نرم‌افزار BPMS دیدگاه به عنوان ابزاری کارآمد و به روز با روش‌های مختلف بر روی مدیریت زنجیره فرآیندها، منابع و فعالیت سازمان‌ها اثر می‌گذارد و آنها را به سوی تعالی سازمانی پیش می‌برد.
پیشرفت و توسعه سازمانی را می‌توان با انواع کلمات توضیح داد و تفسیر کرد اما در علم مدیریت، پیشرفت و تعالی به معنی کاهش هزینه‌ها، شناسایی ریسک‌ها، خطاها، موانع پیش رو و بهینه‌سازی سرمایه‌های مالی و انسانی است. بکارگیری نرم‌افزار های سازمانی رویکرد جدیدی را حوزه مدیریت منابع و تعالی سازمانی ایجاد کرده‌اند که در این بین، سیستم BPMS جایگاهی ارزنده‌تر دارد.
کارکرد محوری و مهم نرم‌افزار BPMS در سازمان‌ها فقط به افزایش کارهای فرآیندمحور منجر نمی‌شود؛ بلکه با مدیریت زنجیره اتفاقات و رویدادها رویکردی حرفه‌ای در کسب و کارهای مختلف خلق می‌کند.
پوشش انواع فرآیندها و سرمایه‌های سازمانی
بر کسی پوشیده نیست که خودکارسازی و عملکرد جزیره‌ای هر واحد و دپارتمان نه تنها سازمان را به سمت بهره‌وری و کاهش هزینه‌ها پیش نمی‌برد؛بلکه نمایشی سخیف و ناموزون از عملکرد سازمانی کسب و کار مورد نظر را نشان می‌دهد.
با طراحی و تولید نرم‌افزارهای سازمانی و روند رو به توسعه و بهبود انها متناسب با نیازهای سازمان‌ها و انواع کسب و کارهای بزرگ و کوچک، عملکردهای انفرادی و جزیره‌ای سازمان‌ها به تدریج در حوزه‌های مختلف اتوماسیون اداری،مدیریت منابع انسانی و پشتیبانی‌های لجستیک و حوزه‌های سخت‌افزاری مانند انبارداری،مدیریت اموال و خرید و تدارکات و ... ضابطه‌مند و فرآیند محور و بهینه‌تر شده‌اند.
در کنار سایر سیستم‌های شایع و پرکاربرد سازمانی، نرم‌افزارBPMS یا همان مدیریت فرآیند کسب و کار، همانگونه که از اسمش برمی‌آید با پیاده‌سازی انواع فعالیت‌های سیستم محور و داده محور به صورت یکپارچه برای کلیه چالش‌ها و موانع کارکردی سازمان، راه‌حلی کارآمد ارائه کرده است. برای مثال در یک سیستم خزانه داری هدف اصلی صدور چک است اما برای این موضوع یک فرایند در سازمان اجرا میشود تا در نهایت چک صادر شود که ضمن این کار معمولا یک برگه یا فرم تایید شده به واحد خزانه‌داری ارائه میشود و سپس آنها نیز چک را صادر می‌کنند.
نکته قابل توجهی که معمولا از چشم سازمان‌ها به دور می‌ماند این است که اکثر سازمان‌ها فرایندی که منجر به صدور چک میشود را خارج از سیستم و به صورت سنتی انجام می‌دهند ولی خود صدور چک را در سیستم ثبت می‌کنند یعنی فقط از سیستم داده محور در سازمان خود استفاده می‌کنند؛ درحالیکه این فرآیند با استفاده از نرم‌افزار BPMS می‌تواند در همان مرحله به صورت فرآیندی از پیش تعریف شده، اجرا شود.
ابزار BPMS علاوه بر پوشش فعالیت‌های فرآیندمحور و داده محور با جمع‌آوری آمار و ارقام وظایف پرسنل و نیروی انسانی را نیز پوشش می‌دهد. این ابزار با مدیریت و کنترل پیشرفت کاری، نشان می‌دهد چه وظیفه‌ای به چه کسی اختصاص داده شده، کار را چه زمانی شروع کرده‌اند و قراراست کی به پایان برساند.
مونتاژ و بازطراحی مدیریت کسب و کارهای سازمانی
مدیریت عملکرد عبارتست از دسترسی به اطلاعات صحیح در زمان مناسب که به مدیران و برنامه‌ریزان اجازه می‌دهد تصمیمات صحیح را منطبق با یکدیگر و همسو با سیاست‌های کلان سازمان تعیین کنند. این اطلاعات برای شاخص‌های کلیدی عملکرد مهم و حیاتی‌اند و در میزان موفقیت یک کسب و کار، جایگاه ویژه‌ای دارند.
داشبوردهای مدیریتی و ابزارهای گزارش‌ساز نرم‌افزار BPMS امکان تجزیه و تحلیل داده‌ها و اطلاعات از واحدهای مختلف را به روش‌های مختلف و با انواع نمودارهای گرافیکی میسر می‌کنند.
داشبوردهای مدیریتیاین سیستم در واقع با هدف نظارت، تجزیه و تحلیل و مدیریت فعالیت‌ها و فرآیندهای کلیدی که یک کسب و کار به آن نیاز دارد، طراحی و تولید شده‌اند و راهی مطمئن برای دستیابی اهداف و تعالی سازمانی، ترسیم می‌کنند.
مهمترین ویژگی این داشبوردهای مدیریتی اصالت و حقیقی بودن آنهاست. این ویژگی سبب میشود تا عملکردهای مدیریتی و تصمیم گیری بر اساس واقعیات و به صورت کاملا سفاف و قابل بررسی اتخاذ شوند. مداومت چنین روشی برای تصمیم‌گیری به اصلاح روش مدیریت عملکرد و تعیین اهداف واقعی و قابل اکتساب منجر میشود. اصلاح این شیوه عملکردی خودبخود به مونتاژ و باز مهندسی همه فرآیندها و یکسان‌سازی و یکپارچگی آنها منتهی میشود.
مدلسازی شیوه کارکردی مدیریت، بازطراحی و اجرای فرایندها و همچنین سنجش چگونگی عملکردها و ... با استفاده از مدیریت فرایند کسب و کار و نرم‌افزار BPMS در یک بازه زمانی مشخص به یکدیگر پیوسته می‌شوند و پیکره واحدی را تشکیل می‌دهند که با بهر‌مندی از مزیت‌های یکپارچگی سیستم‌ها، کسب و کار سازمانی موفق و بهینه‌تری رقم خواهد خورد.
