به منظور فعالیت و ثبت شعبه شرکت خارجی در ایران، قطعا باید روال قانونی خود را طی نماید. نمایندگی شرکت در واقع بخشی از وظایف شرکت مادر را بر عهده می گیرد. مسئولیت انجام امور به طور کامل بر عهده ی خود نمایندگی است و شرکت مادر در این زمینه هیچ گونه مسئولیتی ندارد.
شرکت خارجی برای فعال کردن شعبه در ایران ملزم به ثبت آن می باشد. به این منظور باید بررسی شود که آیا فعالیت مربوطه در کشور ایران مجاز است؟ طبق قانون تنها شرکت های خارجی مجاز هستند در ایران نماینده داشته باشند که اجازه ثبت شعبه به ایران در کشورشان را بدهند.
برای این کار می توان ثبت اصلی را با ثبت شعبه انجام داد. در همین راستا مکان شعبه و مدیر تعیین می شود سپس مراحل قانونی طی و در صورتی که مشکلی در شرکت ثبت شده وجود نداشته باشد شرکت اصلی ثبت می گردد. پس از این مرحله برای ثبت شعبه اقدام می شود.
شرکت های خارجی که در محل اصلی ثبت خود قانونی محسوب می شوند اجازه دارند چگونگی فعالیت شعبه شرکت های خارجی در ایران بسته به قوانین و زمینه های مجاز داخلی تعیین می گردد.
مراجعه به سامانه جامع ثبت شرکت ها و ورود اطلاعات شرکت خارجی درآن سپس مراجعه به سایت سازمان دارایی و اداره امور مالیاتی و درخواست خود را برای کسب کد فراگیر ملی پیگیری کنند.
سایر مدارک، درخواست از طرف شرکت اصلی، آگهی تاسیس، اساسنامه و اختیارنامه نمایندگان می باشد. تمامی مدارک گفته شده باید ابتدا به تایید سفارت ایران در کشور مربوطه برسد. اگر مدارک تایید شود مورد استفاده قرار خواهد گرفت. در نظر داشته باشید که از تمامی مدارک باید ترجمه هم تهیه کنید. اسناد ترجمه ای هم باید تایید شود و برای این منظور قوه قضایه مدارک را برای بررسی به اداره اسناد و امور ترجمه ای خود تحویل می دهد.
تهیه گزارش توجیهی که شامل زمینه مد نظر برای فعالیت، هدف از ایجاد شعبه، اعلام اختیارات، مکان استقرار شعبه، وضعیت نیروهای انسانی مورد نیاز و نحوه تامین منابع مالی و ارزی می باشد.
در صورتی که مراجع مربوطه به این نتیجه برسند که شعبه باید تعطیل شود، مدیران و مسئولان شعبه موظف به انجام این کار هستند.
اگر شخص حقیقی معرفی شده به عنوان مدیر شعبه یک فرد خارجی باشد باید عکس گذرنامه او به همراه ترجمه گذرنامه تحویل داده شود.
اظهارنامه باید در ۳ نسخه و به زبان فارسی تهیه و نام کامل شرکت، تابعیت شرکت، نوع شرکت، آدرس و میزان سرمایه باید ذکر گردد.
نکته۱: تنها اشخاص حقیقی مقیم ایران می توانند مسئولیت اداره امور شعبه را داشته باشند.
نکته۲: شعبه هایی از شرکت های خارجی که قبلا در ایران شروع به فعالیت کرده اند موظف به رعایت تمامی آئین نامه های جدید هستند.
