دستورالعمل‌ها به صورت مرتب و سازماندهی شده، مراحل و فرآیندهای مورد نیاز برای انجام یک وظیفه را شرح می‌دهند تا افراد بتوانند به راحتی و با دقت اقدام به انجام آن کنند.
در این مقاله به معرفی بخش‌های مختلف دستورالعمل پرداخته شده است. سعی ما بر این بوده که این مقاله بتواند در تدوین دستورالعمل برای مشتریان و مخاطبین مفید و کاربردی باشد. همچنین نمونه فایل هایی برای دستورالعمل‌های مختلف سازمان برای شما تهیه کردیم.
مشاهده دستورالعمل‌ها در سایت هلدینگ کاسپین
صفحات ابتدایی شامل بخش های زیر است
هدف اصلی ، راهنمای عملیاتی، واضح و دقیق در راستای بهبود و استانداردسازی یک فعالیت یا فرآیند مشخص است.
به طور کلی، اهداف عبارتند از:
توضیحاتی در مورد محدوده اعمال دستورالعمل است و مشخص می‌کند که دستورالعمل چه جایگاه و محدوده‌ای را پوشش می‌دهد و چه کسانی و چه زمانی باید از آن استفاده کنند. اصطلاح دامنه کاربرد برای تعیین و مشخص کردن محدوده و وسعت اثرگذاری یک دستورالعمل، قانون یا توافق‌نامه استفاده می‌شود.
محدوده‌ای است که تعیین می‌کند در چه شرایط و مواقعی باید اجرا شود.
این محدوده معمولاً شامل موارد زیر است:
پیشنهاد مطالعه بیشتر : اصلاحاتی در دستورالعمل های صادرات و واردات
عبارت است از شرح مفاهیم، اصطلاحات یا اصول مورد استفاده . این بخش به منظور روشن‌سازی و تفهیم بهتر مفاهیم و اصطلاحات استفاده شده در دستورالعمل ها، اضافه می‌شود تا افراد بتوانند بهتر متوجه محتوا شوند و از سوءتفاهم‌ها جلوگیری شود. این بخش معمولاً در قسمت‌های مختلف قرار می‌گیرد.
شامل تعیین و شرح وظایف و نقش‌های مختلف افراد یا گروه‌های مختلف در اجرا می‌باشد. این بخش به طور دقیق نشان می‌دهد که هر فرد یا گروه چه وظایفی بر عهده دارند، چه مسئولیت‌هایی باید بپذیرند و چه نقش‌هایی در اجرای دستورالعمل دارند. این اقدام باعث واضح شدن تقسیم کار و افزایش بهره‌وری در اجرا می‌شود.
مراحل اجرایی برای انجام فعالیت‌های مورد نیاز توضیح داده می‌شود که شامل توضیحاتی برای درک مسئله، بازخوردهای موجود از تاریخچه انجام فعالیت، آموزش و آگاهی‌بخشی در صورت لزوم و ... می‌باشد.
قسمت روش اجراء در دستورالعمل، کلیه فعالیت‌های ضروری انجام کارتوضیح داده‌می‌شود و میزان بیان جزئیات در آن بستگی به نوع فعالیت و روش‌های مورد استفاده، سطح مهارت و آموزش افراد دارد، که می‌تواند بصورت تصویری یا توصیفی یا تلفیقی باشد.
متن روش اجراء در دستوالعمل باید قدم به قدم، ساده و روان باشد.
توجه: این بخش عمدتا در فایل مجزایی به اسم شناسنامه فرآِیند آورده می‌شود، اما مواردی به این شکل می‌توانند هم در دستورالعمل و هم در شناسنامه فرآیند لحاظ شوند. در این بخش ابزارهای لازم برای اجرای دستورالعمل ذکر می‌شود که ممکن است شامل ابزارهای فیزیکی، نرم‌افزارها، منابع انسانی و منابع دیگر باشد. به عنوان مثال:
روش‌های پیگیری و ارزیابی اجرای دستورالعمل و اثربخشی آن توضیح داده می‌شود.
نکته: این بخش عمدتا در فایل مجزایی به اسم شناسنامه فرآِیند آورده می‌شود، اما مواردی به این شکل می‌توانند هم در دستورالعمل و هم در شناسنامه فرآیند لحاظ شوند. در این بخش اهداف، شاخص‌ها و نحوه ارزیابی آورده می‌شود.
نکته: در صورتی که دستورالعمل برای کار با ماشین آلات و تجهیزات تهیه شده باشد و فعالیت‌ها با خطراتی مواجه هستند، توصیه‌های ایمنی در این بخش ذکر می‌شوند. توصیه‌های ایمنی گاهی می‌توانند زندگی و سلامتی افراد را حفظ کنند.
برخی از توصیه‌های ایمنی :
بخش مراجع شامل لیستی از منابع، کتب، مقالات، وب‌سایت‌ها یا ... است که در فرمول‌ها، اصطلاحات، اطلاعات یا توصیه‌های ارائه شده استفاده شده است. این بخش به خواننده کمک می‌کند تا بتواند به منابع اصلی مراجعه کرده و اطلاعات بیشتری درباره موضوع یا مفهوم‌های مورد بحث کسب کند. این لیست معمولاً در انتهای دستورالعمل قرار می‌گیرد و به صورت مرتب و با استفاده از استانداردهای مربوط ذکر می‌شود.
عمدتا مراجع شامل موارد زیر هستند:
شامل اطلاعات اضافی، فرم‌ها، فرمول‌ها، جداول، نمونه‌ها یا هر نوع اطلاعات تکمیلی است که برای توضیح یا اجرای بهتر دستورالعمل مورد نیاز است. این بخش معمولاً در انتهای دستورالعمل قرار می‌گیرد و مطالب مفید و مرتبط اما برای جلوگیری از اضافه وزن به متن اصلی دستورالعمل، در این بخش آورده می‌شوند.
تهیه شده توسط تیم تولیدمحتوای هلدینگ کاسپین
