استقرار سیستم‌های مناسب مانند نرم‌افزار بیمه مکمل و سایر سیستم‌های عملیاتی برای مدیریت و مکانیزه کردن حوزه رفاه در افزایش رضایتمندی کارکنان تاثیر ملموسی دارند.
از آنجا که این خدمات و تسهیلات رفاهی با هدف سیاست‌های انگیزشی در سازمانها و شرکت‌های ایرانی عرضه می‌شوند، ارائه سیستماتیک آنها تاثیر شگرفی در شفافیت گردش اطلاعات و افزایش رضایتمندی پرسنل دارد. با الهام یگانه‌راد- کارشناس استقرار منابع انسانی چارگون با تمرکز بر آخرین توسعه‌ها و بهبودهای نرم‌افزار بیمه مکمل دیدگاه به عنوان یکی از سیستم‌های رفاهی کارکنان، گفت‌و‌گویی کرده‌ایم که مشروح آن را در زیر می‌خوانید:
نرم‌افزار بیمه مکمل چطور به کمک مکانیزه کردن فرآیند اجرایی و تخصیص این بیمه به کارکنان آمد؟
همانطور که می‌دانید بیمه مکمل به عنوان جبران خدمات به پرسنل ارائه می‌شود که این خود باعث افزایش رضایت شغلی کارکنان می‌شود. قبل از اینکه نرم‌افزار بیمه وجود داشته باشد سازمانها اطلاعات را به صورت دستی و یا در نهایت به صورت فایل‌های word یا اکسل نگهداری می‌کردند که امکان گزارش‌گیری از آنها وجود نداشت. سازمانها در ابتدای قراردادها با نامه‌نگاری افراد شاغل را اعلام می‌کردند و تا پایان قرارداد این روال ادامه داشت. اگر می‌خواستند که گزارشی را بگیرند باید از شرکت بیمه‌گر خود تقاضا می‌کردند تا اطلاعات را در اختیار آنها بگذارد. در واقع همه امور در این فرآیندها به صورت دستی انجام می‌شد که طبعا مشمول زمان و هزینه زیاد می‌شد.
این فرآیند بعد از ورود نرم‌افزار بیمه مکمل چطور و چقدر تغییر کرد؟
طبعا همه این فرآیندها بعد از وارد شدن نرم‌افزار بیمه به بازار به صورت مکانیزه و سیستمی انجام می‌شود. اولین کارکرد نرم‌افزار این است که همه اطلاعات عضویت پرسنل و اعضای خانواده آنها، هزینه‌ها و مبالغی که پرداخت می‌شود و سایر امور محاسبه‌ای مربوط به آن را به صورت مکانیزه تجمیع و نگهداری می‌کند.
فهرست اعضای خانواده‌ای که شرکت مایل است آنها را بیمه کند توسط این نرم‌افزار از پرونده پرسنلی نمایش داده می‌شود. فرد پس از انتخاب اعضای مورد نظر، درخواست را ثبت می‌کند و در نهایت به دست مسئول مربوطه می‌رسد.
اتفاق بزرگی که در همه فرآیندها رخ داده این است که دیگر کاغذی در کار نیست و تمامی مشخصات فردی یکبار به صورت مکانیزه ثبت شده و نرم‌افزار بیمه مکمل این اطلاعات را بازخوانی می‌کند.
ارزش افزوده این این نرم‌افزار در سازمانها چیست؟
دسترسی آسان به اطلاعات را می‌توان بزرگترین دستاورد سازمانها از مکانیزاسیون ساختار بیمهای خود دانست. مثلا در روال دائمی و ثابت همه بیمه‌های مکمل اتفاقی که می‌افتد این است که باید به شرکتی که با آن قرارداد بستیم اعلام کنیم که چه کسانی بیمه شده‌اند؛ به لطف گزارش‌گیری پیشرفته نرم‌افزار بیمه مکمل دیدگاه هر زمان که مدیر اراده کند میتواند اطلاعات افراد بیمه شده را ببیند و در اختیار شرکت‌های بیمهای طرف قرارداد بگذارد.
از طرف دیگر، برای عضویت در بیمه باید حق عضویتی پراخت شود که نرم‌افزار بیمه مکمل این حق عضویت به صورت کاملا سیستمی محاسبه می‌شود. یعنی سازمانها شرایط مدنظر را مطرح می‌کنند و این شرایط در ابتدای قراردارد توسط فرمول‌نویسی در نرم‌افزار قرار می‌گیرد و از آن به بعد تمامی عضو گیری‌های جدید و یا اضافه و کسر به صورت خودکار و به طور دقیق محاسبه می‌شود. به این صورت هم میتوانیم خروجی‌های مدنظر را به راحتی دریافت کنیم. ضمن اینکه اگر نرم‌افزار حقوق و دستمزد دیدگاه در سازمان مستقر باشد میتواند به صورت خودکار، مبالغ را فرستاده و گزارش‌ها را دریافت کند.
یک ارزش افزوده دیگری سازمانی بیمه مکمل برای سازمانها پوشش الحاقیه است. در همه شرکت‌ها افراد در طول زمان به شرکت اضافه شده و یا حذف می‌شوند. این‌ها در قرارداد بسته شده با شرکت بیمه تاثیر می‌گذارد که اصطلاحا به آن الحاقیه می‌گویند. در نرم‌افزار بیمه مکمل قسمتی به نام “درخواست تغییر افراد تحت پوشش” وجود دارد. در این بخش میتوانیم لیست فعلی افراد سازمان را دیده و افراد جدید را اضافه کرده و یا افرادی که از مجموعه خارج شده‌اند را حذف کنیم. این بخش هم گردش‌محور است و گزارشات این بخش را نیز میتوانیم برای شرکت بیمهای مورد نظر بفرستیم.
کارکرد نرم‌افزار بیمه مکمل برای پرسنل چگونه است؟ آیا این نرم‌افزار به آنها نیز به عنوان بهره‌برداران بیمه، خدمات می‌دهد؟
این امکان وجود دارد که مثلا برخی از پرسنل از بیمه خود در راه درمانی استفاده کنند. نرم افزار بیمه مکمل این قسمت را نیز به خوبی پوشش می‌دهد که با نام جبران هزینه درمانی در نرم‌افزار بیمه مکمل گنجانده شده و به پرسنل خدمات مستقیم می‌دهد.
این بخش جدا از بخش‌های دیگر مانند عضوگیری است. به دلیل اینکه بعضی از سازمانها برحسب نیازشان از بخش‌های مختلف نرم‌افزار استفاده می‌کنند و شاید نیازی به استفاده از بخش خسارات درمانی نداشته باشند. در این بخش، زمانیکه قرارداد و حق بیمه‌ها را تعریف می‌کنیم میتوانیم جدول تعهدات را نیز تعریف کنیم که در این جدول ردیف‌های تعهدی، سقف، فرانشیز و….. نوشته شده است.
همه این‌ها در سیستم قابل تعریف است و چون در سیستم تعریف می‌شود قابل کنترل نیز هست، یعنی اگر فردی از سقف تعهدات بیمهای خود تجاوز کند و سقف ریالی فردی پر شود، سیستم دیگر به این فرد اجازه استفاده از بیمه نمی‌دهد؛ ضمن اینکه محاسبات داخلی را نیز این نرم افزار انجام می‌دهد. پس پرسنل می‌توانند با درخواست گردش کار محور هزینه‌هایی را که انجام داده‌اند را در سیستم وارد کنند و می‌توانند به راحتی از آن گزارش بگیرند.
آیا امکان گزارش‌گیری برای ضریب خسارت سازمانها از طریق این نرم‌افزار هم وجود دارد؟
بله این امکان وجود دارد. همانطور که می‌دانید گزارش ضریب خسارت جهت بررسی شیوه‌ها و مقادیر هزینه‌های انجام شده روی ردیف‌های تعهدی طرف قرارداد و تحلیل آنها به کار می‌رود. با بررسی و نتیجه‌گیری از این اطلاعات، سازمانها می‌توانند در قرارادهای بعدی خود با شرکت‌های بیمه روی ردیف تعهدی مورد نظر مذاکرات بیشتری کرده و به توافقات سود‌دهی برسند.
مذاکرات میتواند سقف تعهد را بیشتر کند و یا حق بیمه را در مواردی کمتر کند. به جز گزارش ضریب خسارت میتوانیم در پایان سال قراردادی میزان هزینه پرسنل و بازپرداخت آنها توسط شرکت بیمه نیز گزارش بگیریم.
چرا نرم‌افزار بیمه مکمل را در ذیل سیستم‌های رفاه سازمانی تعریف می‌کنند؟
برای اینکه این نرم‌افزار کاملا در جهت رفاه پرسنل نصب و راه‌اندازی می‌شود. مثلا پرسنل می‌توانند در هر زمانی وارد پنل شخصی خود شوند و هزینه پرداختی توسط بیمه را مشاهده کنند. علاوه بر این کارکنان می‌توانند هزینه‌هایی که به دلایل مختلف توسط بیمه پرداخت نشده است را نیز مشاهده کنند. نکته مهم در نرم افزار بیمه مکمل این است که بیمه‌های فرد محور در این نرم‌افزار استفاده می‌شود و بیمهای که متصل به فرد نباشد در این نرم‌افزار قابل پیاده‌سازی نیست. نرم‌افزار بیمه مکمل کاربردهای دیگری نیز دارد از جمله اینکه در این مجموعه میتوانیم درخواست دفترچه بیمه و یا تمدید آن را از این طریق اعلام کنیم. این درخواست به صورت سیستمی به دست فرد مسئول می‌رسد. مزیت دیگر این سیستم صدور معرفی نامه بیمه برای فرد است. در این بخش هر فرد میتواند خودش صدور معرفی‌نامه را انجام دهد و دیگر نیاز به مراجعه حضوری و یا تماس و فکس به شرکت‌های بیمه یا اداره رفاه نیست.
ارائه خدمات مکانیزه از این دست، نشان می‌دهد که قرار گرفتن این نرم‌افزار در حوزه منابع انسانی و رفاه کاملا درست و منطقی است.
مرحله بعدی توسعه و بهبود نرم‌افزار بیمه مکمل چیست ؟
ارزش افزوده‌های قابل دستیابی در این نرم‌افزار بسیار زیاد است و چارگون برنامه جدی دارد تا به همه آنها دست پیدا کند؛ چراکه این نرم‌افزار جزو نرم افزارهای قدیمی حوزه رفاه است که مشتریان خاص خود را دارد.
مثلا مشتریان بزرگی مانند بیمه مرکزی جمهوری اسلامی، دانشگاه شهید بهشتی، شرکت افرانت، دانشگاه قم، سازمان اقتصادی کوثر از بهره‌برداران نرم‌افزار بیمه مکمل دیدگاه هستند.
از مشخصه‌های اصلی استقرار نرم‌افزار بیمه مکمل در سازمانها این است که از سایه شرکت‌های بیمه بیرون می‌آیند و میتوانیم گزارش‌های مربوط به شرکت بیمه را بدون نیاز به مراجعه به آنها دریافت کنیم. این ویژگی دریافت گزارش‌ها میتواند همه نیازها را پاسخ دهد و حتی باعث حذف ایمیل نیز شود. اتفاق دیگر این است که واحد رفاه از اعلام اسامی و بازگشت نتیجه محاسبات به واحد حقوق و دستمزد بی‌نیاز می‌شود و میتواند در هر زمان با استفاده از بیمه مکمل ببیند که چه کسانی حق بیمه خود را پرداخت کرده و چه کسانی پرداخت نکرده‌اند. این سیستم مسئول بیمه را از هر تعامل کاغذی و حضوری بی‌نیاز می‌کند.
قابلیت‌هایی از این دست به ما انگیزه داده است تا هر چه بیشتر بر توسعه و بهبودهای این نرم‌افزار و آسان‌سازی فرآیندهای مورد نیاز شرکت‌ها تمرکز کنیم.
