مدیریت ادعا در فرآیند مدیریت پروژه مطرح می‌شود و بین دو طرف قرار داد وجود دارد. مدیریت صحیح آن به جریان بهتر فرآیندهای پروژه منتهی می‌شود. ادعاهای موجود می‌تواند بین کارکنان و سایر ذی النفعان پروژه هم برقرار باشد؛ این مسئله از اهمیت ویژه‌ای در برنامه ریزی‌های پروژه برخوردار است.
در این مقاله قصد داریم شما را با مدیریت ادعا و اهمیت آن در پروژه به خصوص پروژه‌های عمرانی، آشنا کنیم.
مدیریت ادعا (Claim Management) شامل مدیریت بحث‌های موجود در یک پروژه است. ادعا در استانداردهای PMI به این صورت تعریف می‌شود که تقاضاها از یکی از طرفین قرارداد به ازای دلایل مختلف که بعضا صحیح یا غلط است مطرح می‌شود. این ادعاها به علت اقدامات نامنطبق در نظر هر یک از طرفین عنوان می‌شود که به طور معمول قابل حل نیستند.
مدیریت ادعا یکی از مهم‌ترین مباحث در مدیریت و کنترل پروژه است که به ویژه در پروژه‌های عمرانی کاربرد گسترده‌ای دارد؛ به طور اعم مدیریت مطالبات پیمانکار و تعهدات و قصور کارفرما را مدیریت ادعا می‌گویند.
در روند کنترل پروژه اتفاقاتی بین ادعا موجود و تغییر به وجود می‌آید؛ زمانی ادعا قابل حل نمی‌باشد که بین طرفین اختلاف نظر وجود داشته در ادعای مطرح شده تعارض وجود داشته باشد. در صورتی که در ادعای مطرح شده طرفین به توافق برسند، در فرآیند مدیریت پروژه تغییراتی اعمال خواهد شد که این تغییرات باید تحت نظارت باشند.
در غیر اینصورت برای مدیریت ادعا باید مذاکره، میانجی گری، حکمیت و در نهایت دعوی قضایی ایجاد شده تا ادعا حل شود. در استاندارد PMBOK 4 فرآیند برای مدیریت ادعا تعریف شده است:
در واقع به اعتراضاتی که از سوی پیمانکار یا کار فرما به ویژه در صنعت عمرانی مطرح می‌شود، ادعا گفته شده و به برنامه و مدیریت آن مدیریت ادعا می‌گویند. البته شخص ثالث می‌تواند در ارائه ادعا مختار است.
در صورتی که ادعا از سوی پیمانکار علیه کارفرما مطرح شود، می‌تواند دلایل زیر را داشته باشد:
زمانی که کارفرما علیه پیمانکار ادعا می‌کند می‌تواند دلایل زیر را داشته باشد:
به طور کلی علت اصلی در به وجود آمدن ادعا را می‌توان طراحی نادرست، قراردادهای نادرست، کنترل و نظارت ضعیف بر پروژه و ارتباطات ضعیف می‌باشد؛ در انتهای چنین عواملی افزایش زمان و هزینه موجب خواهد شد.
در کاسپین بخوانید: صف و ستاد در سازمان + تفاوت‌های آن‌ها
در صورتی که ذی النفعان یک پروژه بخواهند از دعوی‌های آ‌ینده جلوگیری کنند، باید مدیریت پیشگیرانه را به کار بسته و اختلافات در صورت بروز اشکال در فرآیند را پیش بینی کنند، تا بتوانند از بروز دعوی جلوگیری نمایند. تهیه لایحه تأخیرات و مدیریت ادعا از جمله خدمات مهمی است که تیم‌های پروژه می‌توانند انجام دهند.
ادعای پروژه
این نوع ادعا شامل روش‌های مختلفی است که مهم‌ترین دسته بندی آن، تقسیم ادعاهای پروژه بر اساس دیدگاه مستندات و تحلیل انجام شده در لایحه ادعا است که بر 3 اساس ارزیابی می‌شوند:
به طور کلی کارشناسان مدیریت ادعا را به 4 فرآیند اصلی تقسیم بندی می‌کنند، که به شرح زیر است:
برای مدیریت ادعا اقداماتی که در طول این 4 فرآیند انجام می‌شود که شامل:
به کارگیری لایحه مدیریت ادعا توجیه اقتصادی برای استفاده از خدمات با توجه به مدیریت ادعا را ممکن می‌کند؛ چرا که ارکان پروژه نسبت به شرایط تعهدات قوانین حاکم بر پروژه آگاهی کامل ندارد به همین دلیل استفاده از لایحه مدیریت پروژه برای حاصل شدن کیفیت مورد نظر لازم است.
وجود الزامات و ضوابطی برای کنترل فرآیندهای پروژه، روند پیشرفت آن را سریع‌تر کرده و از بروز هزینه‌های اضافی جلوگیری می‌کند. همچنین زمانی که صرف حل و فصل دعوی به دلیل قصور از طرفین پروژه را به حداقل می‌رساند. با توجه به اینکه همیشه بین کارفرما و پیمانکار اختلافات متعددی وجود دارد، بنابراین استفاده از ضوابطی برای کنترل آن لازم است.
به همین منظور به کارگیری مدیریت ادعا در قراردادها و مفاد پروژه برای پیش گیری یا حل و فصل سریع اختلافات، از اهمیت بالایی برخوردار است.
تهیه شده در گروه تولید محتوای هلدینگ کاسپین | نویسنده: سیده فاطمه حوائجی | منبع: www.npmcweb.tbzmed.ac.ir
