برای درک این که چرا مدیریت فرایند کسب‌وکار (BPM) برای هر کسب و کاری مهم است، ابتدا باید بفهمید که چیست. این کار آن طور که انتظار می رود آسان نیست، زیرا BPM برای افراد مختلف معنای متفاوتی دارد. هر شرکت کننده در یک تجارت دیدگاه و تعریف متفاوتی از BPM دارد که تحت تأثیر نقش او است.
برای برخی، BPM تماما در مورد فناوری و وسیله ای برای دستیابی به اتوماسیون فرآیندها است. برای دیگران، BPM درباره بهینه‌سازی است، برای بسیاری، BPM راهی برای برقراری ارتباط با نحوه انجام کار و همچنین راهی برای تسهیل تغییر است. و برای برخی از افراد، روشی برای به دست آوردن بینش در مورد نحوه عملکرد واقعی فرآیندها است.
در ابتدا به این موضوع می‌پردازیم که به طور کلی مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) چیست؟
BPM مخفف Business Process Management است. مدیریت فرآیند کسب‌وکار یک رویکرد ساختار یافته با هدف بهبود کیفیت محصول و خدمات است و تلاش دارد تا فرآیندهای سازمان را با استراتژی سازمان همسو نگه دارد و در پی آن به رضایت مشتری برسد. BPM تلاش می‌کند اثرات فرآیندهای کسب و کار یک سازمان را تحلیل کند، آن‌ها را بهبود دهد و در برخی مواقع آن‌ها را قابل پیش‌بینی کند.
مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPM) یک چرخه تکرارپذیر است که شامل مراحل طراحی، مدلسازی، اجرا، کنترل و بهینه‌سازی می‌شود.
شامل شناسایی فرآیندهای موجود و تعریف وضعیت آینده (To-be) فرآیندهاست. محدوده طراحی فرآیند شامل تعریف مراحل کار، هشدارها، میزان سرعت مطلوب فرآیند، استانداردها، توافقنامه سطح خدمات (SLA)و تعریف شاخص‌های کلیدی ارزیابی عملکرد است.
فرآیند را باید به صورت بصری درآورد تا تمام ذینفعان به یک درک و فهم یکسان از آن برسند. استانداردهای مختلفی برای مدلسازی فرآیند وجود دارد اما مدیریت فرآیندهای کسب و کار زبان مدلسازی BPMN را برای این مهم، پیشنهاد می‌کند. این زبان در عین سادگی و قابل درک بودن به اندازه‌ای جامع است که می‌تواند تمام فرآیندهای کسب و کار را مدل کند. این امر، پیش‌نیاز رسیدن به درک درست و یکسان از فرآیندهای طراحی شده است.
پس از مدلسازی فرآیند باید آن را در سازمان عملیاتی کرد. می‌توان این فرآیند را در یک ابعاد کوچک از سازمان اجرایی ساخت تا اثرات آن کامل مشخص شود و در صورت اخذ تاییدیه‌های لازم آن را در تمام سازمان منتشر کرد.
در این مرحله مالکان فرآیند یا مدیران سازمان بر اساس معیارها و شاخص کلیدی عملکرد (KPI) که در مرحله طراحی فرآیند مشخص شده‌اند، فرآیند را بررسی می‌کنند تا نسبت به نقاط قابل بهبود و اشکالات اجرایی فرآیند آگاه شوند.
بهینه‌سازی فرآیند: در این مرحله تغییرات مورد نیاز برای رفع اشکالات و بهبود فرآیند شناسایی می‌شود. این بهینه‌سازی می‌تواند در سطح فرآیند، قوانین کسب و کار و حتی فرم‌های اطلاعاتی فرآیند باشد. در این مرحله طراح فرآیند باید چرخه مدیریت فرآیند را از مرحله طراحی مجدد، شروع کند.
به طور کلی مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) در واقع مجموعه‌ای از فعالیت‌هاست که توسط یک گروه همکار به منظور دستیابی به هدفی واحد اجرایی می‌شوند. این فعالیت‌ها در راستای تحقق اهداف کسب و کار طراحی و اجرا می‌شوند.
در ادامه بیان می‌کنیم که چرا هر شرکتی به مدیریت فرآیند کسب‌وکار نیاز دارد؟
یک برنامه BPM شرکت‌ها را قادر می‌سازد تا فرآیندهای بیشتری را با کیفیت بالاتر، ضایعات کمتر و تلاش کمتر انجام دهند. این امر خصوصا برای شرکت‌های نوپا و سایر شرکت‌هایی که بودجه محدودی دارند و باید سریع به سوددهی برسند، سودمند است. مزایای خاص BPM برای شرکت‌ها به موارد زیر تقسیم می‌شود:
بسیاری از فرآیندها اغلب به دلیل تعدادی از عوامل مانند تلاش دستی، انتقال ضعیف بین دپارتمان‌ها و عدم توانایی بر نظارت موثر بر پیشرفت کلی، مملو از مشکل است. روشن کردن فرآیندهای جدید به شرکت‌ها کمک می‌کند تا ناکارآمدی‌ها را از بین ببرند.
هنگامی که یک فرآیند کارآمدتر شد، می‌توان از BPM برای موثرتر کردن فرآیندها استفاده کرد. از جمله مزایای بیشتر اثربخشی فرآیند، توانایی مدیریت سریع و توانایی تصمیم‌گیری بهتر، آگاهانه‌تر و توانایی اجرای مداوم است که برای ارائه تجربه بهتر مشتری بسیار مهم است. هنگامی که همه فرآیندها به طور موثر در حال اجرا هستند و با استراتژی‌ها و اهداف شرکت سازگار هستند، شرکت‌ها سودآورتر و رقابت‌پذیرتر می‌شوند.
در دنیای تجارت فوق‌العاده رقابتی امروز، نیاز به چابکی یک شرکت بیش از هر زمان دیگری حیاتی است. درحقیقت شرکت‌هایی با فرآیندهای منسوخ و انعطاف‌پذیر از قافله عقب مانده‌اند. نیاز به تغییر می‌تواند تقریبا از هرجایی، هم در داخل سازمان و هم در خارج از سازمان ایجاد شود.
اکنون می‌توانیم مشخص کنیم که چه عواملی در موفقیت مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار در سازمان موثر هستند.
مالک فرآیند یا مدیر فرآیند نقش کلیدی را در مدیریت فرایندهای کسب و کار دارد. وظیفه او ارزیابی دائمی فرآیند و ارتقای بهره‌وری آن به منظور اطمینان از اثربخشی بیشتر است. در واقع نقش مالک فرآیند، مدیریت چرخه عمر آن است و بعد از مشخص شدن اهداف سازمان، همسویی میان اهداف عملکردی فرآیند و جهت‌گیری استراتژیک کسب‌وکار را تضمین می‌کند. بدون پشتیبانی و همراهی مالک فرآیند، احتمال موفقیت در چرخه BPM به عنوان یک چارچوب مدیریتی جامع و فراگیر، بسیار کم است.
تعریف چشم‌انداز و استراتژی برای مدیریت فرآیندها عامل دیگری در موفقیت مدیریت فرایند کسب و کار است. هر فرآیند در سازمان باید اهداف و مسئولیت مشخصی داشته باشند. نکته مهم، همسویی اهداف هر فرآیند با اهداف استراتژیک و چشم‌انداز سازمان است. فرآیندها باید در جهت تحقق اهداف اصلی سازمان طراحی، اجرا و بهینه شوند. نبود استراتژی شفاف در سازمان باعث می‌شود که مهندسان فرآیند نتوانند ارزیابی درستی از عملکرد و اثربخشی آن، داشته باشند.
در سازمان‌های آگاه نسبت به ارزش بالای فرآیندهای کسب و کار، مستندسازی و مدلسازی فرآیند یک فعالیت اساسی و محوری است. مدلسازی فرآیند در ساختاردهی، اکتشاف، پیش‌بینی، اندازه‌گیری، اعتبار سنجی و کنترل فرآیند نقش کلیدی دارد.
هدف از مدلسازی ایجاد تصویری از فرآیند است که آن را به طور صحیح برای وظایف تعریف شده توصیف می‌کند. در مدلسازی از زبانی استفاده می‌شود که مجموعه‌ای استاندارد از نمادهایی است که برای نمایش دادن اجزای مدل به کار می‌رود. BPMN2 استانداردی کامل است که برای مدلسازی هر نوع فرآیند کسب و کار استفاده می‌شود.
انتخاب یک ابزار قدرتمند برای اجرای مدل فرایند از دیگر عوامل موفقیت مدیریت فرایندهای کسب و کار است. ابزارها و تکنیک‌های مدلسازی زیادی وجود دارند. BPMS یک ابزار قدرتمند برای اجرای مدل فرآیندهای کسب و کار به صورت مکانیزه است. تمام این ابزارها برای تجزیه و تحلیل اثربخش بودن یک فرآیند قابل استفاده هستند.
پس از اجرای فرآیند و تهیه گزارش از روند اجرای آن، می‌توان دریافت که در طراحی یا اجرای کدام قسمت از کدام فرآیند خطایی رخ داده و آن را اصلاح کرد. با اصلاح در طراحی فرآیند، تغییر روش انجام کار و حتی منابع مربوطه می‌توان به سمت بهبود فرآیند پیش رفت.
بهبود مستمر، رویکردی پایدار است که فرآیندها از طریق به کارگیری یک سیستم کنترل بازخوردی حساس و لحظه‌ای، کاراتر و اثربخش‌تر می‌شوند. از طریق سیستم کنترلی می‌توان از بهبودی دائمی اطمینان داشت.
مدیران همچنین می‌توانند از مزایای BPM موبایل در سازمان خود بهره‌مند شوند.
متن کامل مقاله را از اینجا بخوانید:
مدیریت فرایند چیست و چطور درآمد شرکت‌ها را افزایش میدهد؟
