اهمیت توجه به نسبت اتوماسیون اداری با BPMS در انگیزه‌ای است که مدیران فناوری اطلاعات برای پوشش حداکثری فرآیندهای سازمانی با روش‌های مکانیزه نرمافزاری دارند. در طول سه دهه رشد و توسعه فناوری اطلاعات اینکه اتوماسیون اداری چیست تعیین کننده امکانات نرمافزاری برای اتوماتیک کردن فرآیندهای سازمان‌ها بوده است.
توسعه فناوری امروز اما راهی به سوی مفاهیم هوشمندتر مانند هایپراتوماسیون گشوده که دستیابی به آن بدون توجه به اینکه نسبت اتوماسیون اداری و نرم افزار BPMS چیست؟ ممکن نیست.
نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری به پدیده‌ای آشنا در ساختار اداری شرکت‌ها و سازمان‌های ایرانی تبدیل شده‌اند؛ به طوری که انجام فرآیند مکاتبات سازمانی صرفا از طریق کارتابل کاغذی نامه‌ها و بدون سیستم اتوماسیون اداری به تاریخ پیوسته است.
در روند توسعه‌ی سیستم‌ها و نرم‌افزارهای سازمانی، اکنون توجه به سیستم BPMS و نرم‌افزار مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار با انگیزه‌ی پوشش فرآیندهای سازمانی افزایش یافته است؛ به طوری که بحث درباره‌ی انتخاب میان اتوماسیون اداری یا سیستم BPMS در حوزه‌ی فعالان فناوری اطلاعات بسیار مطرح است و اظهارنظر‌های گوناگونی درباره‌ی آن می‌شود. در این مقاله تلاش کرده‌ایم تا با توضیح کارکردها و عملکرد هر یک از این سیستم‌ها، نسبت میان دو راهکار نرمافزاری یادشده را بررسی کنیم.
تاثیر اصلی و مهم اتوماسیون اداری در تحول سیستم اداری ایجاد فرآیندهای مکانیزه است. مکانیزه کردن سیستم اداری با جایگزینی فرآیندهای دستی در مکاتبات اداری، مصرف کاغذ را به صفر می‌رساند. این یعنی امکان مدیریت بهتر چرخه‌های اداری را فراهم می‌کند. ارجاع دستی و پستی کاملا حذف می‌شود و این مسئله تسریع فرآیندهای کاری سازمان‌ها را به دنبال دارد. بایگانی‌های کاغذی در شرکت‌ها و سازمان‌ها حذف می‌شوند و تنها با چند کلیک ساده می‌توان به سابقه سال‌های گذشته دست پیدا کرد.
نرم‌افزارهایی که پیگیری فرآیندهای مرتبط با مکاتبات اداری را به‌صورت مکانیزه فراهم می‌کنند، اتوماسیون اداری نامیده می‌شوند که اغلب با سیستم‌هایی چون دریافت و ارسال فکس، پیامک و ایمیل مرتبط هستند و سیستم کارتابل کاغذی و بایگانی را از امور روزمره‌ی اداری حذف کرده‌اند. برخی کارکردهای مهم این سیستم‌ها به شرح زیر است:
سیستم مدیریت فرآیند کسب‌وکار یا نرم افزار BPMS یک رویکرد مدیریتی نوین به منظور همسوسازی فعالیت‌های سازمان برای جلب رضایت مشتری است و هدف آن بهبود مستمر فعالیت‌های سازمان محسوب می‌شود. یک فرآیند کسب‌وکار شامل شبکه به هم پیوسته‌ای از فعالیت‌ها است که توسط مجریان مرتبط اجرا می‌شوند. برخی کارکردهای مهم سیستم BPMS شامل موارد زیر است:
