گامی به سوی اتوماسیون اداری هوشمند

مدیریت عملیات اتوماتیک در نرم‌افزار مکاتبات اداری دیدگاه؛ گامی به سوی اتوماسیون اداری هوشمند

شرکت چارگون با طراحی و راه‌اندازی قابلیت مدیریت عملیات اتوماتیک در نرم‌افزار مکاتبات اداری دیدگاه، گامی جدی برای تحقق اتوماسیون اداری هوشمند و بهره‌مندی از امکانات ماشین لرنینگ برداشته است.

همه ما تجربه از استفاده از ابزارها و اپلیکیشن‌های اینترنتی و سایت های خرید را داریم. وقتی یک کتاب دیجیتال می‌خریم یا از مسیریاب‌ها استفاده می‌کنیم و یا وقتی به دنیال یک وسیله تزیینی می‌گردیم،‌ناگهان از سایتی که در آن هستیم پیشنهادهای مختلفی دریافت می‌کنیم که عموما به سلیقه و خواست‌مان نزدیک است. چه بسا که این پیشنهادها منجر به خرید و یا استفاده از خدمات آن سایت شود. اتفاقی که در این فرآینده افتاده این است که از طریق ماشین لرنینگ، رفتار و عادات ما کاربران، ثبت و تحلیل می‌شود و به اساس آنها، نزدیکترین پیشنهادها به کاربر ارائه می‌شود. شرکت چارگون با طراحی و راه‌اندازی قابلیت مدیریت عملیات اتوماتیک در نرم‌افزار مکاتبات اداری دیدگاه، گامی جدی برای بهره‌مندی از امکانات ماشین لرنینگ در نرم‌افزارهای سازمانی برداشته و تحقق اتوماسیون اداری هوشمند را در دستور کار خود قرار داده است.

کوتاه درباره ماشین لرنینگ

ماشین لرنینگ یا همان یادگیری ماشین یکی از کاربردهای هوش مصنوعی (AI) است که سیستم‌ها را توانمند می‌کند تا به طور خودکار و از طریق تجربه و بدون برنامه‌ریزی، یاد بگیرند و خود را ارتقا و بهبود دهند. تمرکز این تکنولوژی بر توسعه برنامه‌های کامپیوتری است که به داده‌ها دسترسی دارند و می‌توانند از این داده‌ها استفاده کنند تا خودشان یاد بگیرند. تصور کنید شما یک مربی آموزش طراحی سایت هستید و می‌خواهید برای تعیین بهترین میزان یادگیری کارآموزان خود تلاش کنید و به این نتیجه برسید که چه راهکاری در کمترین زمان ممکن موجب تحقق آن می‌شود. دقیقا در مبحث ماشین لرنینگ نیز چنین رویکردی نیاز است.
یادگیری ماشین روشی برای طراحی الگوریتم‌ها و مدل‌های پیچیده است که برای پیش‌بینی استفاده و در صنعت نرم‌افزاری تحت عنوان تحلیل پیشگویانه شناخته می‌شوند. این مدل‌های تحلیلی به محققان، پژوهشگران علم داده‌ها، مهندسان و تحلیلگران اجازه می‌دهد «تصمیمات و نتایجی قابل اطمینان و تکرارپذیر بدست بیاورند» و با یادگیری از روابط و روندهای مربوط به گذشته، پرده‌برداری کنند.

مدیریت عملیات اتوماتیک در نرم‌افزار مکاتبات اداری دیدگاه

اتوماسیون اداری هوشمند برای تدوین و گردآوری، ذخیره و پردازش و در نهایت تجمیع و بازیابی اطلاعات واحدهای کاری سازمان‌ استفاده می‌شود. این اطلاعات ممکن است در قالب اسناد، کلمات و یا تصاویر، ویدیو، صدا و ... باشند. سیستم‌ها در اتوماسیون اداری هوشمند، در هر زمانی از روز و حتی در ساعات غیر اداری، داده‌ها و اطلاعات را بدون نیاز به حضور کاربران به اسناد مختلف تبدیل و آنها را طبقه‌بندی می‌کنند.
چارگون بر اساس همین الگو، قدمهایی را برای رفتن به سمت اتوماسیون اداری هوشمند برداشته و با افزودن، قابلیت مدیریت عملیات اتوماتیک در نرم‌افزار مکاتبات اداری دیدگاه، این امکان را در اختیار کاربران خود قرار داده است.
بسیاری از کارهای سازمانی نیازمند تصمیم‌گیری و فعالیت کاربر هستند که بخش عمده‌ای از آنها به صورت روتین و معمول انجام می‌شوند و امکان پیش‌بینی عملیاتی که باید بر روی نامه‌ها و پیش‌نویس انها و ... اعمال شوند، وجود دارد. حالا تصور کنید که سیستم بتواند این عملیات را به صورت روتین و معمول روی نامه‌ها یا پیش‌نویس‌ها انجام دهد، حداقل مزیت این امر، افزایش سرعت انتقال نامه‌ها و گردش مکاتبات اداری در سازمان‌هاست و با مدیریت اتوماتیک عملیات، میسر است.
قابلیت مدیریت عملیات اتوماتیک در نرم‌افزار مکاتبات اداری دیدگاه با تعیین شرایط ، دستورالعمل و کلیدواژه‌های مشخص بر روی موجودیت‌هایی مانند نامه‌ها، پیش‌نویس‌ها، ‌ارجاع‌ها و ... نامه های مورد نظر را تشخیص می‌دهد و عملیات تعریف شده مورد نظرکاربر مثل اختتام، ارجاع، بایگانی یا طبقه‌بندی را به راحتی بر روی آنها انجام می‌دهد. این قابلیت گامی مهم برای هوشمند‌سازی سیستم در نسل پنجم اتوماسیون اداری دیدگاه  است و افزایش سرعت و بهره‌وری سازمانی را در سازمان‌های کاربر دیدگاه به همراه دارد.
نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری دیدگاه در حوزه‌های مختلف دیگر نیر توسعه‌ها و بهبودهایی داشته‌اند در زیر به برخی از آنها اشاره می‌شود:

مهاجرات 80 درصد نسل پنجم نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری دیدگاه
اتوماسیون اداری دیدگاه با بیشترین کاربر در کشور دائما  از سوی کارشناسان شرکت چارگون در حال بهبود و توسعه است. نسل پنجم نرم‌افزارهای دیدگاه در کمتر از 3 سال گذشته رونمایی شد و امروز و به گفته مهسا اشرفی مدیر راهکار اتوماسیون اداری چارگون در بیش از 80 درصد سازمان‌های کاربر دیدگاه، عملیاتی شده است. او به 20 درصد باقی‌مانده از سازمان‌های کاربر دیدگاه نیز توصیه کرده است تا به نسل جدید دیدگاه بپیوندند؛ چراکه به دلیل محدودیت زمانی از طرف ماکرو سافت برای پشتیبانی اینترنت اکسپلورر، کاربران نسل 4 دیدگاه تحت تاثر قرار خواهند گرفت.

اجرای شناسه شمس در مکاتبات دیدگاه
نهاد ریاست جمهوری در آذرماه امسال ابلاغیه‌ای را  به سازمان‌های دولتی اعلام کرد که آنها را ملزم به استفاده از شناسه شمس در مکاتبات رسمی می‌کرد. شرکت چارگون در کوتاهترین زمان ممکن امکان اجرای این دستورالعمل را فراهم کرد و هم‌اکنون پیاده‌سازی آن بر روی سرورهای دستگاه‌های دولتی، میسر است.
این شناسه براساس ترکیب چندین قلم اطلاعاتی مستند ایجاد شده و هویت یکتایی برای سند ایجاد می‌کند. در واقع شناسه شمس که به هر نامه بصورت یکتا اختصاص داده خواهد شد؛ الگوی مشخصی داشته و در قالب یک QR Code در نامه یا سند درج می‌شود. این شناسه می‌تواند ترکیبی از شماره نامه، تاریخ و ساعت ثبت و صدور، شناسه یکتای عمومی (GUID)، کدملی امضاکننده، نشانی پست الکترونیک سازمان و شناسه ملی سازمان باشد.