وقتی صحبت از کارهای اداری و دفتری می‌شود، تصور عده‌ای از افراد این است که چنین مشاغلی چندان مهم نیستند و جایگاه خاصی هم در سازمان‌ها ندارند. این تصور کاملا غلطی است؛ چرا که همه شرکت‌های کوچک و بزرگ کارهای اداری و دفتری دارند و برای رسیدن به اهداف بسیار مهم است که امور مختلف و ارتباطات داخلی و خارجی سازمان به درستی و در زمان تعیین‌شده پیش برود. بنابراین مشاغلی مثل منشیگری و مسئول دفتری می‌توانند جزو مشاغل مهم و کلیدی یک سازمان باشند. البته جایگاه منشی و مسئول دفتر با هم تفاوت دارد که اگر می‌خواهید سراغ کارهای اداری بروید و وارد بازار کار شوید، باید این تفاوت‌ها را بدانید.
منشی‌ها معمولا در سازمان‌ها نقش آچار فرانسه را ایفا می‌کنند و وظایف ریز و درشت زیادی دارند. البته نوع و میزان وظایف منشی به اندازه سازمان و سیاست‌های هر سازمان بستگی دارد، اما به طور کل معمولا منشی‌ها کارهای ریز و درشت زیادی انجام می‌دهند. الان دیگر مثل قدیم نیست که منشی را فقط برای جواب دادن به تلفن استخدام کنند؛ بلکه در کسب‌وکارهای امروزی وظایف بیش‌تر و مهم‌تری برای منشی در نظر گرفته می‌شود. به همین خاطر تعدادی از آموزشگاه‌ها دوره منشی گری را به صورت حضوری یا آنلاین/آفلاین برگزار می‌کنند تا مباحث عمومی و تخصصی موردنیاز را آموزش دهند و افراد علاقه‌مند بتوانند حرفه‌ای‌تر مسیر شغلی را طی کنند.
وظایف و مسئولیت‌هایی که به عهده منشی سازمان است شامل موارد زیر می‌شود:
· پاسخگویی به تلفن‌ها
· پاسخگویی به مراجعه‌کنندگان حضوری
· هماهنگی جلسات داخلی و خارجی و قرارملاقات‌ها
· دریافت فکس‌ها و ایمیل‌ها و پاسخگویی
· برنامه‌ریزی روزانه برای کارهای شرکت و هماهنگی با مدیریت
· کنترل ورود و خروج
· اعلام وظایف کارکنان از طرف مدیریت
· ارائه گزارش از بخش‌های مختلف سازمان به مدیریت
البته این موارد تعدادی از مهم‌ترین وظایف مسئول دفتر بود و با توجه به سازمان، اندازه و اهدافش، ممکن است این وظایف کم و زیاد شود.
شغل مسئول دفتری و منشیگری در مواردی شبیه به هم است؛ اما در رابطه با جایگاه شغلی و وظایف، تفاوت‌هایی نیز با یکدیگر دارند. مسئول دفتر به نوعی بازوی اجرایی مدیرعامل است و مستقیم زیر نظر مدیرعامل فعالیت کرده و کارهای مربوط به مدیریت را پیگیری می‌کند و انجام می‌دهد. می‌توان گفت شغل مسئول دفتری نسبت به منشیگری تخصصی‌تر است و وظایف کلی‌تر و حرفه‌ای‌تری را بر عهده دارد. یک مسئول دفتر تسهیلگر امور مدیریتی است و واسط مدیریت و دیگر اعضای سازمان محسوب می‌شود. خلاصه که یک مسئول دفتر حرفه‌ای، کارش فقط پاسخگویی به تماس‌ها و تنظیم جلسات نیست، بلکه سازماندهی و برنامه‌ریزی برای بسیاری از فعالیت‌ها، بر عهده اوست. اگر می‌خواهید در دوره رئیس دفتری ثبت‌نام کنید باید قبل از آن، شرح وظایف مسئول دفتر را دقیق بدانید.
یک مسئول دفتر وظایف متعددی را در سازمان بر عهده دارد که مهم‌ترین آن‌ها عبارت‌اند از:
· تنظیم و هماهنگی جلسات و قرارملاقات‌های مدیران سازمان
· پاسخگویی به ارباب رجوع
· کنترل ورود و خروج به دفتر مدیرعامل
· پاسخگویی به تماس‌های خصوصی دفتر مدیرعامل
· بایگانی نامه‌ها، پرونده‌ها، اسناد و مدارک سازمان
· دریافت و ارسال فکس‌های محرمانه مدیران شرکت
· انجام و پیگیری دستورات صادرشده از مدیران سازمان
· تهیه گزارش روزانه از سازمان و ارائه به مدیرعامل
· برنامه‌ریزی برای سفرهای کاری و ماموریت‌ها
· پیگیری برای تهیه اقلام و ملزومات اداری
· هماهنگی برای تدارک برنامه‌های آموزشی و توسعه کارکنان
منشی اکثر کارهای عمومی مربوط به شرکت را انجام می‌دهد و یک کارمند اداری با طیف وسیعی از مسئولیت‌هاست. به خاطر وظایفی که منشی دارد و کارهایی که انجام می‌دهد، منشیگری جزو مهم‌ترین پست‌های سازمانی است، اما پست تخصصی نیست. در مقابل مسئول دفتر دست راست مدیرعامل است و کارهای تخصصی‌تر و حرفه‌ای‌تر را انجام می‌دهد. وظایف مسئول دفتر نسبت به منشی سنگین‌تر و کلی‌تر است و کارهای خاص‌تر و مدیریتی را انجام می‌دهد. البته چهارچوب خیلی مشخصی برای مسئولیت‌های این نوع مشاغل نمی‌توان در نظر گرفت و وظایف افراد در هر سازمان با توجه به ضرورت‌ها و سیاست‌های آن سازمان متفاوت خواهد بود.
مسئول دفتری حرفه‌ای‌تر از منشیگری است. به همین دلیل منشی‌هایی که می‌خواهند ارتقاء شغلی بگیرند و پیشرفت کنند تا به‌عنوان مسئول دفتر یا مدیر داخلی فعالیت‌شان را ادامه دهند، باید از موسسه‌ها و سایت‌های معتبر آموزش امور اداری و دفتریببینند.
در سازمان‌ها جایگاه مسئول دفتر بالاتر از منشی است. مسئول دفتر وظایف تخصصی‌تری را بر عهده دارد و از آن‌جایی که یکی از نزدیک‌ترین اشخاص سازمان به مدیرعامل است، قاعدتا در مقایسه با منشی به اطلاعاتی دسترسی دارد که مهم‌تر و محرمانه‌تر هستند. مسئولین دفاتر را برای انجام کارهای خاص‌تر و حرفه‌ای‌تر و منشی‌ها را برای انجام کارهای عمومی‌تر استخدام می‌کنند.
البته این که یک سازمان منشی استخدام می‌کند یا مسئول دفتر یا هر دو، به اندازه سازمان و سیاست‌هایش بستگی دارد. برخی سازمان‌ها حقیقتا کار زیادی ندارند و به استخدام یک منشی بسنده می‌کنند؛ اما تعدادی از سازمان‌ها چون بزرگ هستند، دپارتمان‌های مختلفی دارند و فعالیت‌هایشان هم زیاد است، برای هر دپارتمان و واحد، جداگانه یک منشی استخدام می‌کنند و کارمندی که در راس تمام منشی‌ها و نزدیک‌ترین فرد به مدیرعامل مجموعه است، مسئول دفتر محسوب می‌شود.
چه به‌عنوان منشی چه مسئول دفتر یا مدیر داخلی و دیگر مشاغل حوزه اداری بخواهید در سازمانی استخدام شوید، بهتر است از همان اول اصولی و حرفه‌ای آموزش ببینید. البته آگهی شغلی برای این مشاغل به‌خصوص منشیگری زیاد است و اکثر سازمان‌ها هم منشی استخدام می‌کنند. در واقع کار برای این مشاغل کم نیست و شاید با حداقل مهارت‌ها هم بتوانید استخدام شوید؛ اما اگر دانش و مهارت‌های خود را ارتقاء ندهید پیشرفت هم نمی‌کنید، چه به لحاظ جایگاه شغلی چه به لحاظ درآمدی و مسائل حقوقی. در مقابل اگر در دوره‌ای معتبر شرکت کنید و تمام مباحث عمومی، تخصصی و نرم‌افزاری و مالی مسئول دفتری و به طور کل صفر تا صد امور اداری و دفتری را یاد بگیرید، می‌توانید با سازمان‌های معتبرتر و بهتری شروع به همکاری کنید و درآمد بیش‌تری هم داشته باشید.
اگر هم در حال حاضر کارمند هستید و محدودیت زمانی دارید یا در شهری هستید که امکان شرکت در کلاس‌های حضوری را ندارید، دوره‌های آفلاین آموزش مسئول دفتری برای شما بهترین انتخاب است. اگر در پایان دوره مدرک معتبر هم دریافت کنید که چه بهتر، می‌توانید آن را به سازمان‌های مربوطه ارائه دهید تا سریع‌تر و راحت‌تر شغل مناسبی که مدنظر دارید را به دست آورید. در ضمن هنگام انتخاب دوره منشیگری و مسئول دفتری دقت کنید که دوره آپدیت داشته باشد و محتوای دوره به‌روز شود، در این صورت دانش شما نیز آپدیت می‌شود.
