5 راهکار برای حفظ تیمی‌ که در حال فروپاشی است!

1. اهداف، چشم انداز، نقش‌­ها و وظایف مشخص تعیین کنید .

برای خواندن این مقاله لازم است، مقاله قبلی که در آن وضعیت تیم در حال از هم پاشیدن را توصیف می‌کرد، مطالعه کنید. حالا نوبت آن می‌رسد به عنوان رهبر تیم از خودتان بپرسید: آیا تمام اعضا هدف مشخصی از مسیر کسب و کار در ذهن دارند و نقش خودشان در این فرآیند را درک کرده اند؟ آیا همه اعضا می‌دانند کار به خصوص و وظیفه‌شان چیست؟

گاهی اوقات چنان درگیر کارهای یکنواخت روزمره می‌شویم که فراموش می­‌کنیم اهداف مشخصی برای یک پروژه تعیین کنیم. این امر پیروی از پروژه و الگو گرفتن از رهبری تیم را برای اعضا سخت‌تر می‌کند؛ علی الخصوص زمانی که رهبر تیم برای اداره کردن تیم حضور ندارد.

به تیم خود با اهداف مشخص و چشم‌اندازهای دقیق قدرت ببخشید. اطمینان حاصل کنید که اهداف هوشمندانه هستند و به تمامی اعضا ابلاغ شده‌­اند. اگر صحبت در مورد اهداف طولانی مدت است، اینکه آنها را چاپ کرده و جایی که قابل مشاهده باشد قرار دهید، مفیدتر است. حالا زمان آن فرا رسیده است که کارها را به اعضای تیم خود محول کنید. این مرحله به شدت بستگی به نوع سازمان شما دارد؛ اما مطمئن شوید که همیشه ددلاین و انتظاراتی برای این امور در نظر گرفته اید (برای رسیدن به این ددلاین OKRیکی از بهترین روش‌هاست).

ابزارهای زیادی برای مدیریت کارها وجود دارد که می‌توانند کمک زیادی به شما بکنند. هرچند فراموش نکنید که گاهی ساده‌ترین راهکارها‌، مؤثرترین آنها هستند. نشستن با یک فرد و پرسیدن سؤالاتی در رابطه با نقش او یا بررسی اینکه آیا ددلاین کار او امکان‌پذیر است یا خیر، می­‌تواند معجزه کند.

2. گیتارو با خودت نبر ! دقیقا معادل بگذار جلسه‌ها به موقع برگزار شود، است.

جلسه‌های کوتاهی که به صورت مداوم برگزار می‌شوند، بسیار مؤثر هستند. شاید برخی از کارکنان به خاطر وقت‌زیادی که این جلسات از آنها می‌­گیرد طرفدار آنها نباشند. هرچند این جلسه‌ها به همه اعضای تیم کمک می­کنند بفهمند چه کارهایی برای امروز یا در طول هفته پیش رو دارند. برای اینکه مطمئن شوید جلسات تیمی بیشتر از آنچه برنامه‌ریزی کرده‌­اید طول نمی‌­کشند، باید خیلییی مؤدبانه کارمندان منحرف کننده جلسه از موضوع اصلی را ساکت کنید (می‌توانید از یک کلمه یا نشانی خاص استفاده کنید) و یا حتی زمان و مکان دیگری برای جلسه تعیین کنید.

اگر ایده‌ای برای برگزاری جلسه‌های کوتاه ندارید، یک راهکار ساده استفاده از برنامه کوتاه ۵ دقیقه‌ای کارکنان است. اگر با بیش از پنج کار در روز رو به رو هستید، نگه داشتن صورتجلسه منطقی‌ترین کار است. اطمینان حاصل کنید که این صورتجلسه‌ها کوتاه و ساختار یافته باشند، تا در جلسه بعدی بررسی کارهایی که به پایان رسیده‌­اند آسان باشد. شکل خلاصه شده صورتجلسه نیز کارکنان را بیشتر تشویق می‌­کند که آن را مطالعه کنند.

3. همکاری را آسان‌تر کنید.

روابط ناکارآمد و همکاری غیر استاندارد برای سازمان‌های انگلستان با حدود ۵۰۰کارمند بیش از ۴میلیون پوند هزینه در بر دارد. این مقدار، معادل 8000 پوند به ازای هر نفر است که هر سال به علت بهره‌وری پایین از دست می­رود. Raconteur

وقتی در مورد «همکاری» صحبت می­‌کنیم، منظور ما حل مسئله با گروهی از کارکنان است که هر یک دارای استعدادهای متفاوتی هستند. این تفاوت‌ها شامل تفاوت نگرش افراد در استفاده از ابزارهای ارتباطی هم می‌­شود که معمولاً باعث استفاده از ابزارهای متفاوت و ترکیب آن‌ها با جلسات، برنامه­‌های کوتاه و (متأسفانه) کمی ناامیدی و بی‌­نظمی می‌­شود.

از طرفی اگر بخواهیم کاملاً روش‌های خاص همکاری، مثل جلسات چهره به چهره را رها کنیم می‌تواند غیر ممکن باشد (و صادقانه بگویم ممکن است ضد بهره‌وری باشد). شما می‌­توانید تعداد آنها را کاهش دهید. آنها به شدت غیر مولد هستند. مدیران اجرایی 67% جلسات را غیرمولد می‌دانند. قدم بعدی کاهش تعداد برنامه­‌هایی است که اعضای تیم شما برای ارتباطات روزانه از آنها استفاده می­‌کنند. با ابزار مناسب می‌توانید بهره‌وری کارکنان را تا بیشترین حد خود بالا ببرید.

4. به اعضای تیم انگیزه و قدرت بدهید.

چندین دلیلِ احتمالی برای کاهش انگیجمنت وجود دارد. بنابراین مقابله با این مشکل، موضوع بسیار گسترده‌ای است که نمی‌توان آن را در چند پاراگراف جای داد.

با این وجود، در اینجا به شما راهنمایی­‌هایی می‌کنیم که کمک می­‌کند انگیجمنت تیم خود را بالا ببرید:

• اول از همه انتظارات خود از اعضا را دوباره ارزیابی کنید. آیا آنها واقع گرایانه هستند؟ چند ایده عینی به دست آورده و بر اساس آنها عمل کنید.
• ریزاِنگیجمنت را رها کنید (مدیریت ذره بینی‌). گاهی باید اجازه دهید امور به شکل متفاوتی انجام شوند؛ این بدان معنی نیست که آنها قرار است بد انجام شوند.
• به کارمندان قدرت ببخشید و به آنها چالش‌های جدید و قابل مدیریت ارائه بدهید. ثابت شده است که اگر هنگام غلبه بر چالش‌­ها، ناامیدی کمتری وجود داشته باشد، هنگام موفقیت احساس شادی بیشتری خواهیم کرد. خستگی و فقدان چالش­ها، قاتل انگیزه هستند.
• مسیر شغلی کارمندان را برایشان شفاف کنید. اجازه دهید اعضای تیم بدانند که این مسیر می‌­تواند از نظر شغلی آنها را به جای مطلوبی برساند. اگر کارکنان هدفی برای دستیابی داشته باشند، انگیزه بیشتری پیدا می­کنند.
• در برابر عملکرد ضعیف واکنش نشان دهید. اجازه ندهید رفتارهای بد و تکرار شونده از دست شما خارج شوند. با این کار جلوی پیروی یا تقلید کردن کارکنان از کار اشتباه را می‌گیرید. چرا که اگر این اتفاق نیافتد منجر به ناامیدی دیگر کارکنان می­‌شود؛ و بقیه کارمندان آن را نوعی طرفداری و بی­‌عدالتی می­‌بینند.
• هر از گاهی فضای کار را جالب و خنده‌­دار کنید. اگر می‌­توانید فعالیت آرامش‌بخش و خنده‌­داری به کارمندان خود پیشنهاد دهید. فکر نکنید همه از یک چیز خوششان می­‌آید. از آنها بپرسید چه چیزی را دوست دارند و ببینید آیا می­‌توانید آن را فراهم کنید یا خیر.

5. قدردانی را فراموش نکنید.

اگر هم تیمی­‌های شادی می­‌خواهید مطمئن شوید که به تلاش­‌های آنها توجه نشان می‌دهید. مثلاً از تلاش‌های آنها به شکل خصوصی و عمومی قدردانی کنید. در فضای خصوصی، می‌­توانید توضیحات جزئی‌تری در رابطه با اینکه چگونه کار آنها در موفقیت پروژه اهمیت داشته است ارائه­ دهید. اما قدردانی عمومی می‌­تواند کمی کوتاه­تر باشد. به یاد داشته باشید که همه افراد از این که در معرض دید قرار بگیرند خوششان نمی آید. بنابراین وقتی می‌خواهید از کار آنها تعریف کنید کاری نکنید کارکنان احساس ناراحتی کنند.

پاداش­‌ها (در قالب پول یا امتیازات) راه دیگری برای ابراز قدردانی به شمار می­روند. اگر تیم فروش شما به یک رکورد در فروش دست یافت و اگر محیط این تیم محیطی است که پاداش دادن در آن رایج است، این شیوه را به کار ببرید. تیم را برای یک وعده غذایی یا یک موقعیت جذاب بیرون ببرید و هر از گاهی به آن ها یک روز مرخصی اضافه بدهید.

نتیجه گیری :)

یک نکته کلیدی که در همه نکته‌ها پنهان است. این نکته است که محیط کار دقیقا جایی است که اعضای تیم برای مدت قابل توجهی و در طول روز کنار هم زندگی می‌کنند و باید کسی که مدیریت این مجموعه را به عهده دارد بتواند با رویکردی انسانی به قضایا نگاه کرده و با توجه به این نگاه مسیر پیشرفت را برای اعضا و کسب و کار روشن کند.