در این مقاله به مهندسی مجدد فرآیندهای کسب و کار، بهبود فرآیند های کسب و کار، متدولوژی های مهندسی مجدد میپردازیم. از نظر معنایی واژه مهندسی مجدد فرآیندهای کسب و کار یا BPR ، به معنای تفکر مجدد، بازطراحی رادیکالی (اساسی) فرآیند های کسب و کار، جهت بهبود چشمگیر براساس شاخص های کلیدی عملکرد (هزینه، کیفیت و سرعت و …) است.
ایده باز مهندسی مجدد فرآیندهای کسب و کار عبارت است از : کسب و کار موثرتر و کارآمد تر ، انعطاف پذیری و پاسخگویی بیشتر سازمانها برای سهام داران، مشتریان و کارمندان سازمان. به خدمت گرفتن ساختار سازمانی برای تسهیل گردش کار به شکل نابتر*(Leaner) و مناسبتر(Fitter) و در نهایت بهبود فرآیند های کسب و کار و تولید و خدمت رسانی بهتر سازمانهاست.
کتاب‌ها و مقاله‌های زیادی در مورد روش‌شناختی‌های مهندسی‌مجدد منتشرشده که در هریک از آن‌ها، متدولوژی‌هایی با دیدگاه و طرز تفکر متفاوتی ارائه شده‌اند. یعنی هر یک از این متدولوژی‌ها با تأکید و اصرار بر یک جنبه خاص توسعه‌یافته‌اند، لذا هنوز یک‌رویه گام‌به‌گام و استاندارد برای مهندسی‌مجدد وجود ندارد و هریک دارای مزایا و معایبی می‌باشند.
از طرفی اکثر این متدولوژی های مهندسی مجدد توسط صاحب‌نظران خارجی ارائه‌شده که مبتنی بر شرایط خاص و محیط کسب‌وکار آن کشورها بیان‌شده‌اند. در اینجا به متدولوژی‌های مهمی که برای مهندسی‌مجدد مطرح‌شده‌اند، اشاره می‌گردد.
1) بدانید که چه می‌خواهید.
2) برنامه‌ریزی کنید.
3) اجرا کنید.
4) سنجش و ارزیابی برنامه دگرگونی
5)دگرگونی در خود دگرگونی و دستیابی به دگرگونی مداوم
این متدولوژی های مهندسی مجدد از نوع دیدگاه مدیریتی می‌باشد و با توجه به شرایط پروژه موردنظر استفاده می‌شود.
انتخاب فرآیندهایی که باید مهندسی‌مجدد شوند.
در این مرحله تیم مهندسی‌مجدد فرآیندهای موجود را ارزیابی و مستند می‌کنند و یک مبنا برای میزان بهبودهای بعد بنا می‌کنند.
1) شناخت نیازهای مشتری
2) درک شامل؛
3) طراحی ریشه‌ای مجدد
4) تعیین هدف‌های کیفی
5) تشکیل تیم‌های چندمنظوره
6) ساده‌سازی و به کار بستن ابزارها و تکنیک‌ها
7) بهبود فرآیند های کسب و کار
1) استراتژی و توسعه دورنما
2) به وجود آوردن علایق و خواسته‌ها
3) ادغام و بهبود شرکت‌ها
4) توسعه‌ی راه‌حل‌ها
1) تجسم فرآیندهای‌جدید
2) ایجاد تغییرات مقدماتی
3) تشخیص شکل‌ها
4) مرحله طراحی‌جدید
5) بازسازی
6) نظارت بر فرآیند جدید
1) دیدگاه‌ها و هدف‌های فرآیندها
2) تشخیص فرآیندهایی که باید طراحی شوند.
3) فهم و اندازه‌گیری فرآیندهای فعلی
4) تشخیص فرصت‌های IT
5) طراحی و ساخت یک نمایه از فرآیند
6) تعریف: تعریف اهداف وظیفه‌ای، استراتژی مدیریت‌رویایی برای اینکه فرآیندها در مسیر خود تعقیب و بنانهاده شوند، داده‌ها و سیستم‌های اطلاعات برای شروع بهبود فرآیند مبنا قرارگیرند.
7) آنالیز: تجزیه‌وتحلیل فرآیندها برای حذف فرآیندهای غیر ارزش‌افزوده، ساده‌سازی حذف فرآیندهای غیر ارزش‌افزوده و آزمایش همه فرآیندها برای تعریف بیشتر متغیرهای کارایی و اثرپذیری.
8) ارزیابی
9) طرح: طرح پیاده‌سازی با توسعه جزئیات، تجهیزات، آثار پایه، هزینه‌ها، درآمدها و برنامه
10) بهبود: استخراج داده‌های موردنیاز از طرح برای تجزیه‌وتحلیل‌های نهایی اقتصادی که به‌وسیله مدیران میانی برای تصویب درنظرگرفته شده با بهبودهای فرآیند موردنظر هر داده مرتبط و تغییرات سیستم
11) اجرا: اجرا فرآیندها و تغییرات داده‌شده را تصویب می‌کند.
ایشان چهار مرحله را برای مهندسی مجدد فرآیندهای کسب و کار سریع ارائه داده‌اند:
این متدولوژی های مهندسی مجدد دارای قدم‌های زیر می‌باشد که با شناسایی اضافات، سعی در حذف آن دارد.
در الگوریتم معمول و کلی، یک دید سیستماتیک برای اجرا BPR وجود ندارد، و فعالیت‌ها و فرآیندهای مستقل از هم فرض می‌شوند، درحالی‌که در واقعیت چنین نبوده و فعالیت‌ها و فرآیندها همبستگی دارند. با توجه به این مقوله، الگوریتم هام و لی با در نظر گرفتن رابطه بین فعالیت‌ها و فرآیندها شکل‌گرفته است.
این اهداف با توجه به جهت‌دهی‌های اصلی سازمان تعیین می‌شود. بنابراین هر یک از این فرآیندها ممکن است به یک یا چندتابع هدف وابسته باشند.
طبقه‌بندی‌های مختلفی از فعالیت‌ها مشخص می‌شود که این طبقه‌ها را می‌توان به عناوینی نظیر خرید، تهیه مواد، کنترل تولید، بازاریابی و غیره تقسیم‌بندی کرد.
توالی فعالیت‌هایی که منجر به یک فرآیند خاص می‌شود تعیین‌شده، و وزن هر یک از این فرآیندها از هدف‌های کلی، تعیین می‌گردد.
ورودی و خروجی هر یک از فرآیندها مشخص می‌شود(اطلاعات مواد و محصول) برای هر یک از فعالیت‌ها، متغیر تعیین عملکرد آن فعالیت استخراج می‌گردد(مقدار محصول تولیدشده توسط هر نفر- ساعت، زمان انجام فعالیت، نرخ شکست و ... )
اهمیت هر یک از فعالیت‌ها به کمک متغیرهای تعیین عملکرد مشخص می‌گردد.
در این قدم، جزییات توالی فعالیت‌ها و وزن هر یک از آن‌ها و منابع سازمان تعیین می‌گردد. این طرح شامل پریودهای طراحی مجدد، احتیاج‌های پرسنل، زمان‌بندی سرمایه‌گذاری، تعیین وظیفه کاری گروه‌ها و ارزیابی آن‌ها می‌باشد.
با توجه به اهداف فعالیت‌ها و فرآیندها، نتیجه حاصله، تخمین زده می‌شود. اگر اهداف تخمینی با اهداف مورد انتظار، اختلاف معنی‌داری داشت، آنگاه اهداف فعالیت‌ها تعدیل می‌گردد.
1-چشم‌انداز: به تصویر کشیدن پروژه مهندسی‌مجدد توسط تعهد مدیریت، تشخیص، فرصت‌های مهندسی‌مجدد، هم‌راستایی با استراتژی‌های کسب‌وکار و تعریف‌های لازم جهت استفاده از فناوری اطلاعات
2- اقدامات اولیه: سازماندهی تیم مهندسی مجدد و تنظیم اهداف عملکرد
3- تشخیص: مستند کردن فرآیندهای موجود و تشخیص شکاف‌ها در عملکرد
4- آلترناتیوها: تعریف جایگزین‌ها، نمونه‌های اولیه و انتخاب زیر ساخت های فناوری اطلاعات
5- احیا و نوسازی: اجرای مهندسی مجدد و نصب مؤلفه‌های فناوری اطلاعات و تشخیص دیگر مؤلفه‌های کسب‌وکار
6- مانیتورینگ: تشخیص اندازه‌گیری‌های عملکرد و بهبودهای مستمر
1-کشف: تنظیم استراتژی‌ها و چشم‌انداز برای کسب‌وکار
2- طراحی مجدد
3- طراحی مجدد کلیه فعالیت‌ها، مهارت‌ها و فرآیندها
4- تحقق: تکنیک‌های مدیریت تغییر؛ سازماندهی تیم مهندسی مجدد، ارتباطات، اندازه‌گیری عملکرد و مدیریت تغییر.
1- کشف: تشخیص مسئله تنظیم اهداف، تشخیص فرآیندها برای طراحی مجدد و شکل دادن تیم مهندسی مجدد
2- جستجو و جمع‌آوری کردن: تجزیه‌وتحلیل فرآیند، مستندسازی، الگوبرداری و تشخیص نیازهای فناوری اطلاعات
3- نوآوری و ساخت: تفکر مجدد در خصوص فرآیندها
4- سازماندهی مجدد، آموزش و ابزارسازی مجدد: اجرای فرآیندهای جدید و آموزش فناوری نوین
1- دوران نهفتگی ؛ انتخاب اعضای تیم، تشخیص بهترین فعالیت و تعریف نیازهای فناوری اطلاعات
2- تفکر هدفمند: تشخیص فرصت‌های بهبود و راهکاری‌های جایگزین طراحی مجدد فرآیندها
3- کشف حقیقت: انتخاب روش اجرایی، انگیزش تیم و تعهد
4- آزمایش و یادگیری: شروع آزمایش با نمونه‌های اولیه فرآیندهای پیشنهادشده
1- چشم‌انداز: استقرار تعهد مدیریت و چشم‌انداز، کشف فرصت‌های مهندسی مجدد، تشخیص اهرم‌های فناوری اطلاعات انتخاب فرآیندها برای طراحی مجدد
2- اقدامات اولیه : اطلاع‌رسانی به عناصر سازمان، سازماندهی تیم مهندسی مجدد، برنامه‌ریزی پروژه، تشخیص مشتریان خارجی فرآیند، نیازسنجی، تنظیم اهداف عملکرد
3- تشخیص: مستند کردن فرآیندهای موجود، تجزیه‌وتحلیل فرآیندهای مجدد
4- طراحی مجدد: تشخیص و تجزیه‌وتحلیل فرآیندهای جدید، تهیه نمونه اولیه و طراحی جزئیات فرآیندهای جدید، طراحی ساختار منابع انسانی، طراحی و تجزیه‌وتحلیل سیستم‌های اطلاعاتی
5- نوسازی و احیاء: سازماندهی مجدد قواعد مربوط به منابع انسانی، اجرای مؤلفه‌های سیستم‌های اطلاعاتی، آموزش کاربران.
6- ارزیابی: ارزیابی عملکرد فرآیندها، برنامه بهبود مستمر
1- تشخیص: فرآیندهای فعلی مشخص می‌شوند.
2- مدل کردن فرآیندهای جاری: با مدل کردن فرآیندهای جاری، نقاط قوت و ضعف آن‌ها مشخص می‌شود.
3- انتخاب: راهکارهای جایگزین موجود جهت طراحی آزمایش‌شده و بهترین آن‌ها انتخاب می‌گردد.
4- اجرا: فرآیندهای طراحی‌شده به اجرا گذاشته می‌شوند.
تهیه شده توسط گروه تولید محتوای هلدینگ کاسپین | نویسنده : محسن کیان
