طراحی و چیدمان فضای اداری شما نقشی اساسی در شکل دادن به بهره وری و تقویت همکاری بین اعضای تیم شما دارد. از طراحی محیط اداری با پلان باز گرفته تا مناطق مشترک اداری، استراتژیهای مختلفی وجود دارد که میتوانید برای ایجاد محیطی که کارایی و کار گروهی را به حداکثر میرساند، پیادهسازی کنید.
در دنیای کسب وکار امروزی طراحی فضای اداری براساس پلان باز صورت میگیرد. برآوردها نشان میدهد که 70 درصد دفاتر اداری در ایالات متحده دارای پلانهای باز هستند. یک مزیت چیدمان مبلمان اداری در دفاتر با پلان باز این است که میتوان تعداد بیشتری کارمند را در این فضاها جای داد که این مسئله به دلیل افزایش هزینههای مربوط به تهیه جا و مکان برای صاحبان کسب وکار بسیار اهمیت دارد. تئوری که پشت دفاتر دارای طراحی باز وجود دارد این است که آنها همکاری، خلاقیت و بهره وری را افزایش میدهند.
از طرفی بعضی از کارشناسان بر این باورند که فقدان حریم خصوصی در این گونه دفاتر میتواند در واقع مانع از همکاری شود و جریان ایدهها را کند نماید. مطالعهای در هاروارد بیزینس ریویو نشان داد که مکالمات بین کارمندان در یک دفتر باز، کوتاهتر و سطحیتر از یک محیط اداری سنتی است.
یک مزیت دیگر نیز در دفاتر با پلان باز وجود دارد: کارمندانی که در محیطهای اداری باز به انجام وظایف میپردازند، بیشتر احساس میکنند که برای یک شرکت نوآور و آرام انجام وظیفه میکنند، حتی اگر در عمل این چنین نباشد.
آیا تا به حال به این مطلب فکر کردهاید تصاویری که محیطهای اداری با پلان باز را نشان میدهند همگی چهرههای شاد و خندان کارمندان را به تصویر کشیدهاند. بعضی از کارشناسان اعتقاد دارند که به دلیل این سبک تصویرسازی و نشان دادن ارتباط بین شرکتهای آینده نگر و فضای آرام، محیط اداری با پلان باز برای بسیاری مطلوب شده است.
اگر شما صاحب کسب و کار هستید و قرار است که به تحقیق در مورد ایدههای چیدمان و دکوراسیون فضای اداری باز بپردازید و قصد دارید که تیم خود را در فضای اداری با پلان باز مستقر کنید، در ادامه نگاهی به برخی از کارهایی که میتوانید برای افزایش بهرهوری و بهبود محیط اداری فعلی خود انجام دهید میاندازیم.
دوران اتاقهایی با دیوارهای آجری، بتونی و چیدمان صندلیهای ثابت گذشته است. از فضاهای کاری انعطاف پذیر که سبکهای کاری و ترجیحات مختلف را برآورده میکند، استقبال کنید. میزهای قابل تنظیم، پارتیشنهای متحرک و مبلمان مدولار را جایگذاری و به کارمندان اجازه دهید محیط کار خود را بر اساس وظایف و ترجیحات خود سفارشی کنند.
با ایجاد مکانهایی در فضای اداری که افراد در آن به صورت گروهی کار میکنند، تعاملات و تبادل ایدهها خود به خود افزایش مییابد. چه یک فضای استراحت دنج، یک گوشه برای طوفان فکری، یا یک میز مشترک برای جلسات بداهه، فراهم کردن فضاهای تعیین شده برای همکاری میتواند محرکی برای خلاقیت و نوآوری باشد.
نور طبیعی و گیاهان در فضای داخلی جذابیت و زیبایی دفتر شما را افزایش میدهند. فضای سبز را در سراسر فضا برای بهبود کیفیت هوا و کاهش سطح استرس بگنجانید. نورپردازی در یک دفتر یکی از تاثیرگذارترین عوامل موثر بر سطح بهره وری در یک فضای کاری است. ایستگاههای کاری در نزدیکی پنجرهها به کارمندان کمک میکند تا نور طبیعی مورد نیاز خود را برای حفظ حداکثر تمرکز دریافت کنند. قراردهی میز در کنار پنجره به خصوص برای دفاتر کوچک بسیار کارآمد خواهد بود.
یکی دیگر از نکات روشنایی که باید در نظر داشته باشید این است که از نورهای فلورسنت زیاد استفاده نکنید. دفتر روشنتر، مولدتر است، اما نور مصنوعی بیش از حد باعث سردرد و خستگی چشم میشود.
روی مبلمان ارگونومیک و عناصر طراحی سرمایهگذاری کنید که سلامت و راحتی کارمندان را در اولویت قرار میدهند. صندلیهای قابل تنظیم، میزهای ایستاده و لوازم جانبی ارگونومیک میتوانند به جلوگیری از خستگی و کاهش خطر ابتلا به اختلالات اسکلتی- عضلانی کمک کنند و به تیم شما اجازه میدهند در طول روز متمرکز و سازنده بمانند.
اگر کارمندان شما برای مدت طولانی مینشینند، باید مطمئن شوید که صندلیهایشان راحت است. مبلمان اداری ارگونومیک با افزایش بهره وری مرتبط است. دقت کنید ممکن است که طراح داخلی دفتر شما مبلمان مدرن را برای تکمیل فنگ شویی فضای شما توصیه کند. اگر مبلمان کاربردی و ارگونومیک نباشد، کارمندان بازدهی خوبی نخواهند داشت.
گردش کار تیم خود را تجزیه و تحلیل نمایید و چیدمان دفتر خود را مطابق با آن طراحی کنید تا حواس پرتیهای غیر ضروری را به حداقل رسانده و بهره وری را افزایش دهید. عواملی مانند نزدیکی بخشها به یکدیگر، رفت و آمد و دسترسی به منابع مشترک را هنگام برنامهریزی چیدمان فضای کاری خود در نظر بگیرید.
هیچ کس بازگشت به دفاتر سنتی را پیشنهاد نمیکند، اما به وضوح، برخی از مسائل در روند فعلی به سمت محیطهای کاری اداریط با طرح باز وجود دارد. یکی از راههای رسیدن به حد وسط این است که به کارمندان اجازه دهید در حین کار در دفتر حرکت کنند و فضای مناسب خود را پیدا کنند. بهترین چیدمان دفتر برای رسیدن به تعامل، این است که مناطقی را برای ایجاد حفظ حریم خصوصی و همچنین مناطقی را برای کار گروهی و همکاری ترکیب کنند.
صرف نظر از موقعیت فیزیکی اعضای تیم خود، از فناوری برای تسهیل ارتباطات و همکاری یکپارچه بین آنها استفاده کنید. ابزارهای مشارکتی، نرم افزار مدیریت پروژه و راهحلهای ویدئو کنفرانس را برای اینکه کارمندان بتوانند به طور موثر و از راه دور با هم کار کنند را پیادهسازی و اجرا نمایید.
استراحتهای منظم و تحرک در حفظ بهرهوری و رفاه کارکنان بسیار اهمیت دارد. مکانهایی را برای استراحت و تجدید قوا مشخص کنید، این مکانها مانند فضاهای استراحت یا اتاقهای بازی است که در آن کارمندان میتوانند قبل از شروع به فعالیت مجدد شادابی و تمرکز خود را بازیابند.
فراتر از عناصر طراحی فیزیکی، پرورش فرهنگ همکاری برای به حداکثر رساندن کار تیمی و بهره وری در محل کار ضروری است. ارتباطات، کار تیمی و به اشتراک گذاری دانش را در میان اعضای تیم خود تشویق کنید تا ذهنیتی مشترک را تقویت نمایید که از مرزهای فیزیکی فراتر میرود.
بیش از نیمی از کارمندان میگویند که بیشتر از پنج بار در روز با مزاحمتهای صوتی مواجه میشوند که حواسشان را پرت میکند، عدم تمرکز در یک روز کاری باعث ایجاد استرس و تأثیرات منفی بر رفاه آنها میشود، صدای پس زمینه توانایی شناختی کارگران را مختل و تفکر خلاقانه یا حل مسائل را برای آنها دشوارتر میکند.
باید بدانید که کارمندان شما مجبور نیستند که در اتاقکهای عایق صدا (soundproof booths) کار کنند تا سر و صدا کم شود. درعوض، سعی کنید ایدههای خلاقانهتری برای فضای اداری اجرا کنید، مثلاً اگر سر وصدا در محیط کاری انها افزایش یافت، یک مکان آرام برای کار به آنها بدهید. ادغام فضاهای ساکت در چیدمان دفتر به کارکنان این امکان را میدهد تا زمانی که نیاز دارند در جایی بنشینند و تمرکز کنند، جایی برای رفتن داشته باشند.
