هر یک از ما برای به دست آوردن شغل مدنظرمان و شروع به کار باید در برخی زمینه‌ها مهارت و تخصص داشته باشیم. شغل مسئول دفتری و به طور کل مشاغل مربوط به امور اداری و دفتری هم مثل باقی مشاغل نیازمند برخی از مهارت‌هاست. اگر شما قصد دارید به‌عنوان منشی یا مسئول دفتر مشغول به کار شوید باید بررسی کنید مهارتهای موردنیاز این شغل چیست، کدام مهارت‌ها را دارید و برای یادگیری چه مهارت‌هایی باید برنامه‌ریزی کنید. در این مطلب به این می‌پردازیم که یک مسئول دفتر چه وظایفی دارد و با توجه به آن باید چه مهارت‌هایی داشته باشد. همچنین درباره این توضیح می‌دهیم که مهارت‌هایی که بلد نیستید را چگونه باید بیاموزید.
مسئول دفتر بازوی اجرایی مدیرعامل به حساب می‌آید و وظایف کاری حوزه مدیریت را کنترل می‌کند و به سرانجام می‌رساند. یک مسئول دفتر حرفه‌ای در واقع تسهیلگر امور مدیریتی است و با انجام دادن امور اداری و دفتری و حتی بخشی از امور اجرایی و مالی سازمان، کاری می‌کند تا مدیرعامل سرش خلوت شود و برای انجام کارهای مهم‌تر زمان کافی به دست آورد. رئیس دفتر فعالیت‌های شرکت را هماهنگ می‌کند و تنظیم ارتباطات مدیرعامل با کارکنان و همچنین ارتباطات برون‌سازمانی بر عهده اوست. اگر فکرتان این است که با مسئول دفتر شدن نهایتا می‌خواهید تلفن جواب دهید و جلسات و قرارملاقات‌ها را تنظیم کنید، باید بگوییم کاملا در اشتباه هستید. وظایف مسئول دفتر بیش‌تر، متنوع‌تر و البته تخصصی‌تر از این حرف‌هاست که اگر در دوره آموزش مسئول دفتر شرکت کنید کامل با این وظایف و مسئولیت‌ها آشنا می‌شوید.
همان‌طور که متوجه شدید مسئول دفتر باید کارها و دستورات ریاست شرکت را انجام دهد و ارتباطاتی که مدیرعامل با بخش‌های مختلف درون سازمان و بیرون سازمان دارد را مدیریت کند. با این توضیحات می‌توان به اهمیت و جایگاه مسئول دفتر در چارت سازمانی پی برد. مسئول دفتر به نوعی دست راست مدیرعامل است، مستقیم با مدیرعامل ارتباط دارد و وظایف و مسئولیت‌های زیادی به او محول می‌شود، بنابراین عجیب نیست که جایگاه بالایی در چارت سازمانی داشته باشد، دقیقا بعد از مدیرعامل. نکته دیگر این که منشی کارهای عمومی شرکت را انجام می‌دهد؛ اما مسئول دفتر کارهای تخصصی‌تر و حساس‌تری را بر عهده دارد. ضمن این که مسئول دفتر تقریبا از هر چیزی که در شرکت می‌گذرد باخبر می‌شود و به برخی از اسرار مدیریتی و اطلاعات محرمانه هم دسترسی دارد.
کسی که چنین جایگاهی در سازمان دارد و وظایف مهم و حساسی بر عهده اوست، طبیعی است که باید فرد ماهر و کاربلدی باشد و همواره به ارتقاء مهارتهای خود فکر کند. همان‌طور که یک مسئول دفتر حرفه‌ای می‌تواند سازمان را به موفقیت‌های چشم‌گیری برساند و اعتبار سازمان را بهبود ببخشد؛ اگر رئیس دفتر یک سازمان مهارتهای موردنیاز شغلش را نداشته باشد، می‌تواند ضربه‌های جبران‌ناپذیری به سازمان بزند. بنابراین گذراندن دوره منشی گری و مسئول دفتری برای موفقیت در این شغل ضروری است.
در رابطه با مهارت‌ها و ویژگی‌های مسئول دفتر به این توجه کنید که صرفا مهارتهای تخصصی مثل تایپ سریع، کار با آفیس، نامه‌نگاری، گزارش‌نویسی و... برای به دست آوردن این شغل کافی نیست. در کنار دانش تخصصی شما باید برخی از مهارتهای عمومی را نیز در خود تقویت کنید. برای مثال روابط عمومی بالا، قدرت مذاکره و فن بیان برای مسئولین دفاتر ضروری است؛ چرا که با افراد زیادی در ارتباط هستند و ارتباطات درون و بیرون سازمان را مدیریت می‌کنند. در ادامه مهارتهای موردنیاز را دقیق‌تر توضیح می‌دهیم.
توانایی جستجوی آنلاین و سرچ حرفه ای در گوگل یکی از مهارت های اولیه و پایه شغل مسئول دفتری است. چرا؟ چون در حال حاضر همه ما در هر شغلی برای رسیدن به جواب سوالاتمان و به دست آوردن اطلاعات در زمینه‌های مختلف، بسیاری از اوقات نیاز داریم که به گوگل رجوع کنیم. شاید فکر کنید این که نیاز به مهارت خاصی ندارد، هر سوالی که بخواهم را از گوگل می‌پرسم و سریع به جواب می‌رسم. اما بر خلاف تصور عموم سرچ حرفه‌ای در گوگل کار آسانی نیست و نیازمند یادگیری است. شما باید ترفندهای جستجوی پیشرفته در گوگل را بلد باشید تا بتوانید از میان انبوه اطلاعات در دسترس، راحت‌تر و سریع‌تر به جواب‌های دقیقی برسید. در صورتی که اگر به‌عنوان یک مسئول دفتر توانایی سرچ حرفه‌ای را نداشته باشید، به محتوای غیرمفید خواهید رسید.
موارد مختلفی هم برای یک مسئول دفتر پیش می‌آید که بخواهد سراغ سرچ در گوگل برود؛ مثلا وقتی می‌خواهید نامه اداری بنویسید و اصول نامه‌نگاری را دقیق نمی‌دانید یا زمانی که باید صورت‌جلسه بنویسید اما نمی‌دانید چطور این کار را انجام دهید. در چنین مواقعی اگر سرچ حرفه‌ای را بلد باشید خیلی سریع به اطلاعات موردنظرتان می‌رسید. برای کسب مهارتهای نرم‌افزاری موردنیاز این شغل مثل کار با رایانه، اینترنت و جست‌وجوی آنلاین، می‌توانید در یک دوره معتبر آموزش کارهای دفتری شرکت کنید.
تازه فارغ‌التحصیل شده‌اید و می‌خواهید وارد حوزه کارهای اداری و دفتری شوید؟ شاید هم مسئول دفتر یا مدیر داخلی هستید اما قصد دارید مهارتهای خود را ارتقاء دهید و پیشرفت شغلی داشته باشید؟ یا به‌عنوان یک منشی قصد تغییر شغل به مسئول دفتری و کسب جایگاه سازمانی بالاتر را دارید؟ این احتمال هم وجود دارد که بخواهید برای کارکنان اداری سازمان‌تان دوره‌ای مفید و کاربردی تهیه کنید. در هر صورت پیشنهاد ما به شما بهره‌گیری از یک دوره آموزشی معتبر و جامع است که صفر تا صد امور اداری و دفتری را شامل می‌شود. در یک دوره جامع یادگیری امور اداری همه مباحث موردنیاز از جمله مهارتهای عمومی، مهارتهای تخصصی و همچنین مهارتهای نرم‌افزاری و مالی به شما آموزش داده می‌شود تا بتوانید به بهترین شکل وظایف و مسئولیت‌های خود را انجام دهید و با معتبرترین سازمان‌ها همکاری کنید.
در ضمن وقتی برای مهارت‌آموزی زمان بگذارید، موقعیت‌های شغلی بهتر و جایگاه شغلی بالاتری به دست می‌آورید و سطح درآمدتان هم بالاتر می‌رود. البته بسیاری از افراد شاغل چون زمان کافی برای یادگیری ندارند یا کلاس‌های حضوری نمی‌توانند شرکت کنند، قید یادگیری را می‌زنند. در صورتی که با شرکت در کلاس‌های آفلاین این مشکل حل می‌شود؛ زیرا محدودیت زمانی و مکانی ندارید و می‌توانید با برنامه‌ریزی هر زمانی که خواستید مثلا آخرهفته‌ها یا ساعات بعد از کار، ویدیوهای آموزشی را ببینید. همچنین برای انتخاب دوره‌های آموزشی بهتر است در دوره‌ای شرکت کنید که محتوای آن آپدیت می‌شود و به این طریق دانش شما نیز به‌روز خواهد شد. دریافت مدرک معتبر هم می‌تواند کار شما را برای این که ارتقاء شغلی بگیرید یا در بهترین سازمان‌ها با حقوق خوب استخدام شوید، آسان‌تر کند.
