امروزه نیمی از کسب‌وکارها از محیط خانه‌ها آغاز می‌شوند و به مرور با پیشرفت و رشد بیش‌تر، نیاز به توسعه‌ی محیط کاری و عملکرد حرفه‌ای میان کارآفرینان و فریلنسرها بیش از پیش مشاهده می‌شود. بنابراین یکی از راه‌حل‌های کم هزینه، حضور در فضای کار فریلنسر توأم با رعایت قوانین و مقررات حاکم بر آن است.
فضای کار اشتراکی (coworking space)، نوعی محیط کاری مشترک است که کمک می‌کند کسب‌وکارها ، فریلنسرها و استارتاپ‌های نوپا با کم‌ترین هزینه کنار یکدیگر جمع شوند و به کار و فعالیت بپردازند. این محیط‌ها امکاناتی در حد امکانات یک شرکت کوچک را در اختیار آنان قرار می‌دهند تا بتوانند جلسات کاری و قرارهای ملاقات خود را مدیریت نمایند.
این امکانات تا زمانی‌که کسب‌وکارها بتوانند به‌آسانی استارتاپ خود را پیش ببرند و مکان مستقلی برای ادامه‌ی کار خود فراهم کنند در اختیار آنان قرار خواهد داشت. مانند هر مکان غیراختصاصی دیگری، کار و فعالیت در چنین محیط‌هایی فرهنگ، آداب و قوانین خاص خود را دارد.
در این مقاله می‌خواهیم از بایدها و نبایدها، آداب و قوانین و مقررات رفتاری حاکم بر فضای کار اشتراکی بگوییم. هم‌چنین شما می‌توانید برای اطلاع از مزایا، چالش‌ها و لیست فضاهای کار اشتراکی موجود در ایران به این مقاله مراجعه کنید.
فضای کار اشتراکی برای چه کسانی مناسب است؟
به‌طور کلی فضای کار اشتراکی برای فریلنسر ها، کسب‌وکارها ، استارتاپ‌ها و افرادی که به‌صورت مستقل فعالیت می‌کنند مناسب است. هم‌چنین افرادی که مدت‌ها در انزوای منزل مشغول به کار بوده‌اند، از طریق حضور در فضای کار اشتراکی می‌توانند با گروه‌های دیگر در زمینه‌ی حرفه‌ی خود آشنا شده و به‌صورت گسترده‌تری به فعالیت خود ادامه دهند.
علاوه‌بر این‌ها افرادی که علاقه‌مند به انجام کارهای گروهی هستند اما بودجه‌ای برای دراختیارگرفتن فضا و امکانات موردنیاز خود ندارند نیز می‌توانند از امکانات موجود در این محیط‌ها بهره‌مند گردند. بیش‌ترین مخاطب استفاده از فضای کار اشتراکی استارتاپ‌ها هستند و در برخی موارد مراکز شتاب‌دهنده‌ی استارتاپ ها نیز از این مکان‌ها استفاده می‌نمایند.
در فضای کار اشتراکی چگونه رفتار کنیم؟
همان‌طور که از اسم این فضا پیداست همه چیز در آن مشترک است. پس اولین نکته‌ای که باید هنگام ورود به این‌گونه فضاها در نظر داشته‌باشید این است که عادت‌های شخصی خود و تجربه‌ی فضاهای کاریِ گذشته را کنار بگذارید و با ذهنی مثبت و پذیرا به این محیط‌ها قدم بگذارید.
مسلما برای دراختیار داشتن هرگونه رفاه و امکانات، ضروریست بهایی را پرداخت نمایید. در فضای کار اختصاصی شما باید هزینه‌های بسیاری برای خرید و استفاده از امکانات موردنیاز خود بپردازید و در مقابل می‌توانید در فضای اختصاصی خود آزادانه و بدون هیچ‌گونه محدودیتی فعالیت نمایید.
اما وقتی با هزینه‌ای کم‌تر در فضای کار اشتراکی مستقر می‌شوید ضروریست از قوانین و قواعد حاکم براین فضا به خوبی آگاه باشید. در اینجا به برخی از قواعدی که باید در بخش‌های مختلف یک فضای کار اشتراکی رعایت نمایید، اشاره می‌کنیم:
قوانین عمومی
ممکن است هر یک از فضاهای اشتراکی قوانین و ضوابط متفاوتی داشته باشند. قبل از عقد قرارداد، لازم است قوانین حاکم بر آن را به‌خوبی مطالعه نمایید. درصورتی‌که از اجرای کامل قوانین توسط تیم خود اطمینان حاصل نمودید اقدام به عقد قرارداد نمایید.
هنگام کار در یک فضای اشتراکی احساسات شما و اطرافیان‌‌تان به‌طور مستقیم بر یگدیگر اثرگذار خواهدبود. بهتر است با حس و ذهنیتی مثبت وارد فضای کاری شوید.
درصورت وجود هرگونه سوال یا ابهامی در هر یک از زمینه‌ها، سوالات خود را از متصدیان مجموعه پرسیده و تا حد امکان موجب برهم‌خوردن نظم و آرامش سایر تیم‌های حاضر در مجموعه نشوید.
بهتر است هماهنگی خود با فضای کار را افزایش داده و مشکلات و نواقص را به متصدیان مجموعه اطلاع دهید و انتظاراتی فراتر از حد توان از محیط نداشته باشید.
هنگام برگزاری جلسات رسمی، بازدیدها و قرار ملاقات‌ها، رعایت آداب اجتماعی، پوشش مناسب و انضباط محیطی لازم و ضروریست؛ زیرا آراستگی ظاهری افراد و مجموعه موجب ارتقای سطح کیفی مجموعه خواهدشد.
بهتر است در مواردی که مصلحت جمع درمیان است از منافع و خواسته‌های شخصی خود بگذرید و سازگاری خود با محیط را ارتقا دهید.
قوانین فضای کار
در فضای کار اشتراکی معمولاً محیطی اختصاصی برای مکالمات تلفنی، استراحت و گپ زدن فراهم شده‌است. بهتر است صحبت‌های گروهی، جلسات و تماس‌های تلفنی خود را به این مکان‌ها منتقل نمایید. با این کار به همسایه‌های خود احترام گذاشته و موجب ارتقای سطح کیفی محیط کار خواهیدشد. به‌عنوان آخرین نفر از خاموش‌بودن همه‌ی چراغ‌ها، بسته‌بودن پنجره‌ها و درب‌های ورودی مطمئن شده و سپس اقدام به خروج از مجموعه نمایید. تعاملات اجتماعی با سایرین اغلب فعالیت مثبت و جذابی است. اما بهتر است آشنایی‌های شخصی یا حتی کاری خود را تا حد امکان در خارج از مجموعه پیگیری نموده و فقط درصورت همکاری یا تمرکز بر یک موضوع کاری اقدام به برقراری ارتباط با سایرین نمایید. جهت احترام به حقوق سایر افراد برای شنیدن موسیقی یا فایل‌های صوتی مرتبط با کار از هدست شخصی خود استفاده نمایید. هم‌چنین در زمان استفاده از هدست دقت کنید که صدای آن، به حدی بلند نباشد که موجب آزردگی خاطر همکاران شما شود. رعایت پوشش مناسب و رسمی در محیط کاری موجب ایجاد فضایی هماهنگ، منظم و سازمان‌یافته خواهد شد. هنگام ترک میزکار خود نسبت به نظم میز و صندلی‌ها توجه داشته باشید و وسایل بلااستفاده و غیرضروری را روی میز رها نکنید؛ زیرا این قبیل آشفتگی‌ها موجب برهم‌خوردن آرامش بصری محیط می‌شود. آداب و مقررات وضع شده جهت سرو نوشیدنی و غذا را به‌خوبی رعایت نمایید؛ زیرا صرف غذا و نوشیدنی بر روی میز کار می‌تواند باعث برهم خوردن نظافت محیط شده و موجب آسیب رسیدن به وسایل الکترونیکی شود. لذا توصیه می‌شود جهت حفظ آرامش و افزایش بهره‌وری تیم، نسبت به مرتب بودن محیط فضای کار اشتراکی خود حساسیت به خرج دهید.
قوانین استفاده از امکانات
همه‌ی افراد در مقابل امکانات و ابزار و وسایلی که در اختیار آنان قرار داده می‌شود مسئول هستند. بنابراین در حفظ و حراست از امکانات محیطی کوشا باشید؛ چراکه درصورت وارد شدن آسیب به هر یک از امکانات مجموعه، مجبور به پرداخت خسارت و جبران آن خواهیدبود.
لازم است از زمان‌بندی حضور، جلسات، استفاده از امکانات و... فضا به خوبی آگاه باشید. مواردی مانند: چگونگی پذیرایی از میهمانان، ساعت کار مجموعه، استفاده از آشپزخانه، محدودیت‌ها، اجازه‌ی استفاده از اشیا و خوراکی‌ها، میزان مجاز استفاده از اینترنت، قوانین سر و صدا و... ؛ زیرا رعایت نکردن هر یک از این موارد می‌تواند موجب برهم‌خوردن نظم مجموعه شده و برای سایر تیم‌ها و افراد آزاردهنده باشد.
استفاده‌ی شخصی و تیمی از سیستم صوتی یا سایر امکانات مجموعه تنها با رضایت همه‌ی تیم‌ها و هماهنگی با متصدیان مجموعه مقدور خواهدبود. پس شایسته است قبل از استفاده هماهنگی‌های لازم را با مسئولین مربوطه انجام دهید.
لازم است پس از اتمام کار با هر یک از ابزار و وسایل موجود در مجموعه، نسبت به جمع کردن و جابه‌جایی آن اقدام نمایید تا در صورت نیاز، گروه‌های دیگر نیز به امکانات دسترسی یابند.
با توجه به موارد گفته شده، هر فضای کار فریلنسر می‌تواند محیطی امن، آرام و مطمئن برای رشد و پیشرفت کسب‌وکارها ، فریلنسر ها و استارتاپ‌ها باشد؛ همانند یک جامعه‌ی اجتماعی کوچک که احترام و رعایت حقوق یکدیگر یکی از ارکان مهم آن است، حضور در فضای کار فریلنسر نیز نیازمند احترام به حقوق سایرین و رعایت کامل قوانین و مقررات می‌باشد تا افراد، کسب‌وکارها و استارتاپ‌ها بتوانند تجارب خود را به اشتراک گذاشته و برای دستیابی به موفقیت هرچه بیش‌تر تلاش نمایند.
