طراحی دفترکار باز یا Open Office این روزها بیشتر مد نظر مجموعه ها قرار گرفته است. این طراحی برحسب نوع فعالیت مجموعه و واحدها متفاوت بوده و مزایا و معایب خاص خود را دارد. در حال حاضر بسیاری از شرکت‌های تبلیغاتی، استارتاپ‌ها و ... به این نتیجه رسیده‌اند که استفاده از این طراحی می‌تواند فضای مناسب‌تری برای کارکرد بهتر و همکاری بیشتر ایجاد کند. بنابراین موج نوسازی و بهسازی و طراحی براین اساس بیشتر به چشم می‌خورد. در این مقاله با هم مزایا و معایب این سبک را بررسی خواهیم کرد.
شکل‌گیری ایده‌ی طراحی دفتر کار یکپارچه یا Open Office
نقطه آغاز کار دفاتر کار باز یا Open-Office (یا به گفته‌ی ویکی‌پدیا پلان آزاد) در دهه‌ی پنجاه میلادی بود. درواقع این ایده برای تحقق رویای همکاری بیشتر در دفتر کار، شکل گرفت. به مرور زمان و پیاده‌سازی این سبک طراحی، مزایا و معایب آن بیشتر مورد توجه قرار گرفت و همین مسئله باعث تغییراتی در این سبک طراحی شد.
در حدود 70 سال پیش در آلمان ایده‌ی دفتر کار یکپارچه و بدون اتاق یا دیوارهای جداکننده به وجود آمد و در دهه‌های اخیر در بسیاری از کشورها -حتی کشور ما- به سیستمی برای طراحی محیط‌های کار تبدیل شد. این ایده درابتدا برای استارتاپ‌ها و شرکت‌های حوزه تکنولوژی بیشتر مورد توجه قرار گرفت، اما به مرور در سایر حوزه‌ها از جمله تبلیغات، رسانه و حتی معماری، تبدیل به ساختاری مطلوب برای دفاتر کار شد. افزایش بهره‌وری و خلاقیت در محیط کار، مهم‌ترین عامل جایگزینی این نوع دفترها با دفاتر کار سنتی شد.
ویژگی‌های مثبت طراحی دفترکار یکپارچه یا Open Office
· همکاری آسان
فضای کار یکپارچه یا Oppen Office به تیم‌های کاری این اجازه را می‌دهد که بتوانند با یکدیگر همکاری راحت تری داشته و بیشتر در تعامل باشند. همچنین برای رفع مشکلات و تکمیل پروژه‌ها به آسانی با یکدیگر در تماس باشند. این سبک از فضای کاری تیم‌ها را به همکاری تشویق کرده و روحیه کار تیمی را در افزایش می‌دهد.
· راندمان بالا
خصوصا در ابتدای استفاده از این سبک طراحی افزایش راندمان کاری نکته‌ای بود که بسیار مورد توجه قرار گرفت. زمانی که کارمندان نیاز دارند از اعضای تیم خود سوالی بپرسند یا به دنبال کمکی در رابطه با وظایف خود بگردند، مجبور نیستند برای اینکار در مجموعه بگردند تا مسئله را حل کنند. این‌چنین راندمان کار بالا می‌رود.
· محیط کاری مثبت
بسیاری از کارمندان در دفاترکار بسته احساس محصور شدن و انزوا می‌کنند. درنتیجه این سبک طراحی را مطلوب تر دانسته و در این فضا احساس راحتی بیشتری دارند. اما برخی از کارمندان که ماهیت کارشان به تمرکز بیشتری نیاز دارد چندان این طراحی را نمی‌پسندند. بنابراین بازهم باید در نظر داشت که همه‌ی تیم‌های یک مجموعه الزاماً نمی‌توانند از این طراحی استفاده کنند.
· کاهش نرخ ریزش کارمندان و بقا در مجموعه
کارکردن در فضای کاری یکپارچه به نیروی کار جدید این امکان را می‌دهد که بتواند راحت‌تر از تجربه‌ی کارمندان با تجربه‌تر استفاده کرده و چیزهای بیشتری در این محیط یاد بگیرد. همچنین می‌تواند استعدادهای خود را بهتر شناخته و مهارت‌های بیشتری را یاد بگیرد. بنابراین به مجموعه وفادارتر شده و کمتر به فکر ترک کار یا تغییر شغل میفتد.
· نورپردازی بهتر محیط
پس از راحتی و ارگونومیک بودن مبلمان اداری، نورپردازی محیط کار تاثیر قابل توجهی بر سلامت فیزیکی کارمندان دارد. نورپردازی محیط کار در دفاتر یکپارچه یا Open Office راحت‌تر انجام شده و کیفیت بهتری نسبت به فضای کاری سنتی دارد. زیرا دیگر از پارتیشن اداری چندانی در فضا استفاده نشده که جلوی رسیدن نور به تمام قسمت‌های محیط را بگیرد. خصوصاً وقتی ساختمان دارای پنجره باشد. محیط‌های روشن‌تر تاثیر مثبتی بر روحیه‌ی کارمندان داشته و همچنین خطر خستگی چشم را کاهش می‌دهد (عارضه‌ای رایج میان کارمندان).
ویژگی‌های منفی دفاتر کار یکپارچه یا Open Office
· سر و صدا در محیط اداری
اولین عیبی که به طراحی فضای کاری یکپارچه می‌توان گرفت این است که سروصدای محیط قابل کنترل نیست. بنابراین همین مسئله می‌تواند برای کارمندانی که ماهیت کارشان نیاز به تمرکز بیشتری دارد، سخت و یا حتی غیرقابل تحمل شود. در واقع این سبک طراحی برای کنارهم قرارگرفتن تمام تیم‌های یک مجموعه قابل استفاده نیست.
· کاهش حریم شخصی
در دفاتر کار یکپارچه، حریم شخصی عملاً معنای چندانی ندارد. وقتی در این فضا کار می‌کنید نمی‌توانید انتظار داشته باشید که سایرین به مانیتور شما و یا مکالمات تلفنی‌تان توجهی نداشته باشند. این مشکل برای کارمندانی که به اطلاعات خصوصی نظیر مسائل منابع انسانی رسیدگی می‌کنند، بیشتر به چشم می‌خورد.
· حواس‌پرتی
برای برخی از کارمندان کارکردن در شرایطی که توسط سایرین احاطه شده باشند، بسیار سخت است و یا ابنکه به طور کلی در محیط‌های باز نمی‌توانند به راحتی کار کنند و حتماً باید حریم مشخصی برای خود داشته باشند. چنین موضوعی می‌تواند میزان بهره‌وری را کاهش دهد.
· بیماری
وقتی یک نفر به سرماخوردگی یا آنفولانزا دچار می‌شود، بیماری به سرعت میان کارمندان پخش می‌شود. شما می‌توانید با تهیه‌ی ضدعفونی‌کننده‌ها یا دستمال‌های مرطوب ویژه برای کارمندان به مبارزه علیه بیماری کمک کنید و تیم را تشویق کنید در صورت احساس بیماری و خستگی از مرخصی استعلاجی خود استفاده کنند.
همانطور که در این مقاله خواندیم، مزایا و معایب طراحی دفاتر کار یکپارچه به گونه‌ای است که باید تک‌تک این موارد را درنظر گرفت و بعد از یک نتیجه‌گیری کلی اقدام به خرید و سفارش مبلمان اداری کرد. امروزه در کشورهای مختلف، شرکت‌ها و مجموعه های بزرگ و موفق، سبک طراحی دفاتر خود را از سنتی و Open Office به دفاتر منعطف تغییر داده‌اند. به این ترتیب در این دکوراسیون اداری، فضاهای مختلف با کاربری‌های متفاوت درنظر گرفته شده است. به این ترتیب کارمندان می‌توانند لپتاپ‌های خود را برداشته و در هر فضایی که با روحیه شان مساعدتر است کار خود را انجام دهند.
در ساختار کلی دفاتر یکپارچه و یا منعطف، محل نگهداری اسناد و مدارک، کمد بایگانی و ... حتماً متناسب با محل قرارگیری تیم‌هایی که به این موارد نیاز دارند، درنظر گرفته می‌شود. اما نبود پارتیشن اداری و اتاق‌های مجزا گروه‌ها را از هم تفکیک نمی کند.
به این ترتیب اگر قصد دارید دکوراسیون محیط کاری خود را تغییر دهید، لازم است در ابتدا ماهیت کار تک‌تک تیم‌های مشغول به فعالیت را بررسی کرده و سپس تصمیم بگیرید که چه سبک طراحی می‌تواند بهترین بازخورد و تاثیر را برای شما به همراه داشته باشد.
گاهی استفاده از یک سبک که در شرکت‌های معروف و موفق استفاده می‌شود، الزاماً برای شرکت‌ها و مجموعه‌های دیگر کاربردی و مناسب نیست.
