طبق آمار GlobalWorkplaceAnalytics تا پایان سال 2019، تقریباً یک چهارم نیروی کار آمریکا به صورت دورکاری مشغول به کار هستند و تعداد نیروهای دورکار (بدون احتساب افراد خود اشتغال) از سال 2005 تا به امروز بیش از ۱۰۰٪ افزایش یافته است. این آمار نشاندهنده‌ی این است که امروزه هر کارمند یا کارفرمایی باید اطلاعات کاملی در رابطه با دورکاری و مزایا و معایب آن داشته باشد. در این مقاله علاوه بر بررسی همه جانبه یک فرایند دورکاری، در تلاشیم با ارائه پیشنهادهایی کاربردی، بازدهی شما را در دورکاری افزایش دهیم و چند ابزار فوق‌العاده را به شما معرفی کنیم.
دورکاری را به ساده‌ترین شکل ممکن می‌توان کار کردن در زمان و مکان دلخواه تعریف کرد. اصطلاح «دورکاری» یا Teleworking یا remote work، روشی است که امروزه مورد توجه قرار گرفته و افراد بی‌شماری را از نقاط مختلف جهان به هم وصل کرده است. کارکنان می‌توانند دور از محل شرکت، اداره یا کارخانه و با استفاده از وسایل ارتباطاتی گوناگون کار کنند و سپس نتایج کار خود را به صورت الکترونیکی به محل دیگری که مدیر تعیین کرده، منتقل کنند. دورکاری روشی است که با آن دنیای کسب و کار به اندازه‌ی صفحه‌ی مانیتورها کوچک و به اندازه‌ی تمام جهان گسترده شده است.
اگر مثبت فکر کنیم، میتوانیم از تهدیدی که کرونا برای کسب‌وکارها تاکنون داشته به عنوان یک توفیق اجباری برای بررسی دورکاری، مزایا و معایب دورکاری و چگونگی افزایش بهره‌وری در دورکاری استفاده نماییم. در روزهای اخیر بعد از این که چین با کرونا روبرو شد، بخشی از یک شهر آن کاملا قرنطینه شد. چیزی که در این میان بسیار مهم بوده، این است که کارمندان اکثر شرکت‌های حاضر در چین که کارشان به هیچ نوع ماشین آلات خاصی ارتباط نداشت، در آن زمان به دورکاری پرداختند و کار خود را از منازلشان پیگیری کردند، به طوری که اکنون این روند به کاری روتین و عادی تبدیل شده است. شرکت‌های مختلف، طبق شرح وظایف شغلی که برای سمت‌های مختلفشان در نظر گرفته‌اند، ممکن است در شرایطی خاص مثل شیوع ویروس کرونا، تدابیری برای کارمندان خود بیندیشند که از طریق دورکاری وظایف خود را پیش ببرند تا شرکت نیز در شرایط خاص از اهداف خود جا نماند.
آمارهای جالب و قابل تامل درباره دورکاری
همه این آمارهای نشان‌دهنده اهمیت فراوان دورکاری در بین شرکت‌های معتبر و فعال دنیاست. دورکاری هم مثل دیگر روش‌ها، چه برای کارمندان و چه برای کارفرمایان دارای مزایا و معایبی است. در این مقاله سعی می‌کنیم مواردی را برای هر کدام برشماریم و در نهایت نیز به ابزارهای و پیشنهاداتی برای تسهیل روند دورکاری می‌پردازیم.
مزایای دورکاری برای کارمندان
با داشتن یک برنامه‌ریزی مناسب فردی، در هنگام دورکاری می‌توان یک تجربه شغلی لذت بخش و همراه با آرامش را به دست آورد. برای مثال شما در زمان دورکاری وقت خودتان را صرف رفت و آمد به محل کار نمی‌کنید، پس فرصت بیشتری برای پرداختن به علاقمندی‌های شخصی و همراه بودن با خانواده خود خواهید داشت. با برنامه‌ریزی صحیح، کمتر جمعها و مراودات خود را با خانواده و دوستان از دست میدهید.
دورکاری یعنی کارکنان می‌توانند در هنگامی‌که بیشترین بهره‌وری را دارند، به فعالیت بپردازند. برخی از افراد در هنگام صبح، برخی در عصر و برخی هم در هنگام شب، بهره‌وری کاری بالایی دارند و برخی هم ترکیبی از این ساعت‌ها را مدنظر دارند. هر کارمند با انجام دورکاری می‌تواند فعالیت‌های کاری را در بهترین زمان ممکن برای خودش انجام دهد و از کار کردن خود لذت ببرد.
علاوه بر انتخاب بهترین زمان، دورکاری به شما این امکان را می‌دهد که محیط ایده‌آل کاری خودتان را طراحی کنید. شما می‌توانید روی صندلی، زمین، روی چمن و هر جایی که راحت‌تر هستید، بنشینید و کار کنید.
به طور کلی می‌توان گفت انعطاف پذیری فرایند دورکاری، یکی از دو نتیجه زیر را به دنبال خواهد داشت؛ یا اینکه افراد قادر به مدیریت صحیح زمان و مکان نخواهند بود و در انجام وظایفشان به مشکل برمی‌خورند یا از این فرصت برای نمایش توانایی خود در انجام کار بدون نظارت و با بهره‌وری بالا استفاده خواهند کرد.
در دوران دورکاری، با کاهش هزینه رفت و آمد، هزینه اتلاف وقت در راه، هزینه خرید لباس کاری و حتی هزینه اتفاقات غیرمنتظره در مسیر رفت و برگشت، می‌توانید درآمد خود را پس انداز نمایید.
مزایای دیگر دورکاری بصورت موردی به شرح زیر است:
دینامیک، عادات و گردش کار در یک سازمان از راه دور تغییر می‌کند. برخی از تغییرات آشکار است، اما برخی دیگر ظریف هستند. درست است که دورکاری مزایای زیادی دارد اما در صورت عدم مدیریت صحیح، معایب دورکاری که در ذیل آنها را برمی‌شماریم، ممکن است مشکلات بسیاری را برای فرد دورکار رقم بزند.
دورکاری می‌تواند حد و مرزهای میان کار و زندگی را به هم بریزد. قرارگیری در محیطی بسیار راحت و آشنا که انجام امور شخصی را می‌طلبد، تمرکز روی کار کردن را دشوار می‌کند. افراد متأهل و مجرد هر کدام به نحوی با این مشکل دست و پنجه نرم می‌کنند. برای برقراری حد و مرزهای مشخص، باید برنامه مشخص روزانه برای خودتان بسازید و بعد کار کردن را به برنامه خود اضافه کنید. سعی کنید تا مکان مشخصی را برای دورکاری در منزل در نظر بگیرید که حداقل حواس‌پرتی را برایتان به همراه دارد. در این مکان، فقط باید روی کار متمرکز شوید. برای کمرنگ شدن این مشکل، همکاری اعضای خانواده در منزل بسیار حائز اهمیت است. متأسفانه در خیلی از موارد، افراد خانواده در درک درست اینکه شما در حال دورکاری در منزل هستید، دچار خطا می‌شوند و به هر بهانه‌ای ممکن است تمرکز شما را برکارتان برهم بزنند. این مورد یکی از رایج‌ترین مشکلات دورکاری است.
حضور فیزیکی در شرکت فواید خاصی دارد که از جمله آنها، برقراری روابط بین فردی است. از طریق ارتباطات چهره به چهره، به راحتی می‌توان شرایط را درک کرد. در واقع حالات چهره، زبان بدنی و حس کلی افراد راهی برای پی بردن به افکار شخصی آنها است. کارمندان در دورکاری از این مزیت بی بهره‌اند. با استفاده از ابزارهای تسهیل کننده که در انتهای این مقاله در موردشان بصورت مفصل توضیح می‌دهیم، می‌توان این مشکل را تاحدی مرتفع نمود.
محیط کاری تأثیر بسزایی در روند کاری دارد که ممکن است در صورت عدم مدیریت صحیح، در دورکاری مشکلاتی بوجود بیاید و باعث بی نظمی و کند شدن روند کاری گردد. خودتان باید نظم کاری را فراهم کرده و به مدیریت خویشتن (Self-management) روی آورید. در زمان دورکاری در خانه، ممکن است از نظر فضای کاری محدودیت‌هایی داشته باشید. مثلا فضای منزلتان به اندازه‌ی کافی مناسب نباشد یا صدای تلویزیون، رفت و آمد اعضای خانواده و مهمانان و حتی رویدادهای بیرون از خانه روی کار شما تأثیر بگذارند.
باید بین بی‌نظمی و سازماندهی افراطی به تعادل مطلوبی برسید. برای این کار نیازمند مهارت‌های مدیریت زمان هستید. در کنار بی‌نظمی فردی که در بالا به آن اشاره شد، ممکن است کارفرما با ابزارهای مختلفی که در ادامه این مقاله به آنها اشاره می‌کنیم، بیش از حد معمول به کنترل شما بپردازد و این کار باعث کمرنگ شدن مزایای دورکاری می‌شود. فرد دورکار بهتر است پروژه‌ای که تحویل میگیرید، با توجه به کیفیت و حجم پروژه، زمان مشخصی را برای تحویل آن به کارفرما اعلام کند و بقیه برنامه‌ریزی های جزئی را خود بر عهده بگیرد.
فناوری شگفت انگیز است. فناوری مبنای دورکاری، برقراری ارتباط از راه دور و انجام امور است. گسترش هر روزه فناوری ما را به جایی رسانده است که با نرم افزارهای چت، ردیابی زمانی، بردهای وظایف شغلی، جلسات آنلاین و غیره قادر به برقراری ارتباط و کار تیمی فارغ از مکان اعضای تیم هستیم. البته احتمال خرابی این فناوری در هر برهه از زمان وجود دارد. در واقع طبق قانون کلاسیک مورفی (Murphy Law) معمولاً این خرابی در بدترین لحظه اتفاق می‌افتد. مثلاً موعد تحویل پروژه فرا رسیده و میخواهید فایل را ارسال کنید ولی ناگهان برق قطع می‌شود.حتی ممکن است در فرآیند انتقال اطلاعات اشتباهی رخ دهد و یا به دلیل محدودیت‌های موجود، این فرایند بسیار کند رخ دهد. بنابراین وابسته بودن دورکاری به فناوری می‌تواند باعث ایجاد مشکلاتی شود.
البته می‌توانید این مشکلات را با سرمایه گذاری مناسب و پیشگیری قبل از رخداد، برطرف نمایید.
از دیگر معایب دورکاری برای کارمندان می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
وقتی صاحب شرکت، کارخانه و یا کسب و کاری باشید، دورکاری می‌تواند مزایای بسیاری را برایتان به همراه داشته باشد.
در کنار مزایای فراوان دورکاری برای شرکت و کسب و کار، در صورت عدم مدیریت صحیح، ممکن است معایب غیرقابل جبرانی را برای شرکت بهمراه آورد. معایب دورکاری به شرح زیر می‌باشد:
نرم افزارهای مختلفی برای دورکاری طراحی شده‌اند و هر کدام راهکار متفاوتی را ارائه داده و کاربرد خاصی را دارند. فراگیری و استفاده از این ابزارها باعث افزایش بهره‌وری دورکاری خواهد شد.
از نرم افزارهای مدیریت پروژه می‌توان برای برنامه‌ریزی، زمان‌بندی، کنترل هزینه، مدیریت بودجه، تخصیص منابع، ارتباطات و همکاری، مستندسازی، مدیریت کیفیت و سیستم‌های مدیریتی استفاده کرد.
استفاده همزمان از همه نرم‌افزارها در کنار مزایای آنها، ممکن است استرس زیادی را به شما تحمیل کند و در کنار آن نیز انعطاف پذیری شما را نیز محدود نماید. در ذیل به معرفی مختصری از این دست برنامه‌ها می‌پردازیم.
یکی از معروفترین نرم‌افزارهای ارائه شده در حوزه دورکاری و مدیریت پروژه از راه دور، برنامه ترلو می‌باشد. در این برنامه در کنار پیگیری پروژه، گزارش کارها به سرعت و بدون واسطه به دست مدیریت یا کارفرما می‌رسد و از طریق این بستر ارتباط مستمر بین کارمندان و مدیریت برقرار می‌گردد. مزیت اصلی ترلو، رایگان و کاربری آسان آن است.
ابزاری در جهت پیام‌رسانی به راحت‌ترین شکل ممکن و در سریعترین زمان است. این نرم‌افزار امکان برقراری بین افراد یک تیم را فراهم می‌کند. این نرم‌افزار در کنار پیام‌رسانی، نحوه مدیریت بر کارمندان را نیز برای کارفرما تسهیل می‌کند.
یک ابزار معروف برای پیگیری دورکاری آنلاین است. وجه تمایز آن با سایر برنامه‌ها وجود یک پنجره برای گفتگو با مدیر یا سایر همکاران در حین کار می‌باشد. تمام همکاران و مدیران در این برنامه عضو هستند و در زمان کار می‌توانند به سوالات شما پاسخ بدهند.
این برنامه به نحوی عمل می‌کند که بصورت تصادفی و در فواصل مختلف زمانی، میزان رضایت‌مندی و شادی کارمند را با توجه به پرسش‌ها و تحلیل آن با الگوریتم خاص خود، اندازه گیری می‌کند و مدیر را از نتایج مطلع خواهد کرد. به گونه‌ای می‌توان گفت که این نرم‌افزار هم برای دورکاران و هم برای کارمندان شاغل در دفاتر مفید خواهد بود. شعار این برنامه این است که: کارمند شاد، بازدهی بیشتری خواهد داشت.
نرم‌افزاری ایرانی و موفق جهت مدیریت پروژه در دورکاری است و با توجه به بومی‌سازی امکانات نرم‌افزارهای کاربردی دیگر در تسکولو، کاربردی بودن این نرم‌افزار بیشتر به چشم می‌آید. به طور مثال این نرم‌افزار از زبان فارسی و تقویم شمسی پشتیبانی می‌کند. با توجه به رایگان نبودن برخی نرم‌افزارها و عدم کارایی برخی از آنها، می‌توان تسکولو را به شرکت‌های ایرانی پیشنهاد داد. این برنامه برای پروژه‌هایی با حداکثر ۱۰ عضو، رایگان می‌باشد.
برخی نرم‌افزارها هستند که بستری برای ذخیره سازی اطلاعات در فضای اینترنت ایجاد کرده‌اند. همین فضا باعث افزایش سرعت در رساندن اطلاعات می‌گردد.
در مدیریت تیم‌ها یا افراد دورکار، مدیریت زمان یکی از چالش‌هایی است که در واقعیت باعث شکست خیلی از افراد شده است. ابزارهای مدیریت زمان می‌توانند راهگشای عبور از این چالش باشند.
این ابزار امکان ردیابی و محاسبه تمام زمان و هزینه‌های انجام شده را فراهم می‌نماید.
با این نرم افزار می‌توان موقعیت کاری کارکنان دورکار و این که آنها وقت خود را صرف انجام چه کارهایی می‌کنند، بررسی کرد.
ابزارهایی نیز به منظور پاسخگویی و گزارش‌دهی وجود دارند که این فرایند را در دورکاری تسهیل می‌نمایند. داشتن ابزارهای مناسب برای پاسخگویی و پاسخ‌دهی به تیم‌ها بسیار ضروری است.
ابزاری است که مدیران می‌توانند از آن به عنوان تصویری دقیق از آنچه روزانه توسط کارمندان دورکار انجام می‌شود، داشته باشند. اعضای تیم می‌توانند روزانه در مرورگر یا ایمیل خود، خروجی این نرم افزار را مشاهده و بررسی نمایند.
در حال حاضر ویروس کویید۱۹ یا کرونا به یکی از مهمترین دغدغه‌های کارمندان و کارفرمایان تبدیل شده است چرا که شیوع گسترده آن باعث تغییر بسیاری از ساختارها و فعالیت‌های سازمانی افراد شده است. اما کلید حل گذار از این بحران، دورکاری است. البته انجام دورکاری با کیفیت مناسب، برای هر فردی نمی‌تواند مناسب باشد و کاملا به ویژگی‌های شخصیتی افراد وابسته است. انجام برخی آزمون‌های شخصیت‌شناسی مانند تست هالند می‌تواند به شما در این زمینه کمک کند.
همه می‌گویند که دورکاری در آینده نه چندان دور رایج‌ترین شکل کارکردن می‌شود اما از نظر ما این موضوع همین الان اتفاق افتاده است و آمارها نیز با رشد صعودی، گفته ما را تأیید می‌کنند. طبق آخرین آمار در سال ۲۰۱۹ ، ۳۵% از مردم شاغل جهان، به دورکاری و آزاد کاری مشغول هستند.
بسیاری از سازمان‌های سنتی در حال کوچ به سمت دنیای مجازی هستند تا از کسب‌وکاری آفلاین به کسب‌وکاری آنلاین و پویا تبدیل شوند. همین اتفاق باعث شده تا فرهنگ دورکاری مورد توجه قرار بگیرد. بسیاری از صنایع و شرکت‌ها مثل دل، آمازون و اپل به دنبال استخدام نیروهای دورکار هستند و مسیر شغلی افراد در حال تغییر است.
بعضی از مدیران از اجرای دورکاری، بسیار نگران هستند چرا که فکر می‌کنند دورکاری می‌تواند باعث کاهش نرخ بهره‌وری شود. اما شواهدی وجود دارد که این طرزفکر را رد می‌کند و حتی ثابت می‌کند که دورکاری می‌تواند باعث افزایش بهره‌وری شود. دانشگاه استنفورد کالیفرنیا در سال ۲۰۱۵، تحقیقاتی بر روی یک آژانس مسافرتی چینی انجام داد که ثابت کرد، دورکاری در خانه، بهره‌وری را تا ۱۳ درصد افزایش می‌دهد. نتیجه را با این استدلال عنوان کردند که در دورکاری، کارمندان زمان کمتری را برای استراحت و گفت‌وگو نسبت به محل کار سپری می‌کنند و احساس راحتی بیشتری در خانه خود دارند.
در انتها این نکته را نیز خاطرنشان میکنم که اگر فکر می‌کنید به زبان انگلیسی، یا هر زبان خارجی دیگری تسلط کافی را دارید، می‌توانید از طریق سه سایت معرفی شده زیر اقدام به دورکاری برای شرکت‌های خارجی نمایید. این سایت‌ها بصورت تخصصی در حوزه دورکاری مشغول فعالیت می‌باشد.
دورکاری به معنای آماده شدن برای ویروس کرونا و یا هر بیماری همه‌گیر بعدی نیست. این کار در واقع آماده شدن برای آینده است.
منبع:
