در دنیای امروز، سازمان‌ها در تلاشند تا با تغییرات فراوان در محیط کسب و کار، رقابتی برتر و پایدار را حفظ کنند. یکی از راه‌های اصلی برای اینکه سازمان‌ها بتوانند با چالش‌های روزمره مقابله کنند و به عملکرد بهتری دست یابند، استفاده از اتوماسیون اداری است. اتوماسیون اداری به سازمان‌ها این امکان را می‌دهد تا فرآیندهای کاری خود را بهبود داده و به شکلی کارآمدتر و همچنین موثرتر اجرا کنند.
در این مقاله، تأثیر اتوماسیون اداری بر بهبود کارایی سازمان‌ها مورد بررسی قرار می‌گیرد. هدف اصلی ما در این مقاله، بررسی این است که چگونه اتوماسیون اداری می‌تواند بهبود کارایی سازمان‌ها را به دنبال داشته باشد و سازمان‌ها به چه شکلی می‌توانند به کمک اتوماسیون اداری در راستای اهدافشان قدم بردارند.
برای این منظور، مفهوم اصلی اتوماسیون اداری را بررسی خواهیم کرد؛ سپس، به بررسی مزایا و تأثیرات اتوماسیون اداری بر بهبود کارایی سازمان‌ها خواهیم پرداخت.
اتوماسیون اداری یا اتوماسیون کسب و کار، به استفاده از فناوری‌ها و ابزارهای امروزی برای تسهیل ارتباطات و اطلاعات و اجرای خودکار و خودگردان فرآیندهای اداری در سازمان‌ها اطلاق می‌شود. در واقع، اتوماسیون اداری به معنای جایگزین کردن فعالیت‌ها، وظایف و فرآیندهای دستی و زمان‌بر در سازمان‌ها با استفاده از سیستم‌ها و نرم‌افزارهای کامپیوتری است. برخی از زیرسیستم‌های پرکاربرد در اتوماسیون اداری عبارت‌اند از:
نرم افزارهای اتوماسیون اداری از بخش‌ها و زیرسیستم های مختلفی تشکیل شده‌اند، که هر کدام کاربردها و قابلیت‌های مختص به خود را دارند و سازمان‌ها متناسب با نیازشان، از آن‌ها استفاده می‌کنند. برخی از زیرسیستم‌های پرکاربرد در اتوماسیون اداری عبارت‌اند از:
زیرسیستم مدیریت مکاتبات و ارتباطات، با استفاده از فناوری اطلاعات و ابزارهای الکترونیکی، بهبود جریان اطلاعات و فرآیندهای مکاتباتی در سازمان را هدف می‌گیرد. با این زیرسیستم، سازمان‌ها بهبود مدیریت ارتباطات داخلی و خارجی خود را تجربه می‌کنند و از قابلیت‌هایی مانند ثبت و نگهداری الکترونیکی پیام‌ها و نامه‌ها، برنامه‌ریزی و تقویم کاری، اشتراک گذاری اطلاعات و ایجاد گروه‌ها و کانال‌های ارتباطی بهره می‌برند. این زیرسیستم سبب ساده‌تر شدن فرآیندهای مکاتباتی، کاهش هزینه‌ها، افزایش دقت و کارآمدی، بهبود ارتباطات داخلی و خارجی، و افزایش بهره‌وری در سازمان می‌شود.
با استفاده از زیرسیستم مدیریت مستندات، سازمان‌ها قادر به مدیریت بهتر و بهینه‌تر مستندات خود می‌شوند. این سیستم‌ها امکاناتی مانند ذخیره‌سازی الکترونیکی مستندات، تنظیم سطوح دسترسی، ایجاد دسته‌بندی و سازماندهی مناسب، جستجوی سریع و دقیق، و مشارکت همزمان چند کاربر را فراهم می‌کنند.
با استفاده از این سیستم‌ها، سازمان‌ها می‌توانند به راحتی و سریعتر به مستندات مورد نیاز دسترسی پیدا کنند و آن‌ها را به اشتراک بگذارند. همچنین، از طریق سیستم‌های اتوماسیون مدیریت مستندات، می‌توانند فرآیند تدوین و به‌روزرسانی مستندات را ساده‌تر و کارآمدتر کنند.
زیرسیستم مدیریت فرایندهای کسب و کار یا BPMS، یک رویکرد است که برای بهبود و بهینه‌سازی فرایندهای کسب و کار استفاده می‌شود. این زیرسیستم با استفاده از فناوری اطلاعات و ابزارهای الکترونیکی، فرایندهای سازمانی را به صورت خودکار و مدیریت شده اجرا می‌کنند.
با استفاده از اتوماسیون مدیریت فرایندها، سازمان‌ها قادر به بهبود کارایی، کنترل و شفافیت فرایندهای خود می‌شوند. این سیستم‌ها امکاناتی مانند مدل‌سازی و طراحی فرایندها، اجرا و پیگیری خودکار فرایندها، گزارش‌دهی و آنالیز عملکرد فرایندها، و بهبود پیوسته فرایندها را فراهم می‌کنند.
اتوماسیون مدیریت کارها و وظایف یک سیستم کامپیوتری است که برای مدیریت و اجرای کارها و وظایف سازمانی به صورت خودکار استفاده می‌شود. این سیستم‌ها امکاناتی مانند تخصیص وظایف به افراد، ردیابی و پیگیری پیشرفت کارها، اعلام و اطلاع‌رسانی هشدارها، و گزارش‌دهی عملکرد کارها را فراهم می‌کنند.
شایان ذکر است که اتوماسیون اداری زیرسیستم ها و قابلیت‌های بسیار بیشتری دارد، اما در این مقاله تنها به برخی از مهم‌ترین و پرکاربردترین آن‌ها پرداختیم.
هدف اصلی اتوماسیون اداری، کاهش وابستگی فرایندهای اداری به عوامل انسانی است. با استفاده از فناوری‌ها و ابزارهای اتوماسیون، می‌توان وظایف و فعالیت‌هایی را که قبلاً به طور دستی و زمان‌بر انجام می‌شد، به صورت خودکار و به طور خودگردان انجام داد و همچنین مدیریت بهتری بر روی ارتباطات درون/برون سازمانی و همچنین اطلاعات در گردش داشت. استفاده از این سامانه باعث افزایش سرعت، دقت و کارآیی در فرآیندهای اداری می‌شود؛ در ادامه بیشتر با مزایای اتوماسیون اداری آشنا می‌شویم:
اتوماسیون اداری تاثیرات بسیار مهمی بر سازمان‌ها و کسب و کارها دارد. در زیر تاثیرات اصلی آن را بررسی می‌کنیم:
اتوماسیون اداری باعث کاهش نیاز به فعالیت‌های دستی و تکراری می‌شود. این بهبود بهره‌وری را برای سازمان‌ها فراهم می‌کند، زیرا کارکنان زمان و انرژی خود را در فعالیت‌های هوشمندانه‌تر و استراتژیک‌تر صرف می‌کنند.
اتوماسیون اداری از خطاهای انسانی که در فعالیت‌های دستی قابل وقوع هستند، جلوگیری می‌کند. با حذف عوامل انسانی، اتوماسیون دقت و کیفیت اجرای فرایندها را بهبود می‌بخشد و احتمال وقوع خطاها و اشتباهات را کاهش می‌دهد.
استفاده از اتوماسیون اداری می‌تواند هزینه‌های سازمان را کاهش دهد. با کاهش نیاز به نیروی انسانی برای انجام فعالیت‌های روزمره و تکراری، هزینه‌های مربوط به استخدام، آموزش و حقوق کارکنان کاهش می‌یابد. همچنین، با بهبود بهره‌وری و کاهش خطاها و اشتباهات، هزینه‌های مرتبط با ترمیم خطاها نیز کاهش می‌یابد.
اتوماسیون اداری باعث تسریع فرآیندهای سازمانی می‌شود. فعالیت‌های خودکار و هماهنگی سیستم‌های اتوماسیونی باعث کاهش زمان موردنیاز برای انجام فرایندها و افزایش سرعت عملکرد می‌شود. این امر از نظر رقابتی برای سازمان‌ها مزیتی است و می‌تواند زمان واکنش به مشتریان و همچنین زمان رسیدن به بازار را بهبود بخشد.
سیستم‌های اتوماسیون اداری امکانات مربوط به گزارش‌دهی و نمودارهای تحلیلی را فراهم می‌کنند. این امکان به مدیران سازمان کمک می‌کند تا عملکرد سازمان را بهبود دهند و تصمیم‌گیری‌های بهتری را انجام دهند. با توجمال افزودن، اتوماسیون اداری به سازمان‌ها و کسب و کارها امکانات و فواید زیر را فراهم می‌کند:
با اتوماسیون فعالیت‌های اداری، سازمان‌ها قادر خواهند بود منابع خود را بهتر مدیریت کنند. به عنوان مثال، سیستم‌های مدیریت اسناد و اطلاعات الکترونیکی می‌توانند به سازمان‌ها کمک کنند تا اسناد و اطلاعات خود را به‌طور موثرتر و سریعتر جستجو و دسترسی پیدا کنند، همچنین بهبود بهره‌وری در زمینه پردازش و مدیریت اطلاعات را فراهم می‌کنند.
اشتباهات انسانی می‌توانند در فعالیت‌های اداری رخ دهند و عواقب جبران ناپذیری داشته باشند. با اتوماسیون اداری، خطاهای احتمالی کاهش می‌یابند زیرا فعالیت‌ها به صورت خودکار و بدون نیاز به دخالت انسانی انجام می‌شوند.
سیستم‌های اتوماسیون اداری می‌توانند فرآیندهای اداری را سریعتر و دقیق‌تر انجام دهند. این به سازمان‌ها کمک می‌کند تا زمان و هزینه‌های مربوط به فرآیندهای اداری را کاهش داده و بهبود کیفیت خدماتی که به مشتریان خود ارائه می‌دهند، را فراهم کنند.
سیستم‌های اتوماسیون اداری می‌توانند به امنیت اطلاعات و داده‌های سازمان کمک کنند. با محدود کردن دسترسی به اطلاعات مهم و اعمال سیاست‌های امنیتی، احتمال دسترسی غیرمجاز به اطلاعات حساس کاهش می‌یابد.
سیستم‌های اتوماسیون اداری می‌توانند بهبود همکاری و ارتباطات درون سازمانی را فراهم کنند. با به اشتراک گذاری اطلاعات در سیستم‌های مشترک و امکانات همکاری آنلاین، کارکنان به راحتی می‌توانند با یکدیگر همکاری کنند و ارتباطات سازمانی را بهبود دهند.
به طور کلی، اتوماسیون اداری ابزاری استراتژیک است که سازمان‌ها می‌توانند از آن برای بهبود عملکرد و کارایی خود استفاده کنند. با استفاده از سیستم‌های اتوماسیونی، سازمان‌ها قادر خواهند بود فعالیت‌ها را بهبود بخشیده و از منابع خود بهره‌وری بیشتری داشته باشند
با افزایش رضایت مشتریان، افزایش هماهنگی فعالیت‌ها، افزایش انعطاف‌پذیری و حفظ دانش سازمانی، سازمان‌ها می‌توانند رقابت‌پذیری خود را بهبود بخشند و در مسیر رشد و توسعه قرار گیرند.
بنابراین، توجه به اتوماسیون اداری به عنوان یک ابزار برتر برای بهبود کارایی سازمان‌ها و افزایش عملکرد آن‌ها بسیار حائز اهمیت است. سازمان‌ها باید به شکل مناسبی در ارتقاء فرآیندهای اداری خود سرمایه‌گذاری کنند و از ظرفیت‌های اتوماسیونی استفاده کنند تا با رشد و توسعه پایداری همراه باشند. اتوماسیون اداری باعث افزایش کارایی و بهبود عملکرد سازمان‌ها می‌شود و به آن‌ها امکان می‌دهد تا در محیط رقابتی امروزی با موفقیت عمل کنند.
منبع: Businessautomation.ir
