با سلام و احترام؛ امیدواریم که شاد و سلامت باشید. در مقاله {برگزاری کلاس آنلاین} به بررسی مفهوم و مزایای کلاس آنلاین و حداقل امکانات یک سامانه برگزاری کلاس آنلاین پرداختیم. دیدیم که کلاس آنلاین (کلاس مجازی) یک رویداد آنلاین محسوب می‌شود.
بسته به هدف برگزاری رویداد آنلاین، می‌توان عبارات مختلفی را نظیر وب کنفرانس، وبینار، کلاس آنلاین و ... به جای عبارت رویداد آنلاین استفاده کرد. در ادامه این مقاله قصد داریم تا نگاهی به وب کنفرانس که به جلسه مجازی یا جلسه آنلاین نیز موسوم است، داشته باشیم. با ما همراه باشید.
همانطور که از عبارت وب کنفرانس (Web Conference) برداشت می‌شود، اگر کنفرانس یا جلسه‌ای را بر بستر اینترنت (وب) برگزار کنیم، اصطلاحاً در حال برگزاری وب کنفرانس هستیم. ماهیت وب کنفرانس موجب می‌شود که افراد مختلف از هر نقطه جغرافیایی از بتوانند از طریق شبکه جهانی اینترنت با یکدیگر تعامل داشته باشند.
بسته به سطح و نوع جلسه یا کنفرانس، این تعامل می‌تواند سطوح مختلفی داشته باشد. در واقع در کنار ارتباط صوتی و تصویری، ابزارهایی نظیر گفتگو متنی یا چت، به اشتراک گذاری فایل و محتوا، پخش ویدیو آنلاین، تخته آنلاین جهت نوشتن و رسم شکل، نمایش اسلاید و ... می‌توانند در پلتفرم یا سامانه وب کنفرانس وجود داشته باشند.
پلتفرم یا سامانه‌های برگزاری وب کنفرانس (برگزاری جلسه مجازی) می‌توانند به دو فرم سرویس تحت وب و یا نرم افزاری در اختیار افراد قرار گیرد. سامانه وب کنفرانس به فرم سرویس تحت وب از آنجایی که مشکلات نصب نرم افزار و عدم سازگاری با سیستم عامل‌های مختلف را ندارد، از محبوبیت بیشتری در بین سازمان‌ها برخوردار هستند.
یک بستر وب کنفرانس تحت وب از طریق مرورگر (Browser) در هر سیستم عامل و پلتفرمی در دسترس است. در واقع برگزاری و یا شرکت در وب کنفرانس یا جلسه آنلاین به سادگی باز کردن یک لینک در نوار آدرس مرورگر (نظیر کروم، فایرفاکس، سافاری و ...) است.
عموماً در یک پلتفرم جامع وب کنفرانس، برگزاری چندین جلسه یا کنفرانس آنلاین به صورت همزمان با موضوعات مختلف امکان پذیر است. لازم به ذکر است که هر کدام از این جلسات در محیطی جداگانه موسوم به اتاق مجازی برگزار می‌شوند.
در ادامه این مطلب، مزایای قابل توجه برگزاری جلسات به صورت آنلاین (مجازی) را بررسی می‌کنیم.
کاهش هزینه
همانطور که می‌دانیم جهت برگزاری رویدادهای آنلاین نیازی به یک مکان فیزیکی مشخص نیست. همین امر می‌تواند موجب حذف رفت و آمدهای درون شهری، درون کشوری و حتی بین کشوری باشد که خود منجر به کاهش هزینه‌های برگزاری کنفرانس چه برای میزبان و چه برای شرکت کنندگان می‌شود.
همچنین جهت برگزاری جلسات آنلاین نیازی به تجهیزات گران‌قیمت نظیر ویدیو پروژکتور، پرده نمایش، نشانگر لیزری، میز و صندلی و ... نیست. همچنین پذیرایی که امری مرسوم در جلسات سنتی است، حذف می‌شود. تمامی این موارد در نهایت باعث جلوگیری از اتلاف منابع مالی سازمان‌ها می‌شوند.
جهت برگزاری و یا شرکت در یک جلسه مجازی یا کنفرانس آنلاین، صرفاً به یک سامانه، بستر یا پلتفرم وب کنفرانس به فرم سرویس تحت وب و یک دستگاه متصل به اینترنت نیاز است که در مقایسه با برگزاری جلسات حضوری، هزینه‌های به مراتب کمتری برای میزبان و همچنین شرکت کنندگان دارد.
الزامی به حضور در دفتر شرکت یا سازمان نیست !
برکزاری یا شرکت در وب کنفرانس از هر نقطه جغرافیایی امکان‌پذیر است. با ایجاد یک اتاق مجازی در پلتفرم وب کنفرانس می‌توانید تعداد زیادی از افراد را به دور هم جمع کرده و با یکدیگر تعامل داشته باشید.
همچنین از آنجایی که برگزاری جلسات انلاین، مستقل از مکان و زمان است، نیازی به صرف زمان و انرژی جهت هماهنگی زمان شروع کنفرانس برای خالی بودن دفتر جلسات در یک شرکت یا سازمان نیست.
تسهیل استخدام افراد توانا و فرآیند دورکاری
با توجه به مکان جغرافیایی شرکت یا سازمان، جامعه آماری افرادی که علاقه‌مند به استخدام در سازمان شما هستند کاهش پیدا کرده و محدود به موقعیت محلی شرکت و یا سازمان شما می‌شود. اما با وجود پتلفرم‌هایی نظیر وبینار (برگزاری سمینار آنلاین) و وب کنفرانس (برگزاری جلسه آنلاین) و فرهنگ سازی دورکاری در سازمان‌ها، شما به راحتی می‌توانید افراد توانا از هر شهر و یا کشوری را به استخدام سازمان خود در بیاورید.
افزایش تعداد جلسات
از آنجایی که برگزاری یا شرکت در کنفرانس آنلاین (جلسه آنلاین)، فارغ از محدودیت‌های رفت و آمد است، شما تنها با تنظیم و هماهنگی ساعت‌های مناسب با سایر افراد، می‌توانید به طور منسجم و پیوسته جلسات دوره ای خود را بدون هیچ تشریفات خاصی به صورت مجازی برگزار کنید. همین امر باعث صرفه جویی در زمان و هزینه شده و به راحتی می‌توانید چندین بار با افراد سازمان خود در طول روز تعامل داشته باشید.
تنظیم صورت جلسه
امکان ذخیره صفحه نمایش و در نتیجه تمامی محتوای وب کنفرانس یا جلسه مجازی، این امکان را به افراد حاضر در یک جلسه می‌دهد تا در صورت نیاز به تماشای چندین باره آن بنشینند تا فرآیند تجزیه و تحلیل و تصمیم گیری در کسب و کار تسهیل شود. این امر برای افراد غایب در جلسه نیز بسیار مفید خواهد بود.
ذخیره رویداد آنلاین جدا از اینکه نگرانی از دست دادن مطالب مهم جلسه را از بین می‌برد، امکان تهیه یک صورت جلسه کامل و جامع را نیز فراهم می‌کند. با پیوست تمامی فایل‌های به اشتراک گذاشته شده در محیط جلسه و فایل ضبط جلسه به فایل صورت جلسه خود، می‌توانید بایگانی کاملی از سیر تحولات جلسات خود و نتایج آن داشته باشید.
وب کنفرانس می‌تواند با همان اهداف برگزاری جلسات حضوری (سنتی) برگزار شود. تنها تفاوت کنفرانس تحت وب با سنتی در مکان برگزاری است. از آنجایی که مکان یا بستر برگزاری وب کنفرانس، شبکه جهانی وب (اینترنت) است، برگزاری جلسات به فرم وب کفنرانس به دلیل امکانات بیشتر (و البته ارزان‌تر) می‌توانند بازدهی داشته باشند.
به عنوان مثال، برگزاری جلسات دوره‌ای هیئت مدیره سازمان، یکی از کاربردهای قابل توجه وب کنفرانس است. از آنجایی که عموم مدیران و اعضای هیئت مدیره مشغله زیادی دارند و حتی ممکن است که در یک شهر نباشند، تعیین زمان مناسب یک جلسه حضوری که مورد توافق همه افراد باشد، به دلیل مسائل رفت و آمد و تداخل با سایر کارها دشواری زیادی دارد. از آنجایی که شرکت در یک کنفرانس تحت وب، نیازی به حضور در یک مکان فیزیکی ندارد، حتی در ساعات شب نیز می‌توان جلسه را به شکل مجازی یا آنلاین برگزار کرد.
مثالی دیگر از کاربرد وب کنفرانس، هماهنگی بین شعب مختلف یک سازمان بزرگ است. در این صورت بدون آنکه نیازی به صرف هزینه جهت رفت و آمدهای طولانی و خسته کننده باشد، از طریق کنفرانس تحت وب می‌توانید اهداف سازمانی خود را دنبال کنید.
برگزاری وب کنفرانس های دوره‌ای جهت آموزش واحد‌ها و کارکنان، می‌تواند یکی دیگر از کاربردهای آن باشد. از دیگر کاربردهای وب کنفرانس، برگزاری جلسات و مذاکره با مشتریان سازمانی و شرکای تجاری است.
شاید فکر کنید که جهت برگزاری جلسات آنلاین نیاز به تجهیزات و امکانات گران قیمتی نظیر استقرار اتاق سرور و واحد IT، شبکه خصوصی، نصب نرم افزارهای اختصاصی، مدیریت لایسنس و … باشد. اما همانطور که پیشتر عنوان کردیم، در صورت استفاده از سامانه‌های وب کنفرانس به فرم وب سرویس، تنها امکانات لازم جهت برگزاری و یا شرکت در وب کنفرانس (جلسه آنلاین)، یک دستگاه متصل به اینترنت با سرعت مناسب است.
این دستگاه می‌تواند کامپیوتر خانگی (Desktop)، لپ تاپ (Laptop)، تبلت (Tablet)، موبایل (Mobile) و حتی تلویزیون هوشند (Smart TV) باشد. سرویس وب کنفرانس از طریق مرورگر (Browser) قابل دسترس است. به عبارت دیگر، به سادگی وارد کردن آدرس اینترنتی (URL) یک وب سایت در مرورگر، می‌توانید از خدمات سمینار آنلاین و جلسات آنلاین استفاده کنید.
جهت برگزاری یک جلسه مجازی حرفه‌ای‌تر، داشتن دوربین، میکروفون و هدست ثانویه جهت ارسال و دریافت با کیفیت‌تر داده‌ها پیشنهاد می‌شود. البته امروزه اکثر موبایل و یا لپ تاپ های جدید خود به میکروفون و دوربین با کیفیت و سیستم های حذف نویز تجهیز شده‌اند که در نتیجه نیازی به تجهیزات ثانویه نیز نیست.
حداقل سرعت و پهنای باند مورد نیاز رویدادهای آنلاین به عوامل مختلفی بستگی دارد. به طور مثال اگر در محیط جلسه مجازی تنها تعامل صوتی و متنی وجود داشته باشد، می‌توان گفت که سرویس ADSL 128kbps کافی است. حال اگر ارتباط تصویری (وب کم) فعال باشد، بسته به تعداد تصاویر به سرعت های بیشتری نیاز است.
برای برقراری یک تصویر با کیفیت بالا سرعت آپلود حداقل یک مگابیت بر ثانیه (بیت، نه بایت !) پیشنهاد می‌شود. توجه داشته باشید برای برگزاری یک جلسه آنلاین با کیفیت، هم میزبان و هم شرکت کنندگان باید اینترنت مناسبی داشته باشند. البته از آنجایی که امروزه تکنولوژی‌های فیبر نوری و 4G/5G در دسترس همگان است، نگرانی خاصی در این مورد وجود ندارد.
امروزه بستر و یا پلتفرم‌های مختلفی جهت برگزاری رویدادهای آنلاین وجود دارند. با توجه با محدودیت‌هایی که عموم پلتفرم‌های خارجی در کشور عزیزمان ایران دارند، پلتفرم جامع، بومی و دانش بنیان بل میت (BellMeet) با تمامی امکانات استاندارد مورد نیاز در جلسات آنلاین، می‌تواند گزینه‌ای ایده‌آل جهت برگزاری وبینار، وب کنفرانس، آموزش آنلاین، کلاس آنلاین و … شما باشد.
پلتفرم جامع برگزاری جلسات مجازی BellMeet، تنها پتلفرم بومی و دانش بنیان با کامل‌ترین ابزارهای تعاملی نظیر:
آماده میزبانی از رویداد آنلاین شما است. جهت کسب اطلاعات بیشتر و مشاهده تعرفه‌ها و همچنین استفاده سه روزه رایگان (هدیه) به لینک‌های ذیل مراجعه فرمایید.
یا با شماره تلفن درج شده در ذیل تماس حاصل فرمایید.
Tell : 021 22643814
در انتها جهت آشنایی بیشتر با محیط برگزاری جلسات آنلاین بل میت | BellMeet (سامانه وب کنفرانس)، شما را به تماشای ویدیوی کوتاه زیر دعوت می‌کنیم.
جهت مشاهده ویدیو در آپارات روی این لینک کلیک کنید ...
