آیا شما هم با تعداد زیادی از اسناد کاغذی محصور شده‌اید و هیچ وقت نمی‌توانید سند درست را در زمان مناسب پیدا کنید؟
در دفتر کارتان جابجا شدن حتی یک سند می‌تواند فاجعه‌بار باشد؛ همین امر به تنهایی کافی‌است تا به فکر یک سیستم مدیریت اسناد بیافتید. حالا که به فکر سیستم مدیریت اسناد افتاده‌اید، قطعا قدم بعدی بررسی و انتخاب بهترین سیستم مدیریت اسناد (DMS) برای کسب و کار شما است؛ البته اگر شما هم هنگام خرید سیستم مدیریت اسناد هیچ ایده و یا راهنمایی ندارید، ما ۱۰ مورد از مهم‌ترین نکاتی که هنگام انتخاب سیستم مدیریت اسنادِ مناسب باید بررسی کنید را آورده‌ایم.
سادگی یک نبوغ است؛ هرکسی می‌تواند با کمک برنامه نویسان ماهر نرم‌افزاری پیچیده بسازد. اما نکته اینجاست که پیچیدگی بایستی در پشت رابط کاربری باشد و نه در هنگام کار کردن با نرمافزار. از انتخاب نرم‌افزاری که درک رابط کاربری آن سخت است خودداری کنید و به جای آن به دنبال راهکاری باشید که فهم و استفاده از آن آسان است و در زمان و پول استفاده شده برای آموزش کارکنان صرفه جویی می‌کند.
از آنجا که ذخیره دیجیتالی داده‌ها و بازگردانی آن، الزامی‌ترین عملکرد سیستم مدیریت اسناد است، شما باید بر روی گزینه‌های جستجویی که نرم افزار مدیریت اسناد ارائه می‌دهد تمرکز کنید. نرم افزار مدیریت اسنادی که انتخاب می‌کنید باید گزینه‌های جستجوی جامعی داشته باشد که نه تنها در بین اسناد به جستجو بپردازند بلکه به شما این امکان را بدهد که با فیلترهای مختلف جستجو کنید (مثلاً همه فاکتورهای پرداختی در بهمن ماه).
اطمینان حاصل کنید که نرم افزار مدیریت اسنادی که انتخاب می‌کنید تیم پشتیبانی خوبی داشته باشد و به محض منتشر شدن نسخه‌های به‌روز شده، این نسخه‌ها در اختیار شما قرار بگیرند. برخی ارائه دهندگان نرمافزار، خدمات پشتیبانی رایگان مشتریان و نسخه‌های به‌روز شده را در یک مدت زمان معین به فروش می‌گذارند، به دنبال آنها باشید.
جُدا از ذخیره‌سازی اسناد اسکن شده و اسناد محلی، یک سیستم مدیریت اسناد باید بتواند ایمیل‌ها، نقاط تماس و ضمیمه‌های مرتبط با آنها را از هر اکانتِ ایمیل خاصی، دریافت و ذخیره کند. چرا که پیام‌های درون ایمیل و یا نقاط تماس شما هم می‌توانند سند باشند!
یک سیستم مدیریت اسناد ایده‌آل، باید حداقل سطح امنیت را برای اسنادی که مدیریت می‌کند فراهم کند. سیستم مدیریت اسناد باید گزینه‌های مربوط به سلسله مراتب پوشه‌ها و شخصی سازی پوشه‌ها را داشته باشد؛ این ویژگی باعث می‌شود مدیریت داده‌ها در یک محیط چند کاربری، آسان‌تر شود.
دسترسی به اسنادتان نباید منحصر به یک دستگاه خاص باشد. اکنون عصر گوشی‌های هوشمند است و آمارها نشان می‌دهند که کارکنان امروزه بیشتر هر زمان دیگری، اکثر وقت خود را صرف آنها می‌کنند. اطمینان حاصل کنید که سیستم مدیریت اسناد شما از طریق تمام پلتفرم‌ها قابل دسترسی باشد تا بتوانید با هر دستگاهی از آن استفاده کنید.
وقتی شما همگام با رشد نیازهای خود انتظارات بیشتری از نرمافزار دارید، چه اتفاقی می‌افتد؟ هنگام انتخاب سیستم بررسی کنید که آیا ارائه دهنده نرم افزار، محصولات دیگری دارد که بتوانید هنگام رشد کسب و کارتان از آنها استفاده کنید یا خیر.
اسکن کردن و افزودن اسناد می‌تواند کاری بسیار دشوار و زمانبر باشد. اطمینان حاصل کنید که سیستم مدیریت اسناد شما قابلیت افزودن چند سند از طریق اسکنرها را داشته باشد. اسکن مجازی اسناد می‌تواند به شما کمک کند تا از ویژگی‌های ساختاری اسکنر استفاده بیشتری کنید.
هیچ چیز بدتر از این نیست که تصمیم به خرید یک محصول بگیرید و سپس متوجه شوید که هزینه‌های پنهانی دارد. اطمینان حاصل کنید که هزینه‌ها به وضوح توسط فروشنده سیستم مدیریت اسناد اعلام شده است و هیچ هزینه پنهان دیگری وجود ندارد.
یک سیستم مدیریت اسناد ایده آل باید از فُرمتهای مختلف فایلها، که امروزه کاربران با آنها رو در رو هستند پشتیبانی کند. مانند فایل های MS Word, MS Excel, PDF, JPEG, Auto CADو … . همیشه به یاد داشته باشید قیمت نشان دهنده کیفیت نیست. سیستم مدیریت اسنادی را بخرید که نیازهای شما را برآورده کند. با چشم بسته سیستم‌های گران قیمت را خریداری نکنید.
مثل تمامی خریدهای دیگر سعی کنید چندین و چند نرمافزار را انتخاب کنید، از نسخه آزمایشی آنها استفاده کنید و بهترین انتخاب را انجام دهید. اگر در نهایت در بین این نرم‌افزارها، کلیک‌مایند را برای استفاده انتخاب کردید، به جمع نوتیم‌های ما بپیوندید و با توجه به شرایط، از استفاده رایگان نرمافزار لذت ببرید.
