوع آدمی باشید، این خبر ممکن است کمی تمرکز شما روی کاری که از ساعت ۸ تا ۱۰ صبح انجام می دهید، کم کند. خب، من از این دسته آدم ها بودم! البته الان خودم را اصلاح کرده ام و با این جلسه ها تمرکزم را از دست نمی دهم. ولی خب، آن زمان، جلسات مهمی که دیرتر از ساعات اولیه صبح برگزار می شد، تمرکزم را در طول به هم می ریخت.
به هر حال جلسه به اتمام میرسد و مقرر می شود که همان روز، شما فعالیت خاصی را انجام دهید و نتیجه را به گروه منتقل کنید. اینجاست که عملا شما تمام روز خود را از دست داده اید. حتی ممکن است کارهایی که به نظرتان خیلی ضروری می آمده را هم انجام نداده باشید. اگر خیلی خوش شانس باشید، مدیرتان این قضیه را متوجه می شود و اگر هم نه، باید آن قدر اضافه کاری بمانید تا حتما کارهای ضروری آن روز را انجام دهید. شاید هم به دلیل نوع شخصیت خودتان، ترجیح دهید پس از پایان ساعت اداری در شرکت بمانید تا تمام کارها را انجام دهید و لیست امروزتان را خلوت کنید. من معمولا تا آن جایی می ماندم که کارهای ضروری انجام شود. یا اگر می دیدم که لیست کارهای انجام داده نشده در طول روزهای هفته، روی هم انباشته شده و زیاد هستند، بیشتر می ماندم تا لیست خلوت شود.
در آخر هر هفته، تمام کارهایی که در روزهای هفته، از لیست انجام کارها، خط نخورده بودند را به لیست جدیدی منتقل می کردم. و در ادامه آن، لیست کارهای مربوط به روز اول هفته را می نوشتم.
اگر لیست کارهای هفته گذشته، خیلی زیاد بود، یک روز از دو روز تعطیلم را به شرکت می رفتم تا در فضای ساکت تر و با آرامش و تمرکز بیشتری بتوانم یک سری از کارهایی که نیاز به تمرکز داشت را انجام دهم. خب، راستش در محیطی که من کار می کردم، تمرکز کردن به هیچ وجه کار ساده ای نبود. و از آن جایی که من برای بیشتر کارهایم باید تمرکز می کردم، به شدت به زمان هایی که همکارانم حضور نداشتند نیاز داشتم. به همین دلیل بود که بسیاری از زمان ها، اگر می دیدم همکارانم قرار نیست بعد از ساعت کاری در شرکت بمانند، و برنامه خودم در خارج از شرکت هم اجازه می داد، در شرکت می ماندم. یا حتی بعضی هفته ها، هر دو روز تعطیل را به شرکت می رفتم و یک لیست بلند بالا از کارهای ناتمام را تمام می کردم. به هر حال، این که من در آن شرکت کار می کردم، انتخاب من بود و من باید راهی برای انجام وظایف محوله پیدا می کردم، حتی اگر به قیمت از دست دادن تعطیلاتم می بود.
همان طور که گفتم، این فقط برنامه ریزی شغل تمام وقت من بود. بقیه فعالیت هایم را هم با همین روش انجام می دادم. وقتی به خانه بر می گشتم، لیست کارهای خودم را برمی داشتم و آن ها را انجام می دادم. خوبی این لیست این بود که کسی نبود که تمرکزم را به هم بریزد. معمولا هم کارهای ناگهانی و تغییرات برنامه ای به جز در مواقعی که بحث خانواده ام بود، پیش نمی آمد. در واقع خانواده همیشه در الویت بود.
الان هم که به عنوان یک فریلنسر کار می کنم، همان لیست را دارم. با این تفاوت که کمی انعطاف پذیرتر است.
در تمام مدتی که در حال برنامه ریزی برای روزهای هفته بوده ام، این مهم ترین چیزی بوده که همیشه توجهم را به خود جلب کرده. این که کل هفته ام چطوره بوده؟ یک روز، ممکن است روز بدی باشد. از آن روزهایی که کارها پیش نروند. اما یک روز دیگر، از آن روزهایی که است که همه چیز خود به خود خوب پیش می رود و کارها خیلی زودتر از آن چه فکرش را می کردید، تمام شوند. این که بدانید در هر روز چه کارهایی باید انجام بدهید مهم است. اما به نظر من این که فعالیت های روزانه خود را ملاک اندازه گیری عملکرد خودتان بدانید، مناسب نیست.
دلایل بسیاری وجود دارد که باید این کار بکنید.
۱- اگر فعالیت های روزانه تان را انجام ندهید، تمام آن کارها ذهن شما را درگیر می کند. وقتی بخشی از ذهن شما درگیر فکر کردن به کارهایی است که انجام نشده اند، عملکرد مغز پایین می آید و تمرکز شما کم می شود. پس بهتر است که فکری به حال کارهای ناتمام خود بکنید.
۲- اگر پیشرفت و موفقیت برای شما مهم است، پس باید بدانید که در کجا قرار دارید. اگر می خواهید سال دیگر، در جای خاصی قرار داشته باشید، باید بدانید که امروز در چه فاصله ای از آن قرار دارید و برای رسیدن به آن، چه کارهایی باید انجام دهید. و این به دست نمی آيد جز با رصد کردن گام هایتان.
۳- اگر از اندازه عملکرد خود اطلاعی نداشته باشید، چطور می خواهید متوجه شوید که در حال بهتر شدن هستید یا نه؟ برای سنجش هر چیزی نیاز داریم آن را اندازه گیری کنیم.
عملکرد هر شرکتی یا هر فردی را می توان با واحدهای مختلفی اندازه گیری کرد. من برای سنجش عملکرد خودم، واحد هفته استفاده می کنم.
هفته نه آن قدر کوتاه است که با یک حال نداشتن و روی موود نبودن من نابود شود و نه آن قدر بلند است که نتایج آن را وقتی بدانم که ارزش خود را از دست داده باشند. برای همین من عملکردم را روزانه اندازه گیری نمی کنم، چون اگر در روزی، کارها به هر دلیلی آن طوری که انتظار دارم پیش نرود، شب که می خواهم بخوابم به جای این که به فردا فکر کنم، باید مشغول سر و کله زدن با امروزی که گذشته باشم و بر تمام اتفاقات یا به خودم لعنت بفرستم که چرا کارها پیش نرفته اند؟! اگر هم بخواهم ماهانه عملکردم را اندازه گیری کنم، باید سی روز بگذرد و این زمانی است که من در آن می توانم در عواملی که مانع از انجام فعالیت هایم شده، تغییر ایجاد کنم اما چون اندازه گیریم را دیر انجام داده ام، زمانم را از دست داده ام. پس من هفته را انتخاب می کنم. شاید شما فکر کنید سیکل های ده روزه هم می تواند زمان مناسبی باشد. من با ده روز احساس راحتی نمی کنم. به نظرم هفته خیلی طبیعی تر است. در طول یک هفته، شما هم روزهای کاری دارید و هم روزهای تعطیل. یک سیکل تکرار شونده در هر هفته وجود دارد. شما این امکان را دارید که عملکرد هفته ها را با هم مقایسه کنید چون کاملا با هم متجانس و شبیه به هم هستند. اما در سیکل های ده روزه، این تجانس وجود ندارد. در یک ماه، ۴ آخر هفته وجود دارد و شما این ۴ آخر هفته را نمی توانید به صورت مساوی میان ۳ تا ۱۰ روز تقسیم کنید. مگر این که شغلی که دارید، شیفتی باشد. مثلا ۲ هفته روی دکل نفتی هستید و یک هفته آف دارید. یا هر شرایط خاصی که در زندگی و شغلتان دارید که باعث می شود روند روزها و هفته هایتان با چیزی که نرم است، متفاوت باشد.
آیا از هفته خود استفاده مفیدی می برید؟
شما به دو دلیل می توانید ادعا کنید که استفاده مفیدی از هفته خود کرده اید.
۱- این که از هفته خود لذت برده باشید.
۲- در آن هفته تلاش کرده باشید تا هفته های بعدی بهتر و لذت بخش تری داشته باشید.
هفته افتضاح، هفته ای است که هیچ کدام از این دو اتفاق نیافتد. یعنی هفته ای که نه از آن لذت برده اید و نه کاری کرده اید که هفته های بعدی بهتری داشته باشید.
هفته ایده آل، هفته ای است که هر دوی موارد بالا اتفاق بیفتد. هم از آن لذت برده اید و هم کارهایی انجام داده اید که برایتان نوید هفته بعدی بهتری است.
من هفته هایی را داشته ام که مجبور بوده ام روزانه ۱۴ ساعت کار کنم و ۶ ساعت درس بخوانم و ۲ ساعت بخوابم. ۲ ساعت هم در رفت و آمد باشم. این هفته ها، خیلی هفته های سختی برایم بوده اند و من هیچ لذتی از آن ها نمی بردم. ولی باید این کارها را می کردم تا هفته بعد، پس از امتحان، لذت گرفتن نمره خوب را داشته باشم. و هفته بعد بتوانم در عروسی دوستم که در شهر دیگری بود، شرکت کنم و کاری در شرکت نمانده باشد تا بتوانم از مدیرم درخواست مرخصی کنم.
هفته هایی هم بوده که دلم خواسته به خودم حال بدهم! بروم مسافرت و از زندگی ام لذت ببرم. در این هفته ها معمولا به جز این که هر لحظه اش پر از اتفاقات هیجان انگیز و لذتبخش بوده، برایتم خاطراتی هم به یاد مانده و خیلی چیزها یادگرفته ام و در کل تجربه خوبی داشته ام. گاهی این سفرها باعث تغییراتی در هفته های بعدی من شده، مثلا برای من چند پروژه کاری دربرداشته یا ارتباطاتی شکل داده که می توانم در آینده از آن ها استفاده کنم. اما بعضی وقت ها هم صرفا لذت بردن از روزها را برایم به بار آورده.
هفته هایی هم بوده که این قدر افتضاح بوده که نه از آن ها لذت برده ام و نه توشه ای برای آینده ذخیره کرده ام. اشکالی دارد از این هفته ها داشته باشیم؟ خب نه، همه آدم ها هفته های افتضاح داشته اند. فکر می کنم خیلی از نقاط عطف زندگی آدم ها هم، همین هفته های افتضاح بوده باشد. در مورد من که این طور بوده. اما اگر این هفته های افتضاح زیاد است، اصلا خوب نیست. اگر دیدید الان چند هفته پشت سرهم است که هفته هایتان جزء دسته بندی افتضاح قرار می گیرد، بنشینید با خود فکر کنید که چه چیز باعث شده تمام هفته های شما این طور پیش برود؟ فکر کنید که چه کاری می توانید انجام دهید که عامل به وجود آوردنده را کم رنگ یا حذف کنید؟ اگر آن عامل در کنترل شما نیست و نمی توانید آن را حذف یا کم رنگ کنید، چه کاری می توانید انجام دهید، چه تغییری می توانید انجام دهید که در کنترل شماست و تاثیر آن عامل را خنثی می کند؟
هفته های ایده آل، بهترین هفته ها هستند. از آن هفته هایی که همه چیز در تعادل است. هم تفریحی که دوست داشته ام را داشته ام و هم به کارهایم رسیده ام. من همیشه در پایان این هفته ها، انرژی ام برای هفته بعدی چند برابر است. اما واقعیت این است که خیلی از اوقات، زندگی آن قدر بالا و پایین دارد که باید به همان هفته هایی که یکی از دو عامل را دارید، قناعت کنید.
من برای خودم یک صفحه ای طراحی کرده ام که آن را با شما به اشتراک می گذارم. الان که من این پست را می نویسم، آخر پاییز است. هنوز سه ماه از سال شمسی مانده. اگر تقویم ذهنی تان شمسی است، فرصت خوبی است که از اول دی ماه، شروع کنید به اندازه گیری عملکرد خود. این صفحه را روی یک کاغذ آچهار پرینت کنید و در جایی بگذارید که جلوی چشمتان باشد. این که چطور می خواهید این صفحه را پر کنید، کاملا دست شماست. هر طوری که دوست دارید! برای پر کردن صفحه اعمالتان کاملا آزاد هستید. می توانید در هر روز، یک کلمه یا عبارت کوتاه در باکس مربوط به آن هفته بنویسید و در آخر هفته با توجه به برایند چیزی که نوشته اید، عملکرد خود را بسنجید. یا می توانید در طول هفته کاری به کار این صفحه نداشته باشید و فقط در پایان هفته، هفته را مرور کنید. به هر حال، هر طور که راحت هستید و برای انجامش بهانه تراشی نمی کنید. تنها چیزی که پیشنهاد می کنم، این است که عملکرد هر هفته را با استفاده از یک رنگ، مشخص کنید.
رنگ ها چه باشند؟
۱- هفته های ایده آل را سبز کنید.
۲- هفته های تلاش برای هفته های بعدی را آبی کنید.
۳- هفته های لذت بردن را زرد کنید.
۴- هفته های افتضاح را خاکستری کنید.
