عواملی نظیر پیشرفت‌های تکنولوژیکی، انتظارات مشتریان و علی الخصوص مسئلۀ جهانی شدن، نیاز به افزایش بهره‌وری را بیشتر کرده است. اگر بخواهیم از منظر ساختاری به این مفهوم نگاه کنیم، بهره‌وری به این اشاره دارد که چگونه یک سازمان، ورودی‌هایش (نظیر نیروی کار، مواد، ماشین آلات و سرمایه) را به کالاها و خدمات یا محصولات خروجی تبدیل می‌کند. اما امروزه مقیاس سنجش، دیگر محدود به سنجش نسبت‌های ورودی به خروجی نیست. چراکه، افزایش بهره‌وری به معنای هوشمندانه‌تر کار کردن است. به همین دلیل تقریبا در همه جای شرکتتان می‌توانید دنبال فرصت‌هایی برای بهبود بهره‌وری و کارایی باشید. در ادامه به تعدادی از زمینه‌های کلیدی که برای افزایش بهره‌وری ضروری است می‌پردازیم.
انتخاب تجهیزات مناسب به شما کمک می‌کند ریسک خطاهای پرهزینه را تا جای ممکن کم کنید. فقط توجه کنید، قبل از خرید هر گونه تجهیزات، مطمئن شوید آنها، به طور کامل با نیازهای فعلی و آیندۀ کسب و کارتان سازگار هستند. فراموش نکنید که تمامی تجهیزات فعلی و هر آنچه قرار است در آینده به شرکتتان اضافه شود را در تمپلیتی در دسترس و امن ثبت کنید. فقط قبل از اینکه اقدام به خرید کنید، این سوال‌ها را بپرسید و جواب روشن و شفافی برایشان داشته باشید:
تکنولوژی‌های تحت وب، به شما کمک می‌کند تا شیوۀ ادارۀ کسب و کارتان را بهبود بخشید. درصورتی‌که به دنبال رشد سهم بازار، کاهش هزینه‌ها، دستیابی به راندمان بالاتر و یا پیشگیری از وقوع مشکلات مربوط به خدمات مشتریان هستید؛ این یکی از بهترین گزینه‌ها است. هر چند مواردی که در پایین به آن اشاره می‌کنیم ممکن است بدیهی به نظر برسد ولی فراموش نکنید هنوز هم شرکت‌ها و تیم‌هایی هستند که سنتی فکر کرده و از این تکنولوژی‌ها جز در موارد اجبار، بهره نمی‌برند:
سیستم هوشمند کنترل موجودیِ کالا، به شما در اموری مثل بهبود سوددهی و سرعت بخشی در مدت زمان پاسخگویی به مشتری کمک می‌کند. سیستم‌های آنلاین و مدیریت سفارش، اطلاعات حساب شرکت را با سیستم‌های خرید، حسابداری و تجارت الکترونیکی‌تان ادغام می‌کند، بنابراین می‌توانید به راحتی وضعیت سفارش و جابجاییِ موجودی در شرکت خود را پیگیری کنید. همچنین شما را قادر می‌سازد دوره‌های اوج و روند نزولیِ درآمد شرکت خود را شناسایی کنید، تا برنامۀ خرید ملزوماتتان را تنظیم کرده و سرمایۀ در گردشتان را بهتر مدیریت کنید.
این تغییرات همچنین کمک می‌کند تا با پیشرفت‌های تکنولوژیکی همگام شوید و اطمینان حاصل کنید که کسب و کار شما برای بهبود کارایی، از جدیدترین نوآوری‌ها بهره می‌برد. اشاره به این موضوع خالی از لطف نیست که جهت اطلاع از تکنولوژی‌های جدید، می‌توانید از وب‌سایت‌های معتبر هم دیدن کنید، یا در جریان نمایشگاه‌های بازرگانی مطرح در ایران و یا خارج از ایران باشید. نمایشگاه‌های بازرگانی جزو منابع بسیار خوب به شمار می‌روند چرا که فروشندگان نرم افزار، اغلب اطلاعات خود را در اختیار بازدیدکنندگان قرار می‌دهند. همچنین می‌توانید با سایر سازمان‌ها و نهادهای فعال در حرفه‌تان که ممکن است قبلاً نوآوری‌های جدیدی را مورد بررسی و آزمون قرار داده‌اند، ارتباط برقرار کنید. پی‌بردن به آنچه رقبایتان انجام می‌دهند، می‌تواند گسترۀ جستجویتان برای یافتن راه‌حل‌هایی که مختص حرفۀ شما هست را محدود کند. برای اینکه نکته‌ای از این نمایشگاه‌ها از قلم نیافتد می‌توانید تمامی اطلاعاتی که بدست میآورید را در تمپلیت گزارش بازدید از نمایشگاه ثبت کنید.
به فرآیندهای خود، از دیگاه یک سرمایه گذار بالقوه نگاه کنید. هدف و چشم انداز کلی کسب و کارتان را همیشه در ذهن داشته باشید و اطمینان حاصل کنید که مراحل و فرآیندهایتان در مسیر تحقق بخشیدن به این اهداف است. نقشۀ دقیقی از تمام مراحل جریان مواد (مراحل و تصمیمات مورد نیاز برای انجام یک فرایند) و جریان اطلاعات (گردش اطلاعات در یک سامانه یا میان دو یا چند سامانه.) شرکت خود را ترسیم کنید. با انجام این کار، می‌توانید پیوندهای موجود میان عناصر مختلف و درست دستورالعمل‌هایتان را بهتر درک کنید و برای شناسایی و حذف عوامل اتلاف کننده و هدر رفت در سراسر شرکت خود مجهزتر شوید.
بهبود بهره‌وری، فعالیتی مستمر است. در این قسمت چند پیشنهاد جهت طرح‌ریزیِ یک برنامۀ بهبود مستمر را ارائه می‌دهیم:
برون‌سپاری راهی مقرون به صرفه و سودآور است؛ که می‌توانید به کمک آن تمرکز بیشتری بر کسب و کارتان کنید از این طریق می‌توانید به بالاترین بهره‌وری دست یابید. اما چه بخواهید وظایف لجستیک، حسابداری، حقوق و دستمزد را برون سپاری کنید چه مسائل مربوط به حوزۀ روابط عمومی یا IT را، در وهلۀ اول شناخت عوامل خرج تراش و عوامل سودآور شرکتتان امری حیاتیست. قبل از شروع هر کاری، ارزیابی نرخ تولید کنونی و هزینه‌هایی مانند موقعیت مکانی، پست و ارسال و فاصله مکانی با مشتری بسیار با اهمیت است. باید دقیقاً بدانید که کدام یک از اقدامات اصلی سبب افزایش درآمد می‌شوند و کدام یک از عملکردهای فرعی موجب بالا رفتن مخارج شده و روی بهره‌وری شما تأثیری منفی می‌گذارند.
بسیاری از کارآفرینان از فرصت های برون سپاری بهره نمی‌برند چراکه میترسند، کنترل کسب و کار خود را از دست بدهند یا نگران مخارج و هزینه‌ها هستند. با وجود اینکه، این دغدغه‌ها جزو نگرانی‌های موجّه به شمار می‌روند اما اگر اقدامات صحیحی اتخاذ شوند، برون سپاری بسیار موثر واقع می‌شود. مشارکت‌های راهبردی به شما این امکان را می دهند که تشکیلاتتان را بدون افزایش ناگزیرِ ظرفیت آن و متحمل شدن هزینه های گزاف، وسعت ببخشید. به عنوان مثال، برقراری یک مشارکت به جا و صحیح می‌تواند سبب شود تا شما با افزایش مزیت مقیاس‌پذیری و گسترش بازار توزیع، فرآیندهای تولیدیِ خود را بهبود بخشید.
