بسیاری از افراد با توجه به این که شناخت دقیقی از شغل مسئول دفتری ندارند و وظایف یک مسئول دفتر را در پاسخگویی به تماس‌ها خلاصه می‌کنند، تصورشان این است که مسئولین دفاتر نیاز به تخصص و مهارت خاصی ندارند. در صورتی که اتفاقا مسئول دفتر وظایف حساس و مهمی را بر عهده دارد و به همین خاطر باید همواره مهارت‌هایش را تقویت کند. حتی به جایگاه مسئول دفتر در چارت سازمانی هم که نگاه کنید به اهمیت این شغل در سازمان پی می‌برید. در این مطلب توضیح می‌دهیم که مسئول دفتر چه ویژگی‌ها و مهارت‌هایی باید داشته باشد. همچنین درباره تسلط به نامه‌نگاری که یکی از مهم‌ترین مهارتهای موردنیاز مسئول دفتری است توضیح می‌دهیم و اهمیت یادگیری امور اداری از جمله مکاتبات اداری را بررسی می‌کنیم.
مدیران سازمان‌ها به‌خصوص سازمان‌های بزرگ و سازمان‌های در حال رشد معمولا سرشان شلوغ است و فرصت کافی ندارند که به همه امور سازمان رسیدگی کند؛ به همین دلیل اقدام به استخدام مسئول دفتر حرفه‌ای می‌کنند. یک مسئول دفتر کاربلد دست راست مدیرعامل است، برای انجام امور روزانه برنامه‌ریزی می‌کند، کارهای اداری و دفتری را انجام می‌دهد و با پیگیری و مدیریت زمان، تلاش می‌کند تا فعالیت‌ها سریع‌تر پیش برود. به طور کل مسئول دفتر تسهیلگر امور مدیریتی است و وظایف کاری حوزه مدیریت را کنترل و پیگیری می‌کند.
کارهای مسئول دفتر تخصصی‌تر از وظایف منشی است و مسئول دفتر وظایف کلی‌تر، خاص و حرفه‌ای‌تر را بر عهده دارد. یک رئیس دفتر حرفه‌ای همچنین تمام ارتباطات داخل و خارج سازمان را مدیریت می‌کند و سازماندهی بسیاری از کارهای شرکت با اوست. از آن‌جایی که وظایف مهمی بر عهده رئیس دفتر است، پس باید مهارت‌هایش را تقویت کند.
با توجه به اندازه و نوع سازمان و اهداف و سیاست‌های هر شرکت، وظایف مسئولین دفاتر سازمان‌های مختلف با هم متفاوت خواهد بود؛ اما به طور کل یک مسئول دفتر کارهایی مثل تنظیم برنامه‌های روزانه مدیریت، تنظیم جلسات و قرار ملاقات‌ها، نامه‌نگاری و مکاتبات اداری، تهیه گزارش، انجام بخشی از امور مالی شرکت و کارهای دفتری را بر عهده دارد. مهم‌ترین وظایف مسئول دفتر عبارت‌اند از:
· انجام امور نامه‌نگاری و مکاتبات اداری
· هماهنگی تمام برنامه‌ها، قرارهای ملاقات و جلسات مدیرعامل (داخل و بیرون سازمان)
· ابلاغ دستورات و پیام‌های مدیرعامل به سایر بخش‌های سازمان
· بایگانی پرونده‌ها، نامه‌ها، اسناد و مدارک سازمان
· پیگیری کارهای محوله از مدیریت سازمان تا حصول نتیجه
· دریافت، پاسخگویی و رسیدگی به تلفن‌ها، ایمیل‌ها، فکس و…
· هماهنگی سفرهای کاری و ماموریت‌ها
گفتیم که مسئولین دفاتر وظایف مهم و حساسی را بر عهده دارند؛ بنابراین آموزش مسئول دفتری اهمیت زیادی دارد و اصلا لازمه‌ی به دست آوردن این شغل داشتن یک سری مهارت‌ها و ویژگی‌هاست. حالا شاید فکر کنید چون مسئول دفتر با افراد زیادی در ارتباط است، همین که روابط عمومی بالا و فن بیان خوبی داشته باشد کافیست. بله تقویت مهارتهای عمومی و مهارتهای نرم در چنین مشاغلی بسیار اهمیت دارد؛ اما باید به یک سری مهارتهای تخصصی هم مسلط باشید. در ادامه مهم‌ترین مهارت‌هایی که یک مسئول دفتر باید داشته باشد را ذکر می‌کنیم.
· توانایی برقراری ارتباط موثر
· برنامه‌ریزی و مدیریت زمان
· مهارت تصمیم‌گیری
· پیگیری و مسئولیت‌پذیری
· اشتیاق به یادگیری و به‌روز کردن اطلاعات
· کار با کامپیوتر و اینترنت
· توانایی انجام مکاتبات اداری و نامه‌نگاری
· توانایی تایپ سریع
· آشنایی با نرم‌افزارهای آفیس (اکسل، ورد، پاورپوینت و...)
· آشنایی با زبان انگلیسی (دیگر زبان‌های خارجی در صورت نیاز)
· توانایی گزارش‌نویسی
· آشنایی با مباحث حسابداری و مالی
انجام امور نامه‌نگاری و مکاتبات اداری سازمان، یکی از مهم‌ترین وظایف مسئول دفتر است. معمولا کارفرماها وقتی می‌خواهند شخصی را برای پوزیشن شغلی مسئول دفتری استخدام کنند، به این توجه می‌کنند که فرد متقاضی توانایی نوشتن نامه اداری را داشته باشد و اصول و نکات نامه‌نگاری را بداند. در واقع آشنایی با قوانین نوشتن مکاتبات اداری از ضروریات مسئول دفتری است؛ چون برای یک مسئول دفتر موقعیت‌های زیادی پیش می‌آید که بخواهد نامه بنویسد، حالا چه به افراد داخل سازمان چه مکاتبه کردن با افراد خارج سازمان.
در سازمان‌ها برای بسیاری از کارها از درخواست وام گرفته تا پیگیری امور و حل اختلافات نامه نوشته می‌شود و نامه یک ابزار ارتباطی رایج است. هنوز هم خیلی از نامه‌ها به صورت تایپی و پرینت گرفته‌شده به صورت نامه کاغذی ارسال می‌شود، برخی دیگر از نامه‌ها نیز در قالب ایمیل است. در یک دوره منشی گری و مسئول دفتری جامع به شما آموزش داده می‌شود که چطور نامه اداری بنویسید.
از آن‌جایی که نامه‌نگاری یکی از وظایف مهم و اصلی مسئول دفتر است؛ بنابراین مسئول دفتر باید نکات نامه‌نگاری را بلد باشد و بتواند یک نامه را صحیح و اصولی بنویسد. نامه‌ها مثل حافظه سازمان هستند و باعث می‌شوند که همه چیز ثبت شود. وقتی بحث یا مشکلی پیش بیاید، بخواهید تصمیم‌گیری کنید و... می‌توانید به نامه استناد کنید و در واقع یک مدرک دارید. حتی اگر سازمان دچار مشکل حقوقی شود، این مکاتبات اداری بسیار اهمیت پیدا می‌کند و همان‌طور که گفتیم می‌توان به آن‌ها استناد کرد. پس با این حساب که هر نامه‌ای می‌تواند یک روزی به‌عنوان سند محسوب شود، باید در نگارش نامه دقت زیادی به خرج داد و نکات و اصول نامه‌نگاری را رعایت کرد.
وقتی نامه‌ای از قالب نامه عمومی خارج شده و به نامه اداری تبدیل می‌شود، دیگر نمی‌توانید مثل یک مکالمه دوستانه نامه بنویسید. نامه‌های اداری باید رسمی نوشته شوند و نکات لازم در نگارش آن‌ها رعایت شود.
نامه‌های اداری اصولی باید تایپ شوند و فرمت رسمی داشته باشند، درست نیست که شما با خط خودتان نامه بنویسید. در ضمن نامه باید اندازه مناسبی داشته باشد، نه آن‌قدر کوتاه نوشته شود که طرف مقابل منظور ما را نفهمد، نه آن‌قدر طولانی که اصلا حوصله نکند نامه را بخواند. همچنین باید بسیار به این نکته توجه کنید که نامه اداری، غلط املایی و مشکل نگارشی نداشته باشد و آن را روان و قابل‌فهم بنویسید. به این هم دقت کنید که در مکاتبات اداری نباید از اصطلاحات عامیانه و کلمات کوچه بازاری استفاده کرد. سلیقه فردی و احساسات هم در نامه اداری جایی ندارد!
این مواردی که گفتیم فقط بخش کوچکی از نکات و اصول نامه‌نگاری است. برای این که یاد بگیرید یک نامه اداری و رسمی بنویسید باید در یک دوره معتبر شرکت کنید تا اصول مکاتبات اداری به شما آموزش داده شود. یادگیری نامه‌نگاری هم مهارتی است که فقط مخصوص مسئولین دفاتر و منشی‌ها نیست؛ بلکه افراد در هر پوزیشن شغلی اگر نامه‌نگاری را بلد باشند برایشان مزیت محسوب می‌شود و قطعا در موارد مختلفی این مهارت به کارشان می‌آید.
اگر می‌خواهید وارد حوزه کارهای اداری و دفتری شوید، برای مثال به‌عنوان مسئول دفتر یا مدیر داخلی مشغول به کار شوید یا اصلا این پوزیشن‌های شغلی را دارید اما به فکر ارتقاء مهارت‌ها و پیشرفت شغلی خود هستید، پیشنهاد می‌کنیم در یک دوره آموزشی معتبر شرکت کنید تا همه موارد موردنیاز را اصولی یاد بگیرید. البته مهم است که دوره جامع باشد و هم مهارتهای عمومی و هم مهارتهای تخصصی، نرم‌افزاری و مالی به شما آموزش داده شود. با یک دوره جامع از صفر تا صد مباحث اداری و دفتری را یاد می‌گیرید، می‌توانید به بهترین شکل وظایف خود را انجام دهید و با بهترین و معتبرترین سازمان‌ها همکاری کنید. وقتی مهارت‌هایتان را ارتقاء دهید درآمد شما هم بالاتر می‌رود، چون که موقعیت‌های شغلی بهتر و جایگاه شغلی بالاتری را به دست می‌آورید.
خیلی از افراد این دغدغه را دارند که چون شاغل هستند زمان کافی برای یادگیری ندارند یا کلاس‌های حضوری نمی‌توانند شرکت کنند. مزیت کلاس‌های آفلاین همین است که شما محدودیت زمانی و مکانی نخواهید داشت؛ در واقع می‌توانید با برنامه‌ریزی هر زمانی که وقت داشتید، مثلا آخرهفته‌ها یا ساعات بعد از کار، با خیال راحت ویدیوهای دوره را ببینید. در ضمن موقع انتخاب دوره بهتر است در دوره‌ای شرکت کنید که محتوای آن آپدیت می‌شود و به این طریق دانش شما نیز به‌روز خواهد شد. دریافت مدرک معتبر هم می‌تواند کار شما را برای این که ارتقاء شغلی بگیرید یا در بهترین سازمان‌ها با حقوق خوب استخدام شوید، آسان‌تر کند.
