دفتر کار مجازی؛ شوق یک خیز بلند!

آغاز هر کسب و کاری پر از اتفاقات مهیج است. از یک طرف انرژی فراوانی برای شروع فعالیت جدید داری و از طرف دیگر هم چالش‌های بسیاری پیش روی شما است. اضطراب شیرین خلق یک موقعیت جدید، یک کار جدید و یک بازار جدید تا مدت‌ها همراه یک کارآفرین است.

ایجاد کسب و کار جدید پشتکار فراوان، انگیزه بی انتها و به نظر من اعصاب فولادین می‌خواهد. به خصوص اینکه کسب و کاری که راه می‌اندازی کاملاً هم در جامعه ناشناخته باشد.

هفت سال پیش که استارت راه اندازی دفتر کار مجازی دفتر شما را برای اولین بار در ایران زدیم، چنین حال و هوایی داشتیم، امروز بسیاری از فعالان حوزه کسب و کار به خصوص در بخش استارتاپ با این مفهوم آشنا هستند ولی دغدغه‌های ما کمتر نشده است.

برقِ چشمان صاحب یک کسب و کار

توضیح اجمالی دفتر کار مجازی شاید یکی دو دقیقه زمان ببرد ولی معمولاً عکس العمل مخاطب مثبت و خوب است. وقتی با چنین بازخوردی روبرو می‌شویم خستگی از تن ما در می‌آید. دفتر کار مجازی می‌تواند موتور رشد هر کسب و کار نوپایی باشد. بدون نیاز به فضای فیزیکی و دفتر کار صاحب خط تلفن ثابت بشود، منشی دور کار داشته باشد، فکس دریافت کند و تماس‌های خود را به سادگی و کمترین هزینه مدیریت کند.

یک زن خوش ذوق در سیستان و بلوچستان که سوزنی دوزی می‌کند می‌تواند از تلفن گویا برای فروش محصول خود استفاده کند و در واقع یک نمایندگی فروش در پایتخت داشته باشد. یک برنامه نویس آزاد کار در شهر بانه که فروشگاه اینترنتی دارد می‌تواند برای پشتیباتی تماس از سرویس منشی مجازی استفاده کند. یک معلم زبان انگلیسی دیگر می‌تواند با خیال راحت سر کلاس گوشی خود را خاموش کند بی آنکه هیج تماسی را از دست بدهد. دبیرخانه یک همایش شلوغ را می‌توان با کمترین هزینه به کمک سرویس‌های دفتر کار مجازی مدیریت کرد وقتی که همزمان بیست ورودی تماس داری و تلفنت بوق اشغال نمی‌خورد، در واقع ساعات اوج تماس به خوبی مدیریت شده و هیچ تماسی هم از دست نرفته است.

از دل تحریم ها دفتر کار مجازی متولد شد

دفتر کار مجازی از دل تحریم‌ها متولد شد. سال 91 هم وضع اقتصاد مثل اکنون نابسامان بود. بازار آشفته، جسارتِ شروع یک کسب و کار جدید را از خیلی‌ها گرفته بود. در این شرایط اگر یک بیزنس بتواند هزینه راه اندازی کسب و کارها را به حداقل برساند چه؟ اگر نیاز نداشته باشی در تهرانِ گران دفتر کار بزنی چه؟ اگر نیاز به استخدام منشی نداشته باشی چه؟ اگر هزینه راه اندازی تلفن سانترال، میز و صندلی اداری و دستگاه فکس حذف شود چه؟ دفتر کار مجازی راه حل ما برای کاهش هزینه‌های فزاینده شروع یک کسب و کار بود.

در این میان برای شروع کار لازم بود که دفتر کار مجازی به عنوان یک مفهوم جدید در کسب و کار مجوزهای لازم را کسب کند. از شورای عالی انفورماتیک، از سازمان نظام صنفی رایانه ای استان تهران، از سازمان ثبت اسناد و املاک کشور، از وزارت ارتباطات و فناوری اطلاعات، از مرکز توسعه تجارت الکترونیکی وزارت صنعت معدن و تجارت و ...مجوزها گرفته شد.

مکانیزه شدن فرایند دفاتر کار مجازی گام رو به جلوی دیگری بود. پس از راه اندازی پرتال دفتر کار مجازی تمام کارها اینترنتی و در هر ساعت شبانه روز انجام می‌شد. اگر شما مشترک دفتر کار مجازی بودید و نصف شب احساس می‌کردید که تنظیمات تلفن گویا مثل پیغام آغازین یا تعداد ورودی‌ها نیاز به ویرایش دارد بلافاصله وارد پنل میشدید و تغییرات را اعمال می‌کردید. در طول دو سال گذشته اما در معدود مواردی سرویس‌های دفتر کار مجازی بدون اطلاع قبلی از سوی مخابرات قطع شد، هر بار بلافاصله موضوع را پیگیری کردیم تا در کوتاه زمان سرویس‌ها وصل شود. قطع ناگهانی استرس زیادی به ما وارد می‌کرد، باید پاسخگوی مشترکینی که روز به روز به تعدادشان افزوده می‌شد می‎بودیم، قطع سرویس‌ها هر بار بهانه‌ای داشت، بهانه‌ها برای یک کسب و کارهای نوپا بهای گزاف دارند، باید بهانه‌ها را به صفر می‌رساندیم.

از مشکل فنی تا مشکل احراز هویت!

از سه چهار باری که در چند سال گذشته سرویس‌ها برای چند ساعت قطع شد، مخابرات تنها یک بار در این بیانیه داد. در آن بیانیه آمده بود: «با درنظر گرفتن اهمیت نیاز این کسب و کارها، به پایداری ارتباطات و تلاش حداکثری شرکت مخابرات درجهت پایداری وحفظ ارتباطات برای همه ذینفعان، مشکل فنی پیش آمده که باعث قطعی ارتباط این دفاتر شد، برطرف شده و با عوامل خاطی نیز برخورد صورت گرفته است.»

مشکل فنی‌ای که از طرف دفاتر کار مجازی نبود! در مواردی هم الزام مخابرات به تدوین قوانین جدید فعالیت‌های دفاتر کار مجازی و الزام دفاتر به احراز هویت مشترکان اعلام شد.

باید احراز هویت را به بهترین نحو انجام می‌دادیم. پیشنهاد ما دسترسی به سامانه شاهکار بود. پیشنهادی که اخیرا مورد موافقت مسئولین قرار گرفت.

سامانه شاهکار، حل مشکل یک بار برای همیشه!

با توافق انجام شده با نهادهای ذی‌ربط قرار شده است که احراز هویت مشترکین از طریق سامانه شاهکار انجام پذیرد. سامانه شاهکار وظیفه احراز هویت سرویس هایی از قبیل سیم کارت ها ، خطوط ثابت تلفن و … را بر عهده دارد و در راستای هدف افزایش امنیت و تسریع فرایند ارائه خدمات به صورت الکترونیکی ایجاد شده است. ما امیدوار است که با توافق انجام شده دیگر بهانه‌ای برای ایجاد اخلال در فعالیت کسب و کارهای اینترنتی پیش نیاید. در واقع با این سامانه احراز هویت به صورت دقیق و اینترنتی انجام خواهد گرفت و دیگر خبری از قطع ناگهانی خطوط نخواهد بود.

چرا به آینده خوش‌بین هستیم؟

به آینده خوش بین هستیم چون هم خودمان را می‎شناسیم، هم مشکلات پیش‌رو و هم می‌دانیم که چه برنامه‌ای داریم. نیازهای مشترکین را می‌دانیم، بارها از آن‌ها بازخورد گرفته‌ایم و در جهت پاسخ به نیازها حرکت خواهیم کرد. می‌دانیم که بسیاری از کسب و کار با شنیدن خبر وجود امکانات دفتر کار مجازی از آن استقبال خواهند کرد. پس از چکش کاری‌ها و چانه زنی‌ها به ثبات رسیده‌ایم، می‌دانیم مسئولان چه می‌خواند و در جهت رفع دغدغه‌ها کوشیده‌ایم. مدت هاست که کفش آهنی را از پا در نیاورده ایم و باقی مسیر را هم با همان شوق روزهای نخست خواهیم پیمود. شرکت های تسهیل کننده راه اندازی کسب و کار خیز بلندی برای رسیدن به اهداف خود دارند.