صاحبان کسب و کار به احتمال بسیار زیادی در حوزه مالیات با اصطلاح گزارش معاملات فصلی روبرو شده‌اند. افراد مشمول مالیات به خوبی از اهمیت اجرای به موقع و دقیق ارسال گزارش معاملات فصلی مطلع هستند و می‌دانند که در نظام اقتصادی و مالیاتی، این گزارش به عنوان یک سند مهم تلقی می‌شود.
سازمان امور مالیاتی، میزان مالیاتی که هر شرکت باید بپردازد را بر اساس رویدادهای مالی آن شرکت تعیین می‌کند.
رویدادهای مالی نیز باید توسط شرکت در فرم‌های مربوطه تکمیل و به سازمان امور مالیاتی ارسال شود تا این سازمان بر اساس این مدارک (دفاتر روزنامه، دفتر هزینه و درآمد، صورت حساب سود و زیان و غیره) وضعیت مالیاتی شرکت را تعیین کند.
یکی از اقدامات مهمی که افراد مشمول مالیات باید انجام دهند ارسال فهرست معاملات فصلی یا همان گزارش خرید و فروش فصلی در موعد مقرر قانونی است
گزارش معاملات فصلی با نام‌های دیگری از جمله گزارش فصلی خرید و فروش، صورت معاملات فصلی، معاملات فصلی خرید و فروش و دیگر موارد شناخته می‌شود.
تعریف گزارش معاملات فصلی به زبان ساده این است که صاحبان کسب و کار و مشاغل که خرید و فروش انجام می‌دهند، بر اساس ماده ۱۶۹ قانون مالیاتهای مستقیم موظف هستند که صورت معاملات کلیه خرید و فروش‌های خود را طی یک گزارش به صورت فصلی (هر سه ماه یکبار) به سازمان امور مالیاتی ارسال کنند.
به این صورت که این مودیان حقیقی و حقوقی بر اساس ماده ۱۶۹ و ۱۶۹ مکرر قانون مالیاتهای مستقیم، هر ۹۰ روز یکبار باید فهرست گزارش معاملات فصلی یا صورت معاملات فصلی را تکمیل کنند و در تاریخ تعیین شده به سازمان امور مالیاتی کشور ارسال کنند.
ماده ۱۶۹ قانون مالیاتهای مستقیم :
« اشخاص حقوقی و صاحبان مشاغل موضوع این قانون که حسب اعلام سازمان امور مالیاتی کشور موظف به ثبت نام در نظام مالیاتی می‌شوند، مکلفند برای انجام معاملات خود صورتحساب صادر و شماره اقتصادی خود و طرف معامله را در صورتحساب‌ها، قراردادها و سایر اسناد مشابه درج و فهرست معاملات خود را به سازمان مذکور ارائه کنند».
در سال ۹۴ ماده ۱۶۹ قانون مالیاتهای مستقیم اصلاح شد و این متن با عنوان ماده ۱۶۹ مکرر جایگزین آن شد
ماده ۱۶۹ مکرر:
« به سازمان امور مالیاتی کشور اجازه داده می‌شود برای اشخاص حقیقی و حقوقی کارت اقتصادی شامل شماره اقتصادی صادر کند. اشخاص حقیقی و حقوقی که حسب اعلام سازمان امور مالیاتی کشور موظف به اخذ کارت اقتصادی می‌شوند، مکلفاند بر اساس دستورالعملی که توسط سازمان مزبور تهیه و اعلام می‌شود، برای انجام دادن معاملات خود صورتحساب صادر و شماره اقتصادی مربوط را در صورتحساب‌ها و فرم‌ها و اوراق مربوط درج نموده و فهرست معاملات خود را به سازمان امور مالیاتی کشور تسلیم کنند.عدم صدور صورتحساب یا عدم درج شماره اقتصادی خود و طرف معامله حسب مورد یا استفاده از شماره اقتصادی خود برای معاملات دیگران یا استفاده از شماره اقتصادی دیگران برای معاملات خود مشمول جریمه‌ای معادل ۱۰درصد مبلغ مورد معامله‌ای که بدون رعایت ضوابط فوق انجام شده است، خواهد بود».
بنابراین تمام افراد حقیقی و حقوقی باید خرید و فروش‌های خود را طی یک فصل به صورت گزارشی کامل به سازمان مالیاتی ارسال کنند.
نکته قابل توجهی که در مورد گزارش معاملات فصلی وجود دارد تطابق آن با دیگر گزارش‌های ارسالی به سازمان امور مالیاتی است.
به صورت که گزارشی که با عنوان معاملات فصلی به سازمان امور مالیاتی ارسال می‌شود نباید مغایرتی با مالیات بر ارزش افزوده و اظهارنامه مالیاتی داشته باشد و در این سه گزارش باید مبالغ مورد معامله در خرید و فروش و درآمد یکسان باشد.
به بیان دیگر جمع درآمد و هزینه‌ها و مبالغ خرید و فروشی که در چهار گزارش فصلی به سازمان مالیاتی ارسال می‌شود باید با اظهارنامه مالیاتی که به صورت سالانه ارسال می‌شود مطابقت داشته باشد.
طبق قانون، حداکثر مهلت زمانی که برای ارسال گزارش معاملات فصلی در نظر گرفته شده، ۴۵ روز پس از پایان هر فصل است.
به طور مثال آخرین مهلت ارسال گزارش معاملات فصلی برای پاییز ۹۹ تا ۱۵ دی ماه سال ۹۹ می‌باشد.
هر سه ماه یکبار افراد مشمول باید مدارک مورد نیاز را از طریق سامانه تعریف شده سازمان امور مالیاتی ارسال کنند.
بر اساس قوانین و مقررات تعریف شده درباره معاملات گزارش فصلی، افرادی که مشمول این ماده قانونی می‌شوند و مکلف به ارسال گزارش خرید و فروش فصلی هستند به شرح زیر است:
نکته دیگری که وجود دارد این است که تا سال ۱۳۹۴ اشخاص حقیقی که تنها به انجام خدمات مشغول به کار بودند از انجام ارسال گزارش معاملات فصلی معاف بودند و نیازی به ارسال این گزارش از سوی آنها نبود؛ اما در اصلاحیه جدید این قانون مقرر شد که از فروردین ماه سال ۱۳۹۵ این گروه نیز اقدام به اجرای قانون کنند و گزارش معاملات فصلی خود را به سازمان امور مالیاتی ارسال کنند.
برای تسهیل در ارسال گزارش معاملات فصلی، سازمان امور مالیاتی کشور یک سامانه الکترونیکی را راه‌اندازی کرد تا مشمول این قانون بتوانند بدون نیاز به مراجعه حضوری در موعد مقرر اقدام به ارسال گزارش فصلی کنند.
مشمولان فرصت دارند تا ۴۵ روز پس از پایان هر فصل گزارشات خود را از طریق این سامانه به صورت آنلاین یا آفلاین ارسال کنند.
طبق توضیحات سازمان امور مالیاتی :
«روش برخط (online) برای آن دسته از مودیانی می‌باشد که در سامانه الکترونیکی ثبت نام مودیان، حداقل مرحله پیش ثبت نام و اعتبارسنجی مربوطه را پشت سر گذاشته و کد کاربری و کلمه عبور مرحله دوم را از طریق پاکات پستی مخصوص مربوطه دریافت نموده‌اند. برای این دسته از مودیان با ورود به سامانه، امکان ثبت هر یک از فرم‌ها برحسب نوع اطلاعات فراهم می‌باشد».
همچنین در ادامه عنوان کرده
«در روش غیر برخط (offline) مودیانی که از سیستم‌های رایانه‌ای خرید و فروش استفاده می‌نمایند، می‌توانند در سامانه اینترنتی سازمان امور مالیاتی قالب مورد نظر این سازمان را با هماهنگی متخصصین مربوطه به ویژه تولید کنندگان این گونه نرم افزارها به طور مستقیم از سیستم کامپیوتری خود دریافت و در قالب مذکور وارد(Import) نمایند، و با استفاده از نرم افزار کنترلی و ارسال اطلاعات با اتصال به شبکه اینترنت مبادرت به ارسال اطلاعات به طور یکجا نموده و رسید دریافت نمایند».
بنابراین تمام اشخاص حقیقی و حقوقی مشمول این قانون مکلفند فهرست معاملات فصلی خود را از طریق پورتال تعریف شده سازمان به آدرس سامانه الکترونیکی ارسال صورت معاملات مودیان مالیاتی ارایه کنند.
مودیان با مراجعه به این سامانه، اطلاعات خرید و فروش و پرداخت قراردادها برای سال ۱۳۹۵ و ماقبل آن و همچنین اطلاعات خرید و فروش، دریافت و پرداخت قراردادها و صادرات و واردات و بیمه و حمل و نقل و اجاره را برای سال ۱۳۹۶ و بعد از آن به ثبت می‌رسانند.
در روش آنلاین افراد مشمول باید در سامانه ارسال صورت معاملات فصلی ثبت نام کنند تا برای دسترسی به سامانه یک کد کاربری و رمز عبور برای آنها ایجاد شود.
مودیان پس از ورود به سامانه اقدام به ثبت اطلاعات کنند و در نهایت نیز با تایید و ثبت نهایی اطلاعات، کد رهگیری مربوطه را برای پیگیری‌های بعدی دریافت کنند.
در روش آفلاین نیز نرم‌افزار مورد نظر را بر روی سیستم فروش نصب کرده و اطلاعات مورد نیاز را در آن ثبت کنید.
