وقتی که می بینید میز شما پر از کاغذ و مدارک مالیاتی و فایل است، آنچه که شما احتیاج دارید، جایی برای ذخیره ی آنها می باشد. اگر به فکر چیزی به عنوانیک کمد اداری بایگانی می باشد، تأمل کنید! دیگر دوران کمدهای اداریبایگانی قدیمی سر آمده است. کمدهای اداری برای ذخیره ی فایل ها و مدارک اداری به نحوی چشمگیری پیشرفت کرده است و با استایل شده است. در برخی موارد، کمد بایگانی امروزه به هیچ وجه شبیه کمد اداری قدیمی نیست، چون اصلا قدیمی نیست. برخی از تصورات اشتباه در مورد کمد اداری بایگانی در زیر عنوان شده اند:
شما احتمالا هر چه بزرگ تر می شوید، چیزهای بیشتری جمع می کنید. اما کمد اداری بایگانی "کمد اداری قدیمی" نیست. امروزه کشوهای فایل موجود در کنار میز در استایل ها و رنگ ها و انتخاب های بسیار متنوعی برای ذخیره و بایگانی وجود دارند. بیشتر کشوهای فایل موجود به اندازه ی کافی عمیق هستند با عمق حدود 70 سانت، کشوهایی با ریل فلزی که تا آخر می توان آنها را بیرون کشید، طوری که شما می توانید تقریبا هر چیزی را در آن بگذارید.
اگر شما طبقات، درها و فضاهای بسته ی خاصی برای ذخیره کردن اقلام اداری دارید، گزینه های زیادی به جز کمدهای اداری بایگانی می توانید داشته باشید. می توانید یک کمد اداری بایگانی جدید و یا یک میز کامپیوتر که سیستم بایگانی هم در آن وجود داشته باشد را در نظر بگیرید. همه ی این انتخاب ها بهتر از کمد بایگانی قدیمی و سنتی می باشد.
هیچ کسی نمی گوید که شما لازم است یک کمد اداری بایگانی فلزی را در وسط اتاق نشیمن بگذارید. یک کمد اداری بایگانی جدید پیدا کنید که با فضای شما هماهنگ شود. فقط به خاطر داشته باشید که نکته ی مهم، کاربردی بودن آن است. اگر می خواهید که به مدارک و فایل ها به راحتی دسترسی داشته باشید و فایل ها الزاما باید نزدیک میز کار و یا میز اداری شما باشد، یک کمد اداری کنار دیوار و یا یک طبقه ی دیواری در نظر بگیرید. بر چسب های روی جعبه های بایگانی را در جایی بزنید که به راحتی دیده شده و پیدا شوند.
کمد اداری برای بایگانی فایل ها ممکن است چرخ داشته باشد و متحرک باشد. در این صورت می توان کمد اداری و یا طبقات بایگانی را در کنار دست خود و هر جا که لازم داشتیم قرار دهیم.
برخی از مدارک نباید به صورت باز و در معرض دید دیگران رها شوند. مدارکی مثل مدارک بیمه، اطلاعات شخصی مهم، صورتحساب های بانک، قراردادها و یا مدارک پزشکی را در یک کمد اداری بسته و قفل شده نگه دارید. اگر در اتاق شما فرد دیگری هم کار می کند، این موضوع اهمیت بیشتری پیدا می کند.
منبع: www.benko-co.com
