استخدام توافق انجام کار با حقوق بین کارفرما و کارمند است. طبق این توافق، کارمند باید خدمات مشخصی را ارائه دهد. در مقابل کارفرما حقوقی را به صورت ماهانه یا ساعتی برای کارمند در نظر می‌گیرد. کارمندان می‌توانند درباره موارد مربوط به این توافق با کارفرما مذاکره کنند. البته غالبا شرایط و ضوابط قبلا توسط کارفرما تعیین می‌شود.
فرآیند استخدام نیروی انسانی به مراحلی گفته می‌شود که با کمک آن یک نیاز به جایگزینی نیرو برای یک موقعیت خالی در سازمان بررسی شده و با توجه به نیازهای آن پست یا موقعیت، متقاضیان ارزیابی شده و مناسب‌ترین نیرو برای تصدی آن شغل، انتخاب می‌شود.
انجام این فرآیند معمولا بر عهده افرادی چون مدیریت مجموعه، مدیریت واحد منابع انسانی است. معمولا مدیران منابع انسانی این فرآیند را رهبری کرده و با سایر بخش‌ها و تیم‌ها برای یافتن بهترین فرد، همکاری می‌کنند.
فرآیند استخدام نیروی انسانی شامل بخش‌های مختلفی است و با توجه به حوزه کاری، تخصص و مهارت موردنیاز، جایگاه شغلی و عوامل دیگر تعیین می‌شود. بنابراین برای این فرآیند نمی‌توان چند مرحله را به عنوان مراحل اصلی این فرآیند معرفی کرد. در اینجا مراحل رایج موجود در فرآیند را با هم بررسی می‌کنیم و هر سازمان یا مجموعه می‌تواند با توجه به نیازها و حوزه کاری خود، این مراحل را جهت سازگاری تغییر داده و اصلاح کند.
مرحله اول: تعیین نیازها
اگر تمایل دارید یک موقعیت شغلی جدید در سازمان تعریف کنید یا مسئولیت‌های مرتبط با یک جایگاه شغلی را تغییر دهید، بهتر است ابتدا نیازهای مجموعه خود را بررسی کنید.
مرحله دوم: شرح شغل موردنظر را آماده کنید.
پس از بررسی نیازهای مجموعه یا شرکت خود، باید مسئولیت‌ها، وظایف و جایگاه شغلی موردنظر را به دقت ارزیابی و مشخص کنید. و یک شرح شغلی برای مسئولیت شغل موردنظر آماده کنید.
این شرح شغلی به متقاضیان کمک می‌کند که مسئولیت‌ها و انتظارات شما را با توانایی‌ها خود مقایسه کرده و در صورت تمایل و تطابق توانایی‌ها با وظایف و مسئولیت‌ها، درخواست همکاری را ارسال نماید.
یک شرح شغلی خوب موجب می‌شود، افرادی تقاضای همکاری دهند که بیشترین تطابق را با نیازهای مجموعه دارند. با وجود یک شرح شغلی کامل، احتمال جذب نیروهای مناسب، متخصص و کاربلد افزایش خواهد یافت.
مرحله سوم: برنامه ریزی
مواردی که در این مرحله لازم است به ترتیب مشخص گردد:
نکته: در صورتی که گروه کاملی از افراد را برای مدیریت فرآیند استخدام در دسترس ندارید، باید تمام موارد بالا را به تنهایی برنامه ریزی کرده و انجام دهید.
مرحله چهارم: جستجوی نیروی مناسب
این مرحله یکی از طولانی‌ترین مراحل فرآیند استخدام است. در این مرحله باید تمامی رزومه‌های دریافتی را بررسی کنید و تنها رزومه‌هایی که با نیازهای مجموعه مطابقت دارند را از بین رزومه‌های دریافتی تفکیک کنید.
مرحله پنجم: انتخاب بهترین متقاضی
این مرحله، مرحله تصمیم‌گیری است. در این مرحله باید از میان رزومه‌های منطبق، بهترین متقاضی را پیدا کنید.
اغلب نیروهای خوب، رزومه‌های بسیار قوی دارند و خیلی سریع جذب سازمان‌های دیگر خواهند شد. پس در اسرع وقت، آن‌ها ارزیابی کرده و مناسب‌ترین افراد را در یک لیست مشخص قرار دهید.
مرحله ششم: تماس بگیرید.
پس از تعیین بهترین متقاضیان، با این افراد باید تماس بگیرید و حتما یک مصاحبه تلفنی با آن‌ها داشته باشید. می‌توانید از او بخواهید خود را معرفی کند، دلیل انتخاب سازمان شما و این شغل ا شرح دهد.
در صورتی که اطلاعات دریافتی توجه شما را جلب کرد، از وی برای مصاحبه حضوری دعوت به عمل آورید.
مرحله هفتم: مصاحبه حضوری
قبل از فرا رسیدن تاریخ مصاحبه حضوری سوالات مهم خود را آماده کنید. تاریخ مصاحبه حضوری باید در بازه زمانی یک هفته تعیین شود. نباید بین مصاحبه تلفنی و مصاحبه حضوری فاصله زمانی زیادی وجود داشته باشد. چرا که ممکن است در این فاصله متقاضی در مجموعه دیگری استخدام شود.
البته این بازه زمانی به گستردگی و بزرگی مجموعه شما، میزان متقاضیان و شغل‌های موردنیاز مجموعه نیز بستگی دارد. اگر این چنین است توصیه می‌شود حتما با تماس یا پیام به متقاضی اعلام کنید که در حال بررسی سایر متقاضیان می‌باشید و در اسرع وقت، تاریخ مصاحبه حضوری وی را تعیین کنید.
مرحله هشتم: پیشنهاد کار
تصور نکنید صرف دادن پیشنهاد کاری به متقاضیان، آن‌ها حتما جذب مجموعه شما خواهند شد. اگر متقاضیان خوبی وجود دارند که هدف شما جذب آن‌ها است، با بررسی امکانات و شرایط سازمان، یک پیشنهاد کاری عالی را با متقاضیان مدنظر مطرح کنید.
مرحله نهم: پذیرش نیروی کار
فرآیند استخدام به همین جا ختم نمی‌شود، پس از ورود نیروی تازه کار، چالش اصلی یعنی با پذیرش سازمانی مواجه می‌شود. بنابراین برای این مرحله از فرآیند استخدام نیز باید برنامه ریزی دقیقی وجود داشته باشد.
در صورتی که می‌خواهید فرد تازه وارد تجربه مثبتی در بدو ورود به سازمان شما داشته باشد و راحتتر با محیط کار ارتباط برقرار کند، افرادی را تعیین کنید که در روز اول محیط و بخش‌های مختلف سازمان را به این افراد معرفی کنند.
