تعطیلات، مرخصی‌ها و غیبت‌های طولانی مدت می‌تواند جریان کاری را مختل کند، مگر اینکه برای این غیبت‌ها آمادگی کافی داشته باشید. پیام غیر رسمی و موثر به شما اطمینان می‌دهند که کسب و کارتان، تا زمانی که شما برنگشته‌اید بدون وقفه به فعالیت خود ادامه دهد. اگرچه برخی از افراد برای ارسال پیامک و تماس تلفنی از پاسخ خودکار استفاده می‌کنند، اما ایمیل، یک راه استاندارد برای پیام‌های غیررسمی است. ایمیل‌ها یکی از بهترین روش‌های ارتباطی در کسب و کار شما به حساب می‌آیند.
بهتر است هر زمان که نتوانستید در ساعات کاری معمولی به ایمیل‌ها پاسخ دهید، یک پیام غیررسمی تنظیم کنید. این پیام‌ها برای دوره‌های کوتاهی مانند ملاقات با پزشک یا ترک زودهنگام کار در طول روز و همچنین غیبت‌های طولانی‌تر مانند تعطیلات چند روزه یا مرخصی مناسب است که در واقع نوعی تولید محتوا به روشی حساس تاثیرگذار است.
زمان استفاده از پیام غیر رسمی و موثر، بستگی به نوع کار شما و میزان فوریت پیام‌هایی که دریافت می‌کنید، دارد. اگر در مورد تنظیم این پیام مطمئن نیستید، از خودتان بپرسید اگر شخصی به شما پیام دهد چه اتفاقی خواهد افتاد و از او چه نوع پیامی را انتظار دارید.
پیام‌های غیررسمی نیازی به تفضیل ندارند؛ تا زمانی که حاوی اطلاعات ضروری باشند. برخی از افراد تمایل دارند پیام‌های خود را با جزئیات و استفاده از طنز منتقل کنند، اما استفاده از پیام‌های غیررسمی کاملا اختیاری است. به طور خاص، یک پیام خوب غیررسمی شامل سه بخش زیر است:
