اتوماسیون اداری برای بهبود تعاملات اداری و مکانیزه کردن فرآیندهای سازمانی بکار می‌رود. اتوماسیون اداری اغلب به عنوان یک مجموعه نرم افزاری ارائه می‌شود.
این مجموعه معمولا در همه رده‌های سازمانی از مدیران ارشد تا مجموعه کارکنان و مخاطبان خارجی و ارباب رجوع به طور جدی بکار می‌رود. ضریب نفوذ بالای نرم افزارهای اتوماسیون اداری در سازمان‌ها نسان‌دهنده اهمیت و کارایی بالای این سیستم در مکانیزه کردن روال‌های دستی و بهبود مدیریت فرآیندهای کسب و کار است.
پوشش همه جانبه نیازهای کاربران توسط زیرسیستم‌های اتوماسیون اداری، به تمایل عموم کاربران به بهره‌‌گیری از آن افزوده است. زیرسیستم‌هایی که مطابق با نیازهای بومی سیستم اداری کشور و منطبق بر آیین‌نامه‌های سازمان اداری و استخدامی کشور عمل می‌کنند. به همین این زیرسیستم‌ها در همه سازمان‌های دولتی و عمومی و همچنین بخش خصوصی بکار می‌روند.
در ساختار اداری سنتی، اتوماسیون اداری چیست همان ارجاع کار و مدیریت کارها از طریق ارجاع نامه است. براین اساس در ادامه تحولات جدید سیستم اتوماسیون اداری، امکانات ارجاع کار و اطلاع از روند پیشرفت کارهای ارجاعی برای سطوح متفاوت مدیران هم به اتوماسیون اداری اضافه شده است. برخی سیستم های اداری مانند راهکار اتوماسیون اداری «دیدگاه»، علاوه بر پشتیبانی کامل فرآیندها و تعاملات مورد نیاز برای تولید و گردش نامه‌ها و مکتوبات اداری، امور مربوط به مدیریت زمان پرسنل، مدیریت کارها، جلسات، و مدیریت اسناد سازمان را نیز پوشش می‌دهند.
با نرم افزار اتوماسیون اداری فعالیت‌هایی مثل تولید، ورود و ثبت نامه، ارجاعات و حتی مدیریت پست‌الکترونیکی، فرم‌ها و فکس‌های سازمان به‌صورت خودکار و یکپارچه انجام می‌شود. لایه مدیریت گردش‌کار، کلیه فرآیندهای انتقال داده‌ها و اطلاعات را در سطح زیر سیستم‌های مختلف کنترل می‌کند. بدین‌صورت که مستندات و فایل‌های ثبت شده در هر یک از بخش‌ها، با استفاده از قابلیت‌های این لایه، بین افراد و واحدها جابه‌جا می‌شود.
در عین حال، لایه یکپارچه کنترل کاربری سیستم، کارکرد بهینه بخش‌های مختلف را از نظر امنیتی محافظت می‌کند. این محاظت در دو جنبه امنیت اطلاعات و همچنین کنترل دسترسی کاربران و ارتباط با سایر بخش‌های سازمان، انجام می‌شود. از سوی دیگر امکان تعریف فرم‌های متنوع و اتصال آن به مدیریت گردش کار نیز وجود دارد. این ابزار موثر در نبود نرم افزار BPMS ابزار موثری برای مدیریت فرایند‌های سازمان فراهم می‌کند.
پس از اینکه با بررسی مشخصاتو امکانات زیر سیستم‌ها به طور کلی به پرسش اتوماسیون اداری چیست پاسخ دادیم، می‌توانیم از نحوه اثربخشی آن صحبت کنیم. تاثیر اصلی و مهم اتوماسیون اداری در تحول سیستم اداری ایجادفرآیندهای مکانیزه است. مکانیزه کردن سیستم اداری با جایگزینی فرآیندهای دستی در مکاتبات اداری، مصرف کاغذ را به صفر می‌رساند. این یعنی امکان مدیریت بهتر چرخه‌های اداری را فراهم می‌کند. ارجاع دستی و پستی کاملا حذف می‌شود و این مسئله تسریع فرآیندهای کاری سازمان‌ها را به دنبال دارد. بایگانی‌های کاغذی در شرکت‌ها و سازمان‌ها حذف می‌شوند و تنها با چند کلیک ساده می‌توان به سابقه سال‌های گذشته دست پیدا کرد.
با انجام سیستمی مکاتبات اداری، بخشی از اجزای فرآیند هوشمند انجام می‌شود. هوشمندی سیستم و عملیات اتوماتیک مکاتبات اداری در حجم بالایی از خطای انسانی جلوگیری می‌کند. تصور کنید که در ساده‌ترین حالت امکان ارجاع یک نامه از یک موضوع خاص، یک بار در سیستم تعریف می‌شود و این موضوع هر بار به طور خودکار انجام می‌شود.
با شیوع بیماری کرونا و دورکاری در سازمان‌ها، استفاده از اتوماسیون اداری خارج از فضای کاری برای کارمندانی که دورکار شده بودند، اهمیت و اولویت بالایی پیدا کرد. گرچه در دنیای پیشرفته امروز دورکاری یکی از روش‌های مدرن کار کردن است. با توسعه فناوری اطلاعات و فراگیر شدن امکاناتی مثل اینترنت پرسرعت و ارزان، تلفن همراه، تله‌کنفرانس، رایانه‌های پرقدرت شخصی و شبکه‌های بی‌سیم، دورکاری به سرعت در حال توسعه و گسترش است.
افزایش روزافزون مسافرت‌های درون شهری، ترافیک‌های سنگین صبحگاهی و عصرگاهی، افزایش هزینه‌های رفت‌وآمد افراد از محل کار به خانه، ایجاد آلودگی در شهرهای به ویژه بزرگ، اتلاف زمان افراد برای رسیدن به محل کار و از بین رفتن انرژی از جمله موضوعاتی هستند که بر اساس آنها ایده‌های «دورکاری» مطرح شده است.
اما بعد از موج اول کرونا و لزوم قرنطینه توجه مدیران سازمان‌ها به دورکاری و بستری مورد نیاز آن در سیستم اتوماسیون اداری جلب شد. تجربه فاصله‌گذاری اجتماعی و دورکاری بر خلاف انتظار اولیه، در بسیاری از سازمان‌های ایرانی با افزایش بهره‌وری همراه بوده است. شیوه‌ای از کار که هم برای مدیران و هم کارکنان نیاز به تغییر در ارکان ارتباطی و اجرایی فعالیت‌های سازمانی را نمایان کرد.
