همه ما تجربه شرکت در جلسه را داریم. اما کمتر جلسه ای را بیاد داریم که همه چیز خوب پیش رفته و به نتایج مشخصی منجر شود.
خب، چاره کار چیست؟
برای اینکه جلسه ما درست اداره شود و به نتیجه هم برسد، ابتدا لازم است برای آن یک دستور جلسه معین داشته باشیم. از این طریق می توان نیازهای آن جمع یا انجمن را برطرف نمود. در مورد کم و کیف نوشتن دستور جلسه بعدا سخن خواهیم گفت.
حالا اگر در عین داشتن دستور جلسه، هنگام مذاکره، برخی اعضا سعی کنند، به نسبت علاقه و اولویت شخصی خود موضوعات دیگری را طرح نمایند، به نظر شما جمع می تواند به نتیجه مطلوب دست یابد؟
در سال ۱۵۸۱ نخستین قانون عرفی پارلمان یا قانون عام پارلمان مقرر کرده است ” وقتی پیشنهادی مطرح شد، باید از طریق اخذ رای تعیین تکلیف شود. یا، قبل از آنکه پیشنهاد دیگری مطرح شود با توافق عمومی مجمع کنار گذاشته شود” .
اکثرا شرکت ها برای مدیریت بهتر و افزایش راندمان جلسات از سیستم جلسات تحت وب و تقویم آنلاین استفاده می کنند.
ولی در کشور ما معمولا این قاعده بدیهی رعایت نمیشود و هر عضوی حق خود می داند که در جلسه هر چه را که خودش صلاح می داند بیان کند.
نکته جالب موضوع اینجاست که؛ این افراد کار خود را یک حق می پندارند و آن را مصداق آزادی بیان قلمداد می کنند. این اشتباه باعث می شود، حتی اگر جلسه ای دارای دستور باشد و مذاکره هم مطابق آن شروع شود، در ادامه افراد هر کدام موضوع جدیدی را مطرح کنند و باعث شوند که نهایتا جمع سردرگم شده و نتواند به جمع بندی و نتیجه گیری برسد.
همچنین این کار موجب میشود اعضای یک انجمن یا مجمع با خاطره ای تلخ جلسه را ترک نمایند و دیگر شور و شوقی برای کار های جمعی و شرکتی از خود نشان ندهند.
اگر هر کدام از ما به عنوان یک عضو انجمن، ملزم باشیم که در جلسه فقط در موضوع مشخص مطرح شده مذاکره کنیم، آن هم در قالب موافق یا مخالف و بعد از کفایت مذاکره با رای گیری تکلیف پیشنهاد را مشخص کنیم، آنگاه خواهیم دید که چقدر کارها خوب پیش می رود و در جلسه می توان برای حل تمام مشکلات و رفع موانع راه کار عاقلانه، عادلانه و منصفانه پیدا کرد.
پس سعی نکنیم، خارج از دستور جلسه صحبت کنیم. این هم به نفع خودمان است و هم به نفع جمع و جامعه.
منبع:
https://blog.yar.cloud/%d8%a7%d9%88%d9%84%db%8c%d9%86-%d8%a7%d8%b5%d9%84-%d8%ac%d9%84%d8%b3%d9%87/
